Công nghệ ngày càng phát triển, nhiều sản phẩm công nghệ ra đời đáp ứng nhu cầu công việc cũng như đời sống của con người. Và không thể nhắc đến phần mềm tổng đài ảo, một công cụ ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng phổ biến hiện nay. Vậy nó đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp ?
Liên quan: Phần mềm tổng đài ảo VoIP miễn phí cho doanh nghiệp
Phần mềm tổng đài ảo là gì ?
Nếu như trước đây, doanh nghiệp phải bỏ ra một số tiền từ 10-300 triệu để triển khai và lắp đặt một hệ thống tổng đài truyền thống. Tuy nhiên vẫn có nhiều điểm hạn chế khó khắc phục. Số cuộc gọi đồng thời bị giới hạn, cấu hình phức tạp, không cố định được đầu số và thường xuyên phải bảo trì. Phần mềm tổng đài ảo hoàn toàn có thể khắc phục những vấn đề đó.
Phần mềm tổng đài ảo hay dịch vụ tổng đài ảo. Hiểu đơn giản là phần mềm có thể thay thế tổng đài truyền thống mà không phải lắp đặt phức tạp, mất thời gian như trước. Chỉ cần doanh nghiệp có internet và kết nối với phần mềm là có thể sử dụng. Ứng dụng mọi lúc mọi nơi không cần túc trực ở văn phòng 24/24.
Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp không cần duy trì nhân sự và người quản lý. Tất cả các công việc quản trị, thiết lập cấu hình đều được thông qua internet với trình duyệt web. Sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp
Mặt khác không chỉ đáp ứng nhu cầu nghe và gọi như tổng đài truyền thống. Phần mềm tích hợp thêm rất nhiều chức năng hữu ích khác hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả. Các tính năng hữu ích có thể kể đến như ghi âm cuộc gọi, chăm sóc khác hàng,…
Phần mềm tổng đài ảo hoạt động như thế nào?
Sơ đồ công việc khá đơn giản: khách hàng gọi cho bạn, cuộc gọi được chuyển đến tổng đài ảo, sau đó nó được xử lý và gửi đến một trong các số của bạn, theo sơ đồ chuyển tiếp cuộc gọi mà bạn đã thiết lập.
Trước hết, người gọi chắc chắn sẽ nghe thấy menu thoại nếu nó đã được định cấu hình. Một bản ghi âm mời anh ta chọn bộ phận mong muốn hoặc nhập số nội bộ của đại diện bán hàng. Khách hàng đưa ra lựa chọn và cuộc gọi được chuyển tiếp đến thiết bị khả dụng đầu tiên trong chuỗi đã định cấu hình.
Rất nhiều hệ thống này có tính năng phân bổ/chuyển tiếp cuộc gọi “thông minh”. Nó cho phép bạn nhanh chóng xử lý tất cả các yêu cầu của khách hàng, theo chiến lược đã chọn. Khám phá cách hoạt động của nó từ bài viết: Chuyển tiếp cuộc gọi trong tổng đài nội bộ – Tính năng xử lý cuộc gọi đến hiệu quả
Phần quan trọng nhất của phần mềm tổng đài ảo là sơ đồ chuyển tiếp cuộc gọi. Nó thiết lập quy trình nhận và xử lý cuộc gọi, cũng như các số sẽ chấp nhận chúng. Có thể có bất kỳ số lượng chương trình như vậy tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, để làm hài lòng khách hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất, chúng tôi luôn khuyên bạn nên sử dụng ít nhất hai: cả cho công việc và ngoài giờ.
Các tính năng vượt trội của phần mềm tổng đài ảo
Hệ thống tổng đài ảo cho phép các doanh nghiệp truy cập dữ liệu trên hệ thống từ bất kỳ thiết bị nào được kết nối với Internet một cách dễ dàng. Với phần mềm tổng đài ảo, bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng của tổng đài tiêu chuẩn mà không cần một tổng đài thực tế trong nhà hoặc tại văn phòng. Tiện lợi như thế!
Bạn đã sẵn sàng để tận hưởng những tính năng tuyệt vời của tổng đài ảo với một nền tảng quản trị duy nhất chưa? Phần mềm tổng đài ảo – Một hệ thống điện thoại mạnh mẽ với các tính năng tiên tiến, công nghệ hiện đại:
Phân phối cuộc gọi đến và đi thông minh
Bạn có thể thiết lập các số / nhà điều hành mà từ đó các cuộc gọi đi sẽ được thực hiện. Cũng như định cấu hình menu thoại IVR tự động để giúp khách hàng của bạn tiếp cận bộ phận mà họ cần.
Liên quan: Hệ Thống Thoại Tự Động (IVR) – Cánh tay phải đắc lực của Tổng Đài Viên
Giảm tỷ lệ cuộc gọi nhỡ
Sử dụng hàng đợi cuộc gọi để bạn không mất bất kỳ người mua nào trong thời gian lưu lượng truy cập cao. Đồng thời nhận tin nhắn SMS và / hoặc email thông báo về cuộc gọi nhỡ để thực hiện gọi lại nhanh chóng.
Lưu trữ tất cả dữ liệu bán hàng và cuộc gọi trong một hệ thống
Đồng bộ hóa các cuộc gọi với CRM, do đó, các giao dịch và nhiệm vụ sẽ được tạo tự động. Nắm bắt thông tin, nhu cầu khách hàng một cách dễ dàng chỉ một cú click chuột. Nhờ đó, quá trình bán hàng, chăm sóc khách hàng trở nên đơn giản hơn. Tăng tính thuyết phục và làm khách hàng hài lòng.
Liên quan: Tổng đài ảo tích hợp CRM – Sự kết hợp hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp
Nhận báo cáo cho các nhu cầu kinh doanh cụ thể
Xem dữ liệu về mức độ hiệu quả của các đại diện bán hàng, cũng như bạn có thể nhận các báo cáo thường được sử dụng qua email với tần suất được chỉ định.
Xem thêm: Tìm hiểu tính năng báo cáo theo thời gian thực trong tổng đài ảo
Tiết kiệm chi phí
Phần mềm tổng đài ảo được cung cấp như một dịch vụ, do đó công ty của bạn sẽ không cần phải mua bất kỳ thiết bị vật lý nào. Giúp bạn tiết kiệm chi phí lắp đặt và bảo trì.
Đồng thời, giải pháp tổng đài ảo cũng cho phép doanh nghiệp của bạn kiểm soát số tiền bạn chi tiêu. Vì bạn sẽ chỉ trả tiền cho các tính năng và số lượng đường dây điện thoại cần thiết theo kế hoạch của bạn.
Tính linh hoạt
Gọi điện hoặc nhắn tin công việc qua điện thoại thông minh hoặc máy tính từ mọi lúc, mọi nơi. Miễn là bạn có kết nối Internet đáng tin cậy. Ngoài ra, nhân viên có thể tùy chỉnh cài đặt điện thoại của họ thành bất kỳ cài đặt nào phù hợp nhất với họ.
Giữ cho mọi người được kết nối, cho dù họ làm việc từ xa hay tại văn phòng. Với các tùy chọn nhắn tin tức thì, trò chuyện nhóm, cuộc gọi video, chia sẻ màn hình và tất nhiên là cả cuộc gọi điện thoại.
Xem thêm: Phần mềm tổng đài đa kênh
Mở rộng máy nhánh không giới hạn
Phần mềm tổng đài ảo hoàn hảo cho các doanh nghiệp đang phát triển. Đăng ký và chỉ trả tiền cho số lượng nhân viên bạn hiện có và thêm vào khi bạn phát triển. Không cần phải đoán nhu cầu trong tương lai của bạn.
Những lợi ích phần mềm tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp
Đây là giải pháp tối ưu nhất đối với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cố định hoặc không cố định. Phần mềm tổng đài Cloud cho phép thoại nội bộ mà không phát sinh chi phí. Gọi ra theo chương trình cước khuyến mãi của nhà mạng. Chi phí gọi ra được nhiều ưu đãi nếu cùng nhà mạng với khách hàng. Doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí quản lý nhân sự, bảo trì hệ thống.
Sử dụng qua đường truyền Internet. Nên việc di chuyển văn phòng, liên kết các chi nhánh trên cùng một đầu số dễ dàng. Thực hiện nghe gọi trên nhiều thiết bị: Điện thoại bàn, Smartphone, phần mềm…
Đối với doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện telemarketing thì tổng đài ảo là một lựa chọn hữu hiệu. Vì có thể thống kê chi tiết số lượng cuộc gọi đã thực hiện. Số lượng khách hàng mà một telesales tiếp nhận một ngày cũng được thống kê chi tiết. Đặc biết hơn, các cuộc gọi được ghi âm thuận tiện cho việc quản lý của chủ doanh nghiệp. Ghi chú chi tiết về những yêu cầu của khách hàng hỗ trợ quản lý khách hàng tốt hơn
Có thể tích hợp với hệ thống CRM vào phần mềm tổng đài ảo. Đăng ký trải nghiệm toàn bộ chức năng của tổng đài ảo miễn phí trong vòng 30 ngày. Truy cập:
- Đồng bộ thông tin khách hàng, quản lý dữ liệu một cách hệ thống
- Kiểm soát tiến độ công việc
- Hỗ trợ phân tích khách hàng tiềm năng
- Đảm bảo dữ liệu đồng bộ giữa các phòng ban, bộ phận
Các chức năng khác như: chức năng trả lời tự động (IVR), hiển thị tên người gọi đến, hỗ trợ Softphone, ghi âm – nghe lại – xóa cuộc gọi, nhật ký cuộc gọi, đàm thoại tay ba,…
Liên quan: Phần mềm Omnichannel Contact Center – Tương tác với khách hàng mọi lúc mọi nơi
Lựa chọn giữa tổng đài truyền thống và ảo
Chọn loại phần mềm tổng đài dựa trên nhu cầu, cơ hội và tham vọng của bạn. Phần mềm tổng đài ảo có thể truy cập, linh hoạt, đơn giản và nhanh chóng để thiết lập có lẽ sẽ tốt hơn cho bạn. Sử dụng tổng đài truyền thống nếu bạn đã sẵn sàng tung ra một số tiền đáng kể cho những trang bị mạnh mẽ. Hãy lựa chọn đúng và có được kết nối điện thoại tốt.
Phần mềm tổng đài ảo là loại hình dịch vụ thích hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tổng đài ảo thì đừng ngần ngại liên hệ với Omicall theo địa chỉ:
Hotline: 0287 1010 898
Website: omicall.com
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
- Trụ sở: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi Nhánh Hà Nội Toà nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy
- Chi Nhánh Campuchia Thida Rath # 154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
