Ngày nay, do nhu cầu của thị trường viễn thông nên việc thay đổi hệ thống tổng đài để tối ưu hiệu quả và giải quyết được bài toán về kinh phí là điều cần thiết. Nhiều doanh nghiệp thắc mắc ưu và nhược điểm của tổng đài nội bộ là gì mà tại sao được nhiều doanh nghiệp sử dụng đến vậy?
Ưu điểm của hệ thống tổng đài VoIP
Chức năng đa dạng
Tổng đài ảo thông minh cho phép doanh nghiệp dễ dàng thiết lập hệ thống chuyên nghiệp cho công ty như: cài đặt lời chào, thông báo, phân bổ cuộc gọi đến đúng bộ phận/nhân sự khách hàng cần gặp, chuyển tiếp cuộc gọi sang một số di động khác.
Dễ dàng cài đặt, bảo trì
Lắp tổng đài điện thoại hầu như không cần trang bị thêm bất cứ thiết bị phần cứng hay dây cáp. Doanh nghiệp muốn sử dụng chỉ cần trang bị máy tính, Internet và tai nghe tổng đài có khả năng lọc âm chống ồn tốt. Vì thế nên bạn không cần thuê nhân viên chuyên về kỹ thuật để quản lý xuyên suốt tổng đài.
Lợi ích này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản phí vô cùng lớn. Thường thì những hệ thống analog truyền thống, bạn cần phải bỏ tiền vào đầu tư vào hệ thống cơ sở hạ tầng, thiết bị phần cứng và ít nhất phải có một kỹ sư chuyên môn để quản lý hệ thống.
Ngoài ứng dụng trên máy tính, tổng đài VoIP còn có thể được sử dụng được trên smartphone, laptop hay máy tính bảng tùy theo nhà cung cấp dịch vụ cho bạn.
Nâng cao hiệu suất công việc và quản lý
Hệ thống tổng đài nội bộ VoIP là một công nghệ mới hiện nay, được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Chúng thường gắn liền với các nền tảng, phần mềm nghe gọi giúp nâng cao hiệu suất công việc. Bên cạnh đó, hệ thống còn có thể tự động lưu trữ dữ liệu cuộc gọi để phục vụ mục đích quản lý. Bạn có thể truy cập những dữ liệu này bất cứ khi nào cần. So với sử dụng tổng đài thông thường, doanh nghiệp không thể chủ động nắm giữ bất cứ dữ liệu cuộc gọi nào.
Giải pháp điện thoại bàn hầu như không thể phát triển thêm bất cứ tính năng mới nào và chỉ phục vụ nhu cầu cơ bản nhất là gọi và nhận cuộc gọi. Giải pháp VoIP sở hữu những tính năng hữu ích để giúp con người làm việc hiệu quả hơn.
Đầu số điện thoại linh động
Số VoIP được xem là một số ảo, nó theo bạn ở bất kỳ nơi nào mà không cần trực ở văn phòng. Chỉ cần có thiết bị truy cập Internet là bạn có thể gọi và nhận cuộc gọi với đầu số của công ty.
Nhược điểm của hệ thống tổng đài VoIP
Bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố
Chất lượng cuộc gọi của hệ thống tổng đài thông minh phụ thuộc vào đường truyền Internet. Nếu đường truyền không đủ có thể dẫn đến hiện tượng rớt cuộc gọi, trì hoãn khi gọi đi, giật, ngắt quãng trong lúc nói chuyện… Chính vì điều này mà hoạt động của tổng đài dễ bị ảnh hưởng khi cúp điện hay mạng internet bị hỏng. Lúc này, cuộc gọi đến sẽ được chuyển tiếp qua số di động để việc nhận cuộc gọi không bị ảnh hưởng.
Sử dụng máy tính cùng lúc chạy rất nhiều chương trình và phần mềm nên có thể sẽ ảnh hưởng đến việc nghe gọi. Nếu máy tính của bạn quá cũ hoặc bị quá tải, chất lượng cuộc gọi cũng giảm đi đáng kể.
Vấn đề bảo mật
Ngày nay các hacker hoạt động tinh vi hơn và dễ dàng đánh cắp thông tin qua mạng Internet. Vì thế nên bạn cần bảo mật bằng cách đặt mật khẩu phức tạp hoặc cài tính năng bảo mật 2 lớp để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
Trên đây là những ưu và nhược điểm của tổng đài nội bộ để doanh nghiệp tham khảo trước khi quyết định chọn nhà cung cấp thích hợp. Tuy nhiên nhìn chung thì chúng có nhiều tiện ích sử dụng hơn và tiết kiệm được nhiều chi phí cho doanh nghiệp so với những tổng đài viễn thông thông thường. Nếu có nhu cầu tư vấn lắp tổng đài, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết:
OMICALL – GIẢI PHÁP TỔNG ĐÀI ẢO CHUYÊN NGHIỆP
TP.HCM: 06 Đường Số 16, P.Hiệp Bình Chánh, Q.Thủ Đức, HCM
Hà Nội: Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Hotline: 0287 1010 898 – 0903 786 808
Website: https://omicall.com/
