Kiến Thức Tổng Đài Ảo

Tổng đài ảo là gì? Ứng dụng thực tế của tổng đài cloud

Tổng đài ảo là một thuật ngữ không còn lạ ở thời đại công nghệ 4.0, với các nền tảng công nghệ VoIP, AI, Big Data, IoT,… đã góp phần thúc đẩy phát triển sự tiên tiến trong lĩnh vực voice (thoại) nói chung và customer service (chăm sóc khách hàng) nói riêng, giúp giảm chi phí triển khai và chi phí thoại hơn 80%, giảm tối đa thời gian chăm sóc!

Vậy hôm nay OMICall sẽ trình bày tất tần tật về tổng đài ảo một cách chi tiết nhất, để ai đọc cũng có thể hiểu được và sử dụng một cách dễ dàng cho doanh nghiệp.

Dịch vụ tổng đài ảo là dịch vụ nghe – thoại tiên tiến sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng điện toán đám mây nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng kết nối cuộc gọi và giảm chi phí thoại xuống mức thấp nhất. Từ đó, kết hợp với công cụ CRM (quản lý khách hàng) để nâng cao chất lượng chăm sóc và tối ưu chốt sale dễ dàng qua các cuộc gọi.

Điều đặc biệt hơn là tổng đài cloud được sử dụng trên nền tảng đám mây nên đầu kết nối là IP (địa chỉ mạng) giúp việc lắp đặt rất đơn giản là chỉ cần có Internet và cần trang bị các thiết bị như điện thoại IP Phone, máy tính hoặc laptop (có thể gọi trên website, hay cài ứng dụng softphone), điện thoại Smartphone (cài app OMICall trên điện thoại),… và chỉ cần có internet là có thể truy cập tổng đài mọi lúc mọi nơi.

Tổng đài cloud đã làm thay đổi suy nghĩ của các doanh nghiệp từ việc mua tổng đài analog với chi phí đắt đỏ sang thuê tổng đài với chi phí rẻ và dễ dàng thay đổi.

Vì thế, tổng đài ảo voip cực kì phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc mô hình làm việc online… muốn có một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp vừa quản lý được cuộc gọi, vừa quản lý được sale và khách hàng,… nhưng chi phí lại vô cùng rẻ mà không cần quá nhiều người vận hành.

Lợi ích khi sử dụng tổng đài Cloud

Giảm tối đa chi phí vận hành

– Không tốn chi phí lắp đặt hay đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây rườm rà, chỉ cần dùng máy tính hoặc smartphone là sử dụng được phần mềm.

– Gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí ở mọi chi nhánh trên toàn quốc.

– Cước phí gọi quốc tế thấp hơn rất nhiều.

– Mọi cuộc gọi ra đều hoàn toàn nội mạng (tiết kiệm tối đa chi phí cước gọi) nên giảm hơn 50% chi phí cước gọi so với cước điện thoại thông thường.

– Không cần nhân sự vận hành hay tốn chi phí bảo trì, bảo dưỡng thiết bị.

Không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào của khách hàng

– Với tổng đài truyền thống bị giới hạn cuộc gọi cùng lúc vì vậy sẽ có tình trạng bận máy hay nghẽn đường truyền. Nhưng với tổng đài, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn, doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.

– Trực tổng đài mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị (PC, Laptop, Smartphone, IP Phone) chỉ cần sử dụng internet (3G, 4G, WiFi) là có thể truy cập nghe gọi trên ứng dụng Softphone ngoài văn phòng.

– Chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại cá nhân một cách tiện lợi khi bạn không thể online được hoặc mạng bị yếu, hay không có người bắt máy trong ca trực nên rất khó có thể bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng.

– Dễ dàng quản lý đội ngũ telesale, báo cáo, thống kê tương tác gọi ra vào, và nghe lại ghi âm cuộc gọi nhằm mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ.

– Hệ thống tổng đài mở nên dễ dàng tích hợp thêm các tính năng khác vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Có thể chuyển dời hệ thống bất cứ đâu mà không tốn phí và giữ nguyên đầu số, giảm thiểu các vấn đề gây gián đoạn hệ thống tổng đài khi có cuộc gọi đến như cúp điện, đứt dây điện thoại.

Tiết kiệm thời gian vận hành

– Có sẵn CRM quản lý khách hàng nên mọi cuộc gọi đều được đưa qua CRM để lưu trữ thông tin, quản lý, và phân bổ cho sale trong vòng một nốt nhạc.

– Xử lý cuộc gọi nhanh, gọn, chính xác và chuyển tiếp thông minh đến nhân viên mà khách hàng cần làm việc (không cần qua tổng đài chăm sóc).

– Giảm thiểu nhân sự vì hệ thống hoàn toàn tự động, có thể gọi ra cho hàng trăm ngàn khách hàng cùng lúc trong thời gian ngắn nhất.

Các tính năng nổi bật của phần mềm tổng đài ảo

Với công nghệ vượt bậc và mang lại nhiều lợi ích thì tổng đài ảo có những tính năng tiên tiến mang tính đột phá cho doanh nghiệp như:

1. Mở rộng máy nhánh không giới hạn

Khi hoạt động kinh doanh phát triển, doanh nghiệp cần mở thêm nhiều chi nhánh khác nhau tại các vùng miền, lúc đó cần mở rộng thêm số lượng máy nhánh thì hệ thống lại hỗ trợ việc này vô cùng đơn giản với chi phí rất thấp, chính vì thế doanh nghiệp không cần bận tâm nhiều đến những chi phí phát sinh hay điều kiện để mở rộng máy nhánh.

2. Trả lời tự động (IVR)

Khi bạn gọi đến doanh nghiệp thường nghe thông điệp như: “Chào mừng quý khách đã gọi đến công ty chúng tôi. Hãy nhấn phím 1 để gặp bộ phận kinh doanh, phím 2 để gặp bộ phận kỹ thuật…” tùy vào phím nhấn của khách hàng, hệ thống sẽ tự chuyển hướng cuộc gọi theo yêu cầu mong muốn.

Tính năng này giúp tự động hướng dẫn chi tiết cho người gọi đến, doanh nghiệp có thể tạo sẵn bất kỳ kịch bản nào (gặp tổng đài viên, chuyển trực tiếp đến máy nhánh liên quan, giải đáp thắc mắc,…). Nhờ đó quá trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp trở nên chủ động và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

3. Nhạc chờ doanh nghiệp (Music on Hold)

Phát đoạn nhạc chờ đã được ghi âm sẵn để khách hàng có thể nghe quảng cáo các chương trình khuyến mãi thay cho những tiếng “Tút Tút Tút” nhàm chán.

Với tính năng gọi tự động AutoCall, doanh nghiệp có thể tải danh sách số điện thoại khách hàng bất kỳ lên hệ thống, sau đó cài đặt một lịch hẹn với một đoạn ghi âm được tạo sẵn (có thể cho robot đọc, hoặc thuê MC ghi âm chuyên nghiệp). Tổng đài sẽ tự động gọi đến các số thuê bao trong danh sách để phát đoạn ghi âm đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian gọi xác nhận đơn hàng, xác nhận lịch hẹn, duy trì mối quan hệ với khách hàng, chăm sóc, lấy ý kiến khách hàng, hay quảng cáo chủ động,…

4. Quản lý khách hàng (CRM Mini)

Lưu trữ thông tin khách hàng, cuộc gọi, truy xuất thông tin khách gọi đến, hiển thị pop-up thông tin khách hàng, ghi chú, và số lần tương tác, Giúp giao tiếp với khách hàng thuận tiện hơn, và tối đa tỉ lệ chốt sale.

5. Phễu chăm sóc khách hàng

Bỏ phễu khách hàng theo thứ tự ưu tiên để dễ dàng chăm sóc, từ đó đưa ra các ưu đãi  phù hợp cho khách hàng theo kịch bản phễu, ví dụ: Khách hàng chưa ký hợp đồng, khách hàng đã ký hợp đồng, khách hàng đã giới thiệu…

6. Chuyển hướng cuộc gọi vào số di động

Chuyển tiếp cuộc gọi qua điện thoại cá nhân của nhân viên, nếu toàn bộ máy nhánh không online, dễ dàng nghe gọi qua điện thoại cá nhân thông thường mà không bỏ lỡ cuộc gọi, các trường hợp không có 3g, 4g, wifi hoặc di chuyển nhiều thì có thể chuyển tiếp cuộc gọi qua di động.

7. Điều hướng cuộc gọi thông minh

Tự động điều hướng cuộc gọi đến sale gần nhất, phân phối cuộc gọi đến từng bộ phận chuyên môn, tiếp nhận và xử lý thông tin, chia máy nhánh và cho phép khách hàng bấm phím để gặp trực tiếp.

8. Đảo số cuộc gọi ra

Doanh nghiệp có nhiều đầu số tổng đài khác nhau của nhiều nhà mạng, hệ thống sẽ tự động đổi số đầu số gọi ra để cùng nhà mạng với số thuê bao mà doanh nghiệp muốn gọi, từ đó mọi cuộc gọi đều là nội mạng, tiết kiệm rất nhiều chi phí cước thoại.

9. SMS Brandname chăm sóc tự động bằng tin nhắn

Gửi tin nhắn SMS đến khách hàng vào những dịp kỷ niệm (sinh nhật, 1 năm sử dụng, voucher…) để chăm sóc khách hàng, giúp tối ưu dòng đời khách hàng, gia tăng doanh thu và quan hệ khách hàng, ví dụ: Khách hàng thanh toán dịch vụ thì có SMS để cảm ơn hoặc tặng voucher khuyến mãi thêm…

10. Ghi âm cuộc gọi

Mọi cuộc gọi đi hoặc nghe của toàn bộ nhân viên được ghi âm lại và báo cáo giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao khả năng thấu hiểu khách hàng và chất lượng chăm sóc của nhân viên.

11. Nghe gọi trên nhiều thiết bị

Nghe gọi dễ dàng trên PC, laptop mà không cần dùng điện thoại bàn, hỗ trợ tốt trên các hệ điều hành như android và iOS, chỉ cần có 3G/4G hoặc wifi là có thể sử dụng được, chất lượng cực kỳ ổn định.

12. Báo cáo theo thời gian thực (real time)

Mọi cuộc gọi đều được lưu trữ và báo cáo thời gian thực, giúp kiểm soát chặt chẽ hơn, dễ dàng báo cáo chi phí hàng tháng, đối soát hoặc xuất hóa đơn, quản lý sale và telesale một cách thông minh và vô cùng tiện lợi.

13. Kết nối mạng xã hội

Kết nối với trang Messenger của Facebook để chăm sóc khách hàng có thể chăm sóc trên hệ thống mà không cần vào đăng nhập, tổng hợp các nguồn khách hàng vào CRM để dễ quản lý và phân chia khách hàng cho Sale.

14. Quản lý giám sát nhân viên

Dễ dàng truy xuất báo cáo để kiểm tra hiệu suất làm việc của nhân viên, đánh giá lại chất lượng dịch vụ chăm sóc của nhân viên bằng cách nghe lại các file ghi âm cuộc gọi, dễ dàng quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, và giao việc cho sale hoặc telesale hoàn thành.

15. Gọi nội bộ miễn phí

Các phòng ban hoặc các chi nhánh trên toàn quốc có thể gọi nhau hoàn toàn miễn phí, dễ dàng trao đổi thông tin nội bộ, hệ thống bảo mật cao, dùng chung trên nền tảng đám mây nên mọi thông tin sẽ được chia sẻ với nhau trên hệ thống.

16. Kết nối đầu số 1900, 1800, số cố định và số di động

Tổng đài ảo voip tích hợp hầu hết đầu số của các nhà mạng như Mobifone, Viettel, Vinaphone, FPT, CMC,…

17. OMI Live Talk – Công cụ tích hợp 3 tính năng Nghe – Gọi – Video Call 

Live talk là công cụ trung gian được cài đặt lên website do các chủ trang web thiết lập nhằm cho khách hàng tương tác với doanh nghiệp khi có nhu cầu trao đổi thông tin.

Live Talk được hiểu là một công cụ nhắn tin (tương tự nút Live Chat) ở trên giao diện website được nâng cấp với nhiều hình thức tương tác như: Chat trực tuyến, Gọi thoại audio, Gọi video call, và có sẵn hệ thống lưu trữ khách hàng ngay sau khi tương tác.

Đặc biệt, khi khách hàng có nhu cầu muốn nhìn thấy sản phẩm/dịch vụ thì với tính năng Video Call tích hợp trên LiveTalk sẽ làm quá trình tư vấn trở nên đơn giản hơn bao giờ hết, giúp bạn dễ nắm bắt nhu cầu cũng như tâm lý của khách nhằm tăng sức thuyết phục mua hàng và tăng tỷ lệ chốt đơn. LiveTalk công cụ giúp việc kết nối trao đổi, tư vấn và hỗ trợ khách hàng nhanh nhất đồng thời thúc đẩy doanh số hiệu quả.

Ngoài ra còn rất nhiều tính năng chuyên sâu khác sẽ được cập nhật trong thời gian sắp tới, OMICall luôn nâng cấp tính năng cũng như chất lượng tốt nhất cho doanh nghiệp sử dụng, chỉ với chi phí 30.000đ/nhân viên/tháng, mọi hoạt động chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp  đều được hoạt động trơn tru, chất lượng công việc của nhân viên được nâng cao, cước phí thoại giảm đi rõ rệt, tiết kiệm hơn 50% so với tổng đài truyền thống và đặc biệt hơn là “gia tăng sự hài lòng của khách hàng cho doanh nghiệp của bạn”.

Cách thức hoạt động của phần mềm tổng đài ảo

Dịch vụ tổng đài ảo hoạt động rất đơn giản, sử dụng hoàn toàn trên Internet, tức là truyền âm thanh, dữ liệu qua mạng thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Tổng đài cloud có thể hoạt động được trên nhiều thiết bị (PC, Mobile, IP Phone…). Hiện nay, tổng đài OMICall còn cung cấp dịch vụ nghe gọi trực tiếp bằng video call tương tự như Facebook và Zalo đang sử dụng.

Các bước đăng ký lắp tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Bước 1: Đăng ký thông tin doanh nghiệp tại trang: https://sso.omicall.com/register

Bước 2: Kích hoạt và hoàn tất thông tin trong hộp thư mail

Bước 3: Lựa chọn đầu số tổng đài muốn sử dụng. Doanh nghiệp cần đăng ký đầu số SIP được cung cấp bởi nhiều nhà mạng khác nhau như FPT, Viettel, CMC… với những đầu số tổng đài với các đầu số 1900, 1800, 028xx, 024xx, 0236xx, và các đầu số mobile SIP 09xxx.

OMICall sở hữu một kho đầu số đẹp tứ quý, tam hoa,… cho khách hàng lựa chọn phù hợp. Đầu số này cho phép gọi/nhận cùng lúc vô số cuộc gọi trên đa dạng thiết bị như di động, điện thoại IP, laptop,… Cước phí cũng hoàn toàn tương tự cước phí cuộc gọi thông thường.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục đăng ký hợp đồng chỉ trong 30 phút.

Bước 5: Hệ thống được thiết lập doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp với doanh nghiệp để sử dụng hệ thống tổng đài, có thể chọn: IP Phone, Software cài trên Smartphone, PC hoặc nghe gọi trực tiếp trên website.

Hướng dẫn sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Để hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng, OMICall đã dựng một video chi tiết từng bước từ việc demo nghe gọi tổng đài, lắp đặt tổng đài đến kết nối các số nội bộ, hãy cùng xem video hướng dẫn này nhé.

So sánh tổng đài ảo với tổng đài analog

Doanh nghiệp không ngại thay đổi từ tổng đài truyền thống sang lắp tổng đài ảo cho doanh nghiệp, chỉ cần có lý do, vậy nên OMICall sẽ so sánh giữa 2 hệ thống này để doanh nghiệp tự tìm ra lý do để thay đổi theo thời đại công nghệ này nhé!

TỔNG ĐÀI CLOUD

Kết nối bằng Internet

Hạ tầng điện toán đám mây

Không tốn chi phí vật tư ban đầu

Đa dạng thiết bị đầu cuối

Giảm cước gọi hơn 60%

Không cần kỹ thuật IT vận hành

Nhiều tính năng tiên tiến

Dễ dàng mở rộng và di chuyển

Không giới hạn cuộc gọi đồng thời

Hiển thị tên người gọi đến

Dễ dàng thay đổi lời chào

Không tốn phí bảo trì, sửa chữa

Có thể lưu trữ ghi âm lớn

Liên lạc nội bộ khắp nơi trên thế giới

Có hệ thống quản trị riêng CRM

Không sợ cúp điện, cháy nổ,…

TỔNG ĐÀI ANALOG

Kết nối bằng đường Analog

Hạ tầng hệ thống Analog

Tốn rất nhiều chi phí vật tư

Chỉ sử dụng điện thoại bàn

Cước gọi rất cao

Cần nhiều kỹ thuật IT vận hành

Chỉ có tính năng nghe – gọi

Rất khó di chuyển vì đi dây analog

Giới hạn cuộc gọi đồng thời

Không thấy được tên SĐT gọi đến

Khó thay đổi lời chào

Chi phí bảo dưỡng rất cao

Không lưu trữ ghi âm, hoặc file ghi âm nhỏ

Chỉ liên lạc được nơi nào được kết nối

Không có hệ thống quản trị

Tình trạng đứt dây analog, mất kết nối

Bảng giá dịch vụ tổng đài ảo OMICall

Giá dịch vụ tổng đài ảo sẽ phụ thuộc vào số lượng nhân viên (máy nhánh) sử dụng để nghe gọi, với đầy đủ các tính năng như trên. Dưới đây là giá cả các gói doanh nghiệp cụ thể như sau:

Case study thực tế áp dụng tổng đài ảo

Áp dụng tổng đài OMICall vào công ty kinh doanh tin nhắn thương hiệu (SMS Brandname) chi nhánh Hà Nội để quản lý 10 salesman làm việc từ xa. Thời gian làm việc từ 8h sáng – 17h30. Khi gần kết thúc một ngày làm việc, dành ra 15 phút cuối ngày lúc 17h15p thì các salesman sẽ lập to-do-list cho ngày mai để quản lý nắm rõ lịch trình và công việc của các bạn (ví dụ: Đi gặp khách hàng A, B, C tại địa điểm…, gọi 10 cuộc telesale chào hàng, gọi lại khách hàng cũ X, Y, Z … để tư vấn thêm dịch vụ,…)

Dùng Trello để quản lý To-do-list của từng nhân viên kinh doanh (mỗi nhân viên kinh doanh sẽ viết ra sẵn 3 – 5 công việc quan trọng trong ngày để hoàn thành) vừa giúp quản lý nắm rõ tiến độ, vừa giúp có mục tiêu hàng ngày để salesman chinh phục.

Kết nối APIs hệ thống form của website với CRM của tổng đài OMICall, khi Leads đổ về hệ thống, hệ thống sẽ gán khách cho sale theo kịch bản mà chủ doanh nghiệp dựng ra, sau đó sẽ gửi thông tin khách hàng được phân bổ cho sale đến email của sale, từ đó sale sẽ chăm sóc và gọi khách hàng trên hệ thống của OMICall.

Mọi cuộc gọi đều được lưu trữ, ghi âm, để quản lý sale có thể nghe lại -> từ đó đánh giá chất lượng sale, cũng như là chất lượng chăm sóc khách hàng đều được đánh giá lại.

Bao nhiêu cuộc gọi ra và nghe máy của Sale đều được quản lý trên hệ thống, giám đốc chỉ cần kiểm soát chặt chẽ và dành một ít thời gian cuối ngày để xem và nghe lại cuộc gọi là dễ dàng quản lý được sale của mình.

Quy trình này đòi hỏi tính kỷ luật và nghiêm túc thực hiện cũng là tốc độ đường truyền internet cao để đáp ứng hệ thống được vận hành một cách tốt nhất.

Top nhà cung cấp tổng đài ảo tốt nhất hiện nay

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo khác nhau. Nhưng được các doanh nghiệp đánh giá cao và phản hồi tốt về chất lượng sử dụng thì đó chính là dịch vụ tổng đài cloud của OMICall.

OMICall cung cấp một hệ sinh thái nhiều giải pháp dịch vụ khác nhau như nghe, gọi, email, sms brandname, mobile app,… tạo nên một chuỗi giải pháp 4.0 tối ưu và đơn giản sử dụng nhất. Trong đó hệ thống tổng đài ảo là sự kết hợp hoàn hảo giữa các chức năng nghe gọi nhầm gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

OMICall luôn lắng nghe và nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm mang tới những sự thuận lợi nhất cho khách hàng. Bởi thế, chúng tôi luôn nâng cấp các tính năng theo nhu cầu sử dụng của khách hàng, quý khách hàng có thể góp ý khi cần những chức năng mới, chúng tôi sẽ phát triển thêm những tính năng phù hợp.

– Hỗ trợ các doanh nghiệp đầu số tổng đài ảo miễn phí đẹp, tứ quý, tam hoa, phong thủy…

– Cài đặt, triển khai nhanh chóng chỉ trong 1-2 ngày làm việc

– Đặc biệt là khách hàng được dùng thử miễn phí 30 ngày để ra quyết định! Với phương châm tận tâm, tận tình, hỗ trợ: “Sự phát triển của khách hàng, là sự phát triển của OMICall” – sẽ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp.

Như vậy những thông tin đã giải thích giúp quý khách biết đến dịch vụ tổng đài ảo là gì. Có thể thấy lựa chọn tổng đài cloud là xu thế của các doanh nghiệp để xây dựng hệ thống chuyên nghiệp, tiện lợi và tối ưu chi phí tốt hơn. Nếu bạn có nhu cầu đăng ký sử dụng dịch vụ tổng đài của OMICall bạn có thể tới trực tiếp trụ sở trên toàn quốc để được tư vấn, hỗ trợ.

Hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)

Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM

Chi Nhánh Hà Nội: Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

Chi Nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh

Contact Us