Tổng đài là một khái niệm không còn quá xa lạ với doanh nghiệp ngày nay. Để có thể lặp đặt được một hệ thống tổng đài nội bộ hoàn chỉnh, hạn chế nhiều rủi ro không ổn định. Bài viết này sẽ đem đến cho doanh nghiệp những điểm cần lưu ý về tổng đài nội bộ.
Tổng đài nội bộ
Được biết đến là một hệ thống tổng đài mà các cuộc gọi trong cùng một hệ thống liên lạc miễn phí với nhau. Việc sử dụng tổng đài nội bộ đang được rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng.
Vậy tại sao doanh nghiệp nên lắp đặt tổng đài nội bộ?
Việc trang bị một số điện thoại cố định cho mỗi nhân viên sẽ làm tiêu tốn rất nhiều chi phí đầu tư. Bên cạnh đó là khả năng tập trung quản lý lại không được cao. Các tổng đài sử dụng cách này thường sẽ gặp khó khăn trong các vấn đề như điều phối cuộc gọi.
Tổng đài nội bộ sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:
- Việc liên lạc nội bộ công ty dễ dàng hơn. Chỉ cần thực hiện cuộc gọi và bấm số đã được cấu hình sẵn để liên lạc đến bộ phận mong muốn.
- Rất thuận tiện cho việc chăm sóc khách hàng bởi tổng đài có thể ghi âm. Điều này giúp cho doanh nghiệp nắm được phản hồi của khách hàng.
- Các tổng đài ảo đều không giới hạn nền tảng. Nếu doanh nghiệp sử dụng CRM, ERP hay phần mềm quản lý bán hàng thì không cần lo lắng. Việc tích hợp này sẽ nâng cao hiệu quả chốt đơn và chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp.
- Các telesale dễ dàng thực hiện được nhiều cuộc gọi cùng lúc nên tiết kiệm được nhiều chi phí và thời gian.
- Cần tích hợp các đầu số cũ lên tổng đài hoặc chọn các đầu số mới.
Các dạng tổng đài nội bộ phổ biến hiện nay?
Trên thị trường ngày nay có 2 loại tổng đài nội bộ phổ biến, đó là:
- Tổng đài nội bộ VoIP.
- Tổng đài nội bộ Analog
Tổng đài Analog
Đây là một công nghệ được phát triển từ khá lâu và đang dần bị thay thế bởi VoIP. Khá ít doanh nghiệp còn sử dụng công nghệ này, vì nó khá là cũ.
Một số đặc điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng, đó là:
- Phức tạp: bắt buộc phải có đường dây mới có thể thực hiện được cuộc gọi
- Quản lý kém: doanh nghiệp sẽ không thể ghi âm cuộc gọi, không thể đánh giá được hiệu quả làm việc của tổng đài này.
- Giá thành cao: tổng đài Analog cần rất nhiều trang thiết bị, công vận hàng và quản lý.
- Hạn chế tính năng: doanh nghiệp sẽ không thể tích hợp với các phần mềm bán hàng hay CRM.
Tổng đài nội bộ VoIP
Được biết đến là hệ thống tổng đài hiện đại và phổ biến nhất tính đến thời điểm hiện tại. Đây là một công nghệ được đưa vào triển khai tại Việt Nam từ năm 2010. Ngày nay, tổng đài VoIP đang dần phổ biến hơn tổng đài nội bộ ở các doanh nghiệp.
Một số đặc điểm của tổng đài VoIP:
- Mở rộng máy nhánh không giới hạn: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng số lượng máy nhanh mà không cần quan tâm đến vị trí địa lí.
- Tiết kiệm hạ tầng: VoIP dễ dàng triển khai trên hạ tầng Internet có sẵn. Doanh nghiệp không cần đầu tư phức tạp, chỉ cần có Internet là có thể triển khai được ngay.
- Chăm sóc khách hàng tốt hơn: Tổng đài ảo có thể ghi âm được cuộc gọi của khách hàng. Giúp cho doanh nghiệp có thể nghe lại nhu cầu của khách hàng dễ dàng, lưu trữ được cuộc gọi trong thời gian dài.
- Không giới hạn nền tảng: doanh nghiệp có thể dễ dàng kết hợp với phần mềm bên thứ 3 như: ERP, CRM hay phần mềm quản lý bán hàng.
- Quản lý dễ dàng hơn: doanh nghiệp có thể thống kê báo cáo chi tiết các cuộc gọi theo từng số điện thoại, từng nhân viên, cuộc gọi vào, gọi ra, gọi nội bộ. Việc này giúp cho doanh nghiệp quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn.
Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ tổng đài ảo, vui lòng truy cập ngay: https://omicall.com/
Hoặc hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68 để được sử dụng dịch vụ tiện ích này.
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
- Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
- Chi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
