Thời đại công nghệ bùng nổ khắp mọi ngóc ngách. Trong đó sử dụng công nghệ tối ưu hiệu suất kinh doanh cũng không ngoại lệ. Cụ thể, phần mềm auto call đang dần thay thế phương pháp CSKH, telesale truyền thống.
Bạn có đặt ra lý do tại sao phần mềm auto call được mọi doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn và sử dụng rộng rãi như hiện nay?
Tìm hiểu bài viết hôm nay để biết được tại sao auto call được đánh giá là giải pháp gọi tự động giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu suất cuộc gọi. Đặc biệt, tối ưu chi phí nhân lực, tạo quy trình làm việc chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm khách hàng!
Auto call là gì?
Phần mềm auto call cho phép doanh nghiệp dễ dàng thiết lập các cuộc gọi tự động đến nhóm khách hàng mục tiêu. Trong đó, danh sách khách hàng được tạo trên file excel, sau đó import vào hệ thống.
Tiếp đến, doanh nghiệp sẽ cài đặt giờ, ngày gọi cụ thể theo nhu cầu, đồng thời xây dựng kịch bản và lời thoại, hệ thống sẽ tự động liên hệ theo thông tin đã thiết lập.
Khi khách hàng nhấc máy, hệ thống sẽ tự động phát ra âm thoại đã được ghi âm và cài đặt trước đó. Đồng thời, thoại sẽ được cá nhân hoá thông qua công nghệ hiện đại, giúp khách hàng có những trải nghiệm tuyệt vời.
Auto call hoạt động như thế nào?
Hiện tại, phần mềm auto call được nhiều doanh nghiệp sử dụng với 2 hình thức hoạt động như sau:
Tương tác 1 chiều
Với phương án này, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị bản ghi âm sẵn, cài đặt vào hệ thống tổng đài gọi tự động auto call mà không cần đến đội ngũ nhân viên telesales gọi điện.
Hình thức này khá phù hợp với doanh nghiệp có mục tiêu liên hệ khách hàng để giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới, sự kiện sắp diễn ra, chương trình khuyến mãi,…
Tuy nhiên, khách hàng sẽ không thể tương tác lại, chỉ nhận cuộc gọi đến khi kết thúc.
Tương tác 2 chiều
Ngược lại với mô hình trên. Với phương pháp này, phần mềm auto call cho phép doanh nghiệp và khách hàng tương tác qua lại. Tuy nhiên, nội dung điều hướng sẽ được thiết lập sẵn, trong đó có thể là từ khoá khi khách hàng trả lời hoặc hành động bấm phím 1,2,3,…
Các nút bấm được cài đặt sẵn nội dung ghi âm dựa vào kịch bản có sẵn. Kế đến, cuộc gọi có thể chuyển line trực tiếp đến nhân viên tư vấn nếu khách hàng có nhu cầu.
Điển hình, doanh nghiệp có thể thiết lập các nút bấm, trong đó: 1 để nhận chương trình khuyến mãi, 2 để biết thêm chi tiết, 3 để gặp nhân viên tư vấn,…
Thực tế, auto call dần được áp dụng rộng rãi, là giải pháp thay thế phương pháp telesales thông thường. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian.
Ngoài ra, việc thiết lập auto call hỗ trợ doanh nghiệp liên hệ khách hàng vào khung thời gian ngoài giờ hành chính, điều này giúp khách hàng dễ chịu và tạo tương tác nhiều hơn.
>> Xem ngay: Tổng hợp các mẫu kịch bản gọi tự động cho các ngành nghề khác nhau
Auto call – Giải pháp hỗ trợ tăng năng suất telesales
Theo thông tin thị trường cho thấy, doanh nghiệp áp dụng phần mềm auto call sẽ:
- Tiết kiệm đến 90% chi phí nhân lực.
- Rút ngắn 95% thời gian vận hành.
- Tối ưu 78% chi phí cước gọi so với cuộc gọi thường.
- …
Đặc biệt, auto call còn đem đến hiệu quả trong việc giảm thiểu chi phí nhân sự CSKH và Telesales đến 30 – 50%.
Không dừng lại ở đó, sử dụng giải pháp auto call, doanh nghiệp sẽ nhận được những tiện ích đáng bất ngờ, điển hình như:
Gia tăng hiệu suất cuộc gọi
Nếu doanh nghiệp của bạn có một lượng database khủng, phải làm gì để khai thác triệt để. Gọi telesales thủ công chắc chắn sẽ mất khá nhiều thời gian (quay số, đợi kết nối, trao đổi thông tin, ghi chú,…).
Thay vào đó, giải pháp gọi tự động được thiết lập sẵn, doanh nghiệp chỉ cần một đoạn ghi âm và chút thời gian cài đặt. Lúc này, việc liên hệ với lượng khách hàng khủng không còn là vấn đề.
>> Tìm hiểu ngay: Trải Nghiệm 30 Ngày Dùng Thử Tổng Đài Ảo Miễn Phí
Tối ưu chi phí nhân sự telesales
Không thể phủ nhận, đội ngũ telesales sẽ đem đến sự linh hoạt trong quá trình tương tác với khách hàng, tạo ra những trải nghiệm thú vị. Thế nhưng, thời kỳ công nghệ số bùng nổ, việc tích hợp auto call vào quá trình kinh doanh là yếu tố bắt buộc.
So với việc nhân viên trực tiếp gọi điện đến khách hàng, việc áp dụng phần mềm auto call vào một số kịch bản đàm thoại ngắn sẽ tối ưu hơn về chi phí nhân sự. Cụ thể, doanh nghiệp có thể triển khai cuộc gọi tự động với các chiến dịch sau:
- Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới.
- Thông báo chương trình, sự kiện sắp diễn ra.
- Tự lên lịch hẹn chúc mừng sinh nhật, các ngày lễ lớn.
- Thông báo xác nhận đơn hàng.
- Nhắc nhở thời hạn thanh toán.
- Chương trình khuyến mãi, ưu đãi.
- …
Với hình thức này, doanh nghiệp sẽ không tốn quá nhiều chi phí cho nhân viên CSKH và Telesale nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.
>> Có thể bạn chưa biết: 9 Tiêu Chí Đánh Giá KPI Cho Bộ Phận Chăm Sóc Khách Hàng
Thúc đẩy doanh thu hiệu quả
Cuối cùng, việc sử dụng giải pháp auto call hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự, cơ sở vật chất. Ngoài ra, tổng đài gọi thoại tự động hỗ trợ tiếp cận khách hàng nhanh chóng. Tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng, từ đó góp phần thúc đẩy sự phát triển và gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Lưu ý gì khi sử dụng phần mềm Auto call?
Dù giải pháp gọi tự động đem đến nhiều lợi ích tuyệt vời. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên quá lạm dụng. Vì thế, khi sử dụng auto call, doanh nghiệp nên chú ý một số chi tiết sau:
- Chuẩn bị tệp data phù hợp với kịch bản cuộc gọi.
- Kịch bản gọi cần được chuẩn bị kỹ từ đối tượng, nội dung.
- Phân bổ tổng đài viên trao đổi trực tiếp trong cuộc gọi 2 chiều khi khách hàng có nhu cầu.
- Kịch bản tương tác cần điều hướng IVR tinh gọn, giúp khách hàng dễ dàng thao tác.
- Sử dụng text to speed ưu tiên giọng nói người thật khi CSKH, tạo sự thân thiện, trải nghiệm thật.
- Cuộc gọi OPT nên sử dụng giọng robot để tạo tính khách quan.
- Thiết lập khung giờ phù hợp, tránh những khung giờ nhạy cảm, làm phiền khách hàng.
- Sau mỗi chiến dịch gọi tự động, cần phải thống kê và đo lường chất lượng phản hồi.
- …
>> Có thể bạn quan tâm: Ứng dụng Auto call trong CSKH và các lợi ích của cuộc gọi tự động
Tạm Kết
Có thể khẳng định, phần mềm auto call là giải pháp hỗ trợ và gia tăng cuộc gọi telesales cực kỳ hiệu quả. Chắc chắn, đây sẽ trở thành xu thế tất yếu mà mọi doanh nghiệp đều áp dụng.
OMICall – Hệ thống tổng đài thông minh, cung cấp giải pháp auto call hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời. Ngoài ra, OMICall còn sử dụng tính năng AI trí tuệ nhân tạo cá nhân hoá nội dung, đánh giá chất lượng cuộc gọi, quản lý nhân viên,…
Đây chính là phương pháp hỗ trợ gia tăng hiệu suất gọi, tối ưu chi phí nhân sự và gia tăng doanh thu mà mọi doanh nghiệp đang tìm kiếm.
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ TỔNG ĐÀI ẢO GỌI TỰ ĐỘNG MIỄN PHÍ 30 NGÀY TẠI ĐÂY:
Hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
