Phần mềm tổng đài điện thoại Call Center là công cụ thiết yếu hỗ trợ Telesale, chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp hiện đại. Phần mềm tổng đài điện thoại hỗ trợ các cuộc gọi của bạn hoàn thiện với chất lượng tốt hơn. Thông qua các tính năng công nghệ mới, tiên tiến. Chẳng hạn như giám sát cuộc gọi, định tuyến và ghi âm các cuộc điện thoại đến và đi để tăng năng suất… Phần mềm này có thể giảm bớt khối lượng công việc của đội ngũ bán hàng/CSKH. Và làm hiệu quả hơn với các tính năng hữu ích của hệ thống phần mềm.
Liên quan: Giải pháp tổng đài Call Center Cloud cho doanh nghiệp hiện đại
Hệ thống phần mềm Call Center là gì?
Hệ thống phần mềm Call Center hay phần mềm tổng đài điện thoại Call Center là một hệ thống cho phép các doanh nghiệp quản lý nhiều kênh liên lạc. Như điện thoại, email, trò chuyện trực tiếp, nhắn tin nhanh, tin nhắn SMS và mạng xã hội… với nhiều tính năng vượt trội được tích hợp sẵn trong tổng đài giúp doanh nghiệp phản hồi các thắc mắc của khách hàng và giải quyết các vấn đề. Đây được xem là công cụ hỗ trợ đội ngũ bán hàng, Telesale/CSKH làm việc hiệu quả, tối ưu năng suất. Đồng thời mang đến dịch vụ khách hàng xuất sắc và làm hài lòng khách hàng trên mọi nền tảng. Tăng giao dịch bán hàng và tăng doanh số đáng kể cho doanh nghiệp.
Suy nghĩ về những thách thức mà nhân viên trung tâm cuộc gọi việc làm sẽ phải đối mặt hàng ngày. Bạn có thể quyết định kết hợp phần mềm Call Center để trợ giúp cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là 8 lợi ích hàng đầu của việc sử dụng phần mềm tổng đài điện thoại Call Center mà bạn nên biết.
8 ưu điểm của phần mềm tổng đài điện thoại Call Center mọi doanh nghiệp phải biết
# 1 Cải thiện Quản lý Dịch vụ Khách hàng
Tổng đài của doanh nghiệp là đường dây liên hệ đầu tiên cho bất cứ khi nào khách hàng gặp vấn đề liên quan đến dịch vụ/sản phẩm của bạn. Hoặc cho bất cứ ai cần sự trợ giúp chuyên nghiệp của bạn.
Khi khách hàng gọi điện, họ sẽ mong đợi sự trợ giúp ngay lập tức từ phía bạn. Bất kể đó là thời gian nào, họ yêu cầu giải pháp nhanh nhất có thể. Khách hàng yêu cầu bạn trả lời các câu hỏi khi bạn nhận cuộc gọi.
Tuy nhiên, khi có nhiều cuộc gọi đồng thời, bạn không thể trả lời tất cả các truy vấn một cách kịp thời. Doanh nghiệp có thể phải chịu những yêu cầu quá cao từ khách hàng. Dẫn đến trải nghiệm khách hàng kém chất lượng. Với phần mềm tổng đài điện thoại Call Center, bạn có thể đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng một cách chuyên nghiệp. Công cụ này hoạt động 24/7, hỗ trợ tuyệt vời khi cho công việc của các nhân viên tổng đài của bạn.
# 2 Phần mềm Call Center nâng cao năng suất
Mọi công ty đều cố gắng tối ưu hóa năng suất từ việc sản xuất sản phẩm/dịch vụ để mang đến trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng. Trong trường hợp này, các dịch vụ khách hàng đòi hỏi sự cống hiến rất nhiều về thời gian. Khách hàng sẽ yêu cầu truy vấn trong dòng thời gian của họ, có nghĩa là 24/7.
Tuy nhiên, các nhân viên của doanh nghiệp bạn sẽ không có mặt trong thời gian chính xác đó. Nó đòi hỏi một quá trình rèn luyện lâu dài để họ quen với công việc. Việc kết hợp hệ thống phần mềm Call Center có thể giúp bạn giải quyết vấn đề bằng cách cung cấp dịch vụ toàn thời gian.
Phần mềm Call Center nâng cao năng suất của đội ngũ doanh nghiệp bạn. Và cho phép mọi khách hàng nhận được yêu cầu của họ một cách hiệu quả. Nó có thể quản lý mọi truy vấn. Chẳng hạn như hỗ trợ đặt vé, bán hàng, thiết lập cuộc hẹn và vấn đề kỹ thuật, một cách liền mạch. Cuối cùng, bạn đã giúp các nhân viên tổng đài của mình cải thiện năng suất của họ trong công việc.
Liên quan: Chăm sóc khách hàng đa kênh hiệu quả trên một nền tảng
# 3 Phần mềm tổng đài điện thoại Call Center hiệu quả về Chi phí
Thay vì thuê nhiều nhân sự để giải quyết nhiều cuộc gọi, bạn có thể giảm chi phí bằng cách sử dụng phần mềm tổng đài điện thoại Call Center. Với phần mềm thông minh này, bạn sẽ nhận được các tính năng hữu ích hoạt động 24/7. Bạn sẽ không phải suy nghĩ về các cuộc gọi không được trả lời trong ngày bận rộn – điều này thường xảy ra với dịch vụ khách hàng.
Đầu tư vào phần mềm Call Center có nghĩa là một lợi ích to lớn vì bạn sẽ trả tiền cho một công cụ duy nhất để đổi lấy nhiều tính năng. Bạn không cần phải tuyển dụng nhân sự cho một dịch vụ mà phần mềm có thể làm được nhiều việc cho bạn. Hơn nữa, bạn sẽ không cung cấp không gian rộng rãi cho nhân viên khi bạn có phần mềm tổng đài ảo VoIP hoạt động trên nền tảng đám mây.
Chưa kể phần mềm Call Center được tích hợp sẵn các tính năng định tuyến cuộc gọi và đo lường chỉ số cuộc gọi. Cuối cùng, bạn sẽ không cần dịch vụ bổ sung cho mục đích này.
# 4 Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Bạn có biết rằng các cuộc gọi dịch vụ khách hàng có thể xác định hình ảnh của cả một công ty?
Nếu khách hàng gọi điện thoại và nhận được câu trả lời mà họ đang tìm kiếm một cách dễ dàng, họ sẽ coi doanh nghiệp như một công ty chuyên nghiệp. Nói cách khác, một cuộc gọi dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp cho thấy sự nghiêm túc của công ty bạn.
Phần mềm tổng đài điện thoại Call Center có thể tự động định hướng và trả lời cuộc gọi một cách chuyên nghiệp. Nó được thiết kế để phục vụ dịch vụ khách hàng một cách hiệu quả. Ví dụ: phản hồi cho một cuộc gọi yêu cầu khách hàng đợi trong thời gian ngắn sẽ liên lạc với bộ phận CSKH. Như vậy sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn.
Sự phản hồi ngay lập tức là điểm quan trọng nhất để đạt được sự hài lòng của khách hàng. Và hơn 40% khách hàng muốn được hỗ trợ chuyên nghiệp để giải quyết vấn đề của họ một cách nhanh chóng. Phần mềm tổng đài ảo Call Center rất hữu ích trong việc mang lại trải nghiệm cho khách hàng.
Xem thêm: Phần mềm tổng đài đa kênh
Bạn đang xem: Phần mềm tổng đài điện thoại Call Center – 8 ưu điểm mọi doanh nghiệp phải biết
# 5 Tăng Giao dịch Bán hàng
Phần mềm Call Center cũng có thể trở thành một công cụ tiếp thị tuyệt vời vì nó đáp ứng tất cả các truy vấn bán hàng. Nếu bạn không trả lời các cuộc gọi, giả sử đó là một cuộc gọi bán hàng, bạn sẽ mất cơ hội có được khách hàng. Đó là bởi vì 90% cuộc gọi thoại không bao giờ lưu trữ lại. Có nghĩa là cơ hội nhận được các truy vấn quan trọng sẽ giảm xuống. Hãy tưởng tượng nếu đây là khách hàng sắp mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, bạn sẽ không nghe thấy họ gọi lại trong tương lai.
Có một hệ thống Call Center hoạt động khách hàng 24/7 có thể làm tăng đáng kể các giao dịch bán hàng của bạn. Dịch vụ trả lời toàn thời gian cho phép doanh nghiệp của bạn kết nối với khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả. Bạn có thể thu thập nhiều khách hàng tiềm năng hơn và chốt nhiều giao dịch hơn nếu tương tác trực tiếp với họ thông qua dịch vụ cuộc gọi 24/7.
Liên quan: Phần mềm quản lý telesales hỗ trợ bán hàng
# 6 Xác định Cuộc gọi Khẩn cấp
Ưu tiên cuộc gọi là điều quan trọng đối với một doanh nghiệp để phát triển lòng trung thành của khách hàng và tăng trải nghiệm của khách hàng. Với phần mềm tổng đài điện thoại Call Center, bạn có thể xác định tình trạng khẩn cấp của cuộc gọi ngay lập tức. Khi khách hàng liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của bạn, phần mềm sẽ cung cấp một chuỗi cho biết nhu cầu của khách hàng bằng cách nhập một số cụ thể.
Từ bước này trở đi, bạn sẽ biết cuộc gọi nào cần được ưu tiên trước. Phần mềm Call Center cung cấp thông tin này để bạn đặt hàng hợp lý. Bằng cách đó, đội ngũ bán hàng, Telesale/CSKH có thể ngay lập tức trả lời những người cần câu trả lời nhanh.
Cuối cùng, bạn không cần phải lo lắng về việc xác định cuộc gọi nào là khẩn cấp nhất. Thông qua phần mềm Call Center, bạn có danh sách khách hàng của mình sẵn sàng phản hồi. Đồng thời, phần mềm sẽ đảm bảo các cuộc gọi khác trong hàng đợi để bạn không bị mất bất kỳ cuộc gọi quan trọng nào trong quá trình này.
Liên quan: Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng miễn phí tốt nhất, hiệu quả nhất
# 7 Trải nghiệm khách hàng tuyệt vời
Mọi người thích một công ty có hotline hỗ trợ khách hàng mà họ có thể liên hệ bất cứ lúc nào. Khi họ mua một sản phẩm hoặc dịch vụ từ công ty của bạn, họ mong đợi được liên hệ bất cứ khi nào họ gặp phải một số vấn đề.
Trên thực tế, họ cần phản hồi ngay lập tức để có thể trực tiếp giải quyết vấn đề. Phần mềm Call Center – Đây là nơi hỗ trợ cuộc gọi có ích. Nó cung cấp khả năng kết nối với đại diện của thương hiệu một cách kịp thời.
Khi khách hàng thực hiện cuộc gọi, họ mong đợi phản hồi trực tiếp từ công ty của bạn. Họ sẽ không hài lòng khi đối phó với hộp thư thoại hoặc cuộc gọi không trả lời. Phần mềm tổng đài điện thoại nhanh chóng trả lời các cuộc gọi của khách hàng. Bằng cách đó, khách hàng sẽ hài lòng với sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ doanh nghiệp của bạn.
Liên quan: Tổng đài ảo tích hợp CRM – Sự kết hợp hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp
# 8 Phần mềm tổng đài điện thoại Call Center tăng cường bảo mật
Dữ liệu của khách hàng giống như một kho báu đối với mỗi doanh nghiệp. Nó chứa thông tin hữu ích, chẳng hạn như sở thích sản phẩm và lịch sử mua sắm. Tuy nhiên, việc lưu giữ thông tin của khách hàng có thể là một thách thức, đặc biệt nếu bạn không có hệ thống bảo mật hoặc hệ thống sao lưu để bảo vệ dữ liệu.
Phần mềm tổng đài ảo thường đi kèm với các tính năng như sao lưu đám mây tức thì. Bất cứ khi nào nhận được cuộc gọi của khách hàng, phần mềm sẽ ngay lập tức bảo mật thông tin trên hệ thống của mình. Bạn không cần phải lo lắng về việc mất thông tin của khách hàng, điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiến bộ hơn nữa. Chưa kể rằng bạn cũng sẽ không cần phải thuê các nhân viên kỹ thuật để bảo mật thông tin cuộc gọi của mình khi phần mềm đã tự xử lý chuyên nghiệp.
Liên quan: Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại ảo chuyên nghiệp – Triển khai nhanh chóng
Tạm kết
Có rất nhiều lợi ích mà phần mềm tổng đài điện thoại Call Center cấp cho doanh nghiệp của bạn. Ngày nay, giải pháp này trở thành một phần bổ sung thực sự quan trọng cho các công cụ hỗ trợ khách hàng của doanh nghiệp hiện đại. OMICall cung cấp phần mềm tổng đài ảo Call Center thông minh, hiện đại và đầy chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, khiến cho khách hàng của bạn hài lòng và gia tăng sự trung thành với thương hiệu.
Đừng quên đăng ký dùng thử miễn phí 1 tháng dịch vụ tổng đài ảo của OMICall ngay hôm nay. Bằng cách click vào ô bên dưới:
Hoặc liên hệ OMICall:
Gọi đến Hotline: 0287 1010 898
Hoặc truy cập Website: omicall.com
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
- Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
- Chi Nhánh Hà Nội Toà nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy
- Chi Nhánh Campuchia Thida Rath # 154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
