Để bán hàng hiệu quả, bạn cần tiếp cận khách hàng đúng thời điểm và đánh giá đúng nhu cầu. Do đó, thời gian gọi điện cho khách hàng chính là một trong những yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ chốt đơn thành công.
Bài viết sau đây sẽ đem đến cho Quý bạn đọc về “bí mật khung giờ vàng” gọi điện cho khách hàng được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
>>> Xem thêm: Auto Telesales – Giải pháp gọi tự động cho doanh nghiệp
Ý nghĩa của việc lựa chọn thời gian gọi điện cho khách hàng
Trong một ngày hoạt động của doanh nghiệp có rất nhiều vấn đề xảy ra với mỗi nhân sự, không riêng gì khách hàng của bạn. Chẳng hạn, sau ngày làm việc mệt mỏi với công việc, deadline chồng chất khiến chúng ta chỉ muốn nghỉ ngơi thay vì nghe bất cứ lời mời chào nào hay bị ai làm phiền. Chính vì thế, một người làm telesales giỏi sẽ hiểu tầm quan trọng của việc lựa chọn thời gian gọi điện cho khách hàng phù hợp.
Thực tế, vẫn còn nhiều bạn telesales gặp tình trạng khách hàng tắt máy ngay sau giây đầu tiên của cuộc trò chuyện. Nguyên nhân là do cuộc gọi đến không đúng thời điểm nên họ không nhấc máy để tránh bị làm phiền khi làm việc. Vậy nên, khi gọi cho khách hàng vào những khung giờ hành chính, công việc chốt sale của bạn sẽ bị giảm năng suất và kém hiệu quả. Đó cũng chính là một trong những lý do quan trọng cho câu hỏi tại sao phải lựa chọn thời gian phù hợp để gọi điện cho khách hàng.
Những lưu ý khi gọi điện cho khách hàng
Chuẩn bị nội dung trước khi gọi điện
Kịch bản gọi điện chăm sóc khách hàng là một trong các nhân tố rất quan trọng giúp bộ phận sale định hình cuộc trò chuyện đúng trọng tâm và nắm rõ vấn đề khi muốn truyền tải thông điệp cho khách hàng. Đối với nhân viên có nhiều kinh nghiệm telesales cần phải chuẩn bị sẵn sàng ứng phó trước nhiều câu hỏi bất ngờ từ khách hàng.
Từ đó, giúp tạo ra ấn tượng tốt về tính chuyên nghiệp trong quá trình tư vấn, chăm sóc, trao đổi với khách hàng và đối tác.
Cân nhắc thời gian gọi điện
Thời gian để thực hiện cuộc gọi trao đổi với khách hàng rất quan trọng, vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thành công giao dịch giữa bạn và khách hàng. Bạn cần tránh gọi điện vào khung giờ sáng sớm, trưa, hay tối muộn, vì đó là khoảng thời gian nghỉ ngơi và làm việc của họ.
Lưu ý, bạn không nên kéo dài thời lượng cuộc trò chuyện quá 5 phút trừ khi khách hàng muốn được cung cấp thêm thông tin, tư vấn. Vì 1 cuộc trò chuyện dài sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu và mất thời gian.
Nhận Ebook: “Form Xây Dựng Chính Sách – Tạo Động Lực Cho NVKD”
Giọng nói truyền cảm hứng, dễ hiểu
Cách bạn nói chuyện với khách hàng sẽ quyết định họ có muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hay không. Một giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm sẽ mang lại cảm giác thoải mái hơn là giọng nói khó chịu. Trong quá trình trao đổi, ngoài việc tôn trọng khách hàng, bạn cần hạn chế sử dụng từ ngữ chuyên ngành khi trao đổi thông tin với họ.
Cảm ơn và chào tạm biệt trước khi kết thúc
Trước khi kết thúc cuộc gọi với khách hàng, bạn nên tóm tắt lại nội dung để họ có thể nắm chắc các thông tin đã trao đổi. Việc này sẽ giúp bạn và khách hàng xác nhận lại toàn bộ thông tin đã giao dịch trước đó nhằm hạn chế sai sót, nhầm lẫn về sau.
Điều quan trọng nhất, đừng quên nói lời cảm ơn/lời chào tạm biệt đến khách hàng. Bởi những câu chào này sẽ thể hiện sự chân thành của bạn đến họ cũng như góp phần giúp cho tâm trạng của khách hàng cảm thấy tốt hơn.
>>> Xem thêm: Phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh tốt nhất hiện nay
Thời gian gọi điện cho khách hàng tốt nhất là khi nào?
Tùy vào lĩnh vực hoạt động, ngành nghề mà sẽ có tệp đối tượng khách hàng khác nhau. Do đó, khung giờ gọi điện chăm sóc khách hàng sẽ không giống nhau. Đối với tệp khách hàng làm văn phòng trong giờ hành chính và chỉ nghỉ các ngày cuối tuần thì bạn cần chú ý đến lịch làm việc của họ.
Thông thường, thứ 4 và thứ 5 là 2 ngày tốt nhất để thực hiện cuộc gọi cho khách hàng. Còn thứ 2 và thứ 6 là ngày mà mọi người sẽ tổng kết lại công việc trong tuần nên họ sẽ không có thời gian quan tâm đến việc nghe các cuộc gọi chào mời.
Qua đó, giữa tuần là thời điểm thích hợp để gọi điện vì khối lượng công việc của họ đã dần được hoàn thành. Bên cạnh chọn ngày gọi phù hợp thì bạn cũng cần lưu ý xác định khung thời gian để gọi điện cho khách hàng.
Thời gian lý tưởng để thực hiện cuộc gọi là các khung giờ: Từ 16h – 17h, 11h – 12h và 13h – 14h30p. Đây là những thời điểm vàng để tiến hành những cuộc gọi quảng bá sản phẩm/dịch vụ hay chăm sóc khách hàng.
Nên tránh gọi điện thoại cho khách hàng và khung giờ nào?
Đặc biệt, bạn cần lưu ý không nên gọi điện cho khách hàng vào khung giờ từ 7h – 9h. Vì đây là khoảng thời gian nhân viên đang di chuyển đến chỗ làm và khá bận rộn sắp xếp công việc cần làm trong ngày nên họ sẽ không tiện nghe máy. Ngoài ra, khung giờ từ 12h – 14h cũng cần tránh vì đây là thời gian mà khách hàng ăn trưa và nghỉ ngơi.
Mặc dù khung giờ vàng là yếu tố cần thiết giúp bộ phận sale chinh phục nhiều cuộc gọi điện bán hàng. Tuy nhiên, đó ko phải là yếu tố quyết định vì nó vẫn còn chứa đựng nhiều hạn chế. Việc nghiên cứu khung giờ gọi điện chỉ có giá trị tốt khi bạn có kế hoạch làm việc hiệu quả. Đặc biệt, cần phải phối hợp với các kỹ năng telesales qua điện thoại. Đồng thời, cải thiện bản thân với những khóa học giao tiếp giúp chốt sale hiệu quả.
Tăng hiệu quả telesales với dịch vụ tổng đài thông minh OMICall
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng hình thức gọi điện thoại truyền thống để chăm sóc khách hàng. Cách làm này chỉ phù hợp với những đơn vị kinh doanh có quy mô nhỏ.
Trong trường hợp doanh nghiệp có đội ngũ sales lớn thì hình thức này gây không ít khó khăn cho người quản lý trong việc kiểm soát chất lượng cuộc gọi. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, nhân viên sẽ dễ dàng lưu trữ thông tin khách hàng, từ đó, doanh nghiệp sẽ bị thất thoát lượng lớn data khách hàng.
Giờ đây, với sự ra đời của giải pháp tổng đài OMCall đã giải quyết được những khó khăn trên. Việc trang bị phần mềm tổng đài ảo, tích hợp Voice Brandname, đồng bộ gọi ra bằng tên định danh của doanh nghiệp vô cùng cần thiết trong bối cảnh nhà mạng đang siết chặt cuộc gọi rác, tin nhắn rác.
Chính vì thế, việc ứng dụng công nghệ tổng đài ảo thông sẽ góp phần tối ưu hoạt động gọi điện chăm sóc khách hàng trở nên nhanh chóng – tiện lợi – hiệu quả hơn.
>>> Xem thêm: Bứt phá doanh số với dịch vụ tổng đài chăm sóc khách hàng
Tạm kết
Vừa rồi là những chia sẻ về thời gian gọi điện cho khách hàng hiệu quả. Khi đã có kinh nghiệm chọn đúng thời điểm vàng để gọi điện, bạn sẽ tránh lãng phí thời gian cũng như tiết kiệm chi phí, mang đến hiệu quả kinh doanh tốt hơn cho doanh nghiệp.
Trải nghiệm ngay dịch vụ tổng đài ảo thông minh OMICall tại:
Mọi vấn đề thắc mắc về sản phẩm/dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
