Một số hệ thống tổng đài ngày nay cho phép người dùng trải nghiệm nhiều tính năng hữu ích như: ghi âm cuộc gọi, lưu trữ thông tin, quản lý nhân viên,….Nhưng bên cạnh đó, những tổng đài truyền thống cũng được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Vậy, đâu mới là hệ thống thích hợp nhất với bạn?
Chú ý đến kết nối điện thoại
Đây chính là điều đầu tiên khi quyết định rằng bạn sẽ chọn tổng đài analog hay hệ thống tổng đài điện thoại hiện đại.
Tổng đài truyền thống cố định, sử dụng hệ thống dây điện rườm rà. Rất khó mở rộng và lắp đặt tốn nhiều thời gian. Một số trường hợp sẽ mất lên đến vài ngày. Trong khi đó, tổng đài ảo hiện đại hoạt động dựa trên nền tảng Internet. Khi muốn mở rộng máy nhánh dễ dàng và thời gian lắp đặt chưa đến 1 tiếng đồng hồ.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chọn hệ thống analog. Bởi cảm thấy thoải mái với hệ thống đã gắn bó lâu đời với họ. Mặc dù các chi phí bảo trì, sửa chữa thiết bị không hề rẻ.
Bạn muốn hệ thống ảo hay một tổng đài chính thức?
Nếu văn phòng công ty bạn bị hạn chế về diện tích nên xem xét đến việc lắp tổng đài ảo. Việc ứng dụng tổng đài này sẽ tối ưu được không gian làm việc. Về cơ bản, hệ thống này không cần nhiều thiết bị lắp đặt. Các cuộc gọi có thể được chuyển trực tiếp đến điện thoại cá nhân của nhân viên.
Thường thì hệ thống analog chỉ thích hợp với những không gian văn phòng rộng để chứa các thiết bị nghe gọi, đường dây,…Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp cũng đã chuyển sang tổng đài ảo bởi tính tiện lợi cũng như thông minh của dịch vụ này.
Hệ thống lưu trữ
Bạn có thể chọn cách được lưu trữ tại chỗ hoặc đám mây. Nếu lưu trữ tại chỗ như hệ thống analog, tất cả các thiết bị PBX sẽ được đặt trong doanh nghiệp của bạn. Tất nhiên bạn sẽ là người chịu toàn bộ trách nhiệm bảo trì, nâng cấp khi cần.
Tuy nhiên, nếu sử dụng hệ thống lưu trữ trên cloud. Bạn không cần phải lo lắng về vấn đề bảo trì hay nâng cấp thiết bị. Hệ thống analog chỉ lưu trữ được trực tiếp. Còn đối với dịch vụ tổng đài ảo có thể lưu trữ được bằng cả 2 cách.
Vấn đề về chi phí
Khi quyết định lắp đặt hệ thống nào thì chi phí chính là điều mà các doanh nghiệp quan tâm. Khi sử dụng tổng đài analog, bạn phải tốn phí lắp đặt, mua các thiết bị, bảo trì và sửa chữa,…Bên cạnh đó, vì là hệ thống cố định nên việc thuê nhân viên trực hệ thống ban đêm là điều không thể tránh khỏi.
Trong khi đó hệ thống tổng đài ảo không cần mua sắm thêm bất kỳ thiết bị nào mà vẫn hoạt động tốt. Nhờ đó mà bạn cũng không cần phải sửa chữa hay thay mới nếu có hư hỏng. Bên cạnh đó, tổng đài này có thể mang theo khắp nơi chỉ cần có smartphone, tablet kết nối được Internet.
Tổng đài viễn thông sẽ tính cước đắt cho các cuộc gọi đường dài. Trong khi tổng đài ảo lại tiết kiệm được 50% chi phí và cước gọi nội bộ chỉ bằng 0 đồng.
Tính năng gọi điện
Các hệ thống tổng đài ảo hiện đại ngày nay cung cấp hàng loạt các tính năng nâng cao mà trước đây chỉ có các tổ chức lớn mới sử dụng: ghi âm, chuyển tiếp cuộc gọi, nhật ký cuộc gọi, thông báo cuộc gọi nhỡ, lưu trữ thông tin khách hàng,….
Hệ thống tổng đài ngày nay có nhiều tính năng hữu ích. Vì vậy, trước khi quyết định lắp đặt nên xem xét nhu cầu sử dụng. Để bạn có thể đưa ra một sự lựa chọn đúng đắn và phụ hợp nhất.
Liên hệ với Omicall nếu bạn cần tư vấn về tổng đài ảo thông minh cho doanh nghiệp:
Hotline: 0287 1010 898
Website: omicall.com
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
- Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
- Chi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
