Workflow là gì? Chúng mang lại hiệu quả như thế nào cho doanh nghiệp? Hãy cùng OMI tìm hiểu chi tiết về cách xây dựng Workflow hiệu quả cho doanh nghiệp qua bài viết dưới đây nhé!
>>> Xem thêm: Mô hình Canvas là gì? Cách ứng dụng hiệu quả nhất 2023
Workflow là gì?
Workflow được hiểu là luồng công việc hay quy trình làm việc dùng để miêu tả các nhiệm vụ cần hoàn thành theo một quy trình cụ thể. Khi một công việc được gán vào quy trình, nó sẽ tự động chạy theo từng giai đoạn của workflow.
Qua đó, workflow rất hữu ích trong việc đảm bảo rằng các quy trình quan trọng được thực hiện đúng cách mọi lúc. Chúng giúp công việc của bạn hoàn thành một cách nhanh chóng, giảm thiểu sai sót, thời gian xử lý “tắc nghẽn” trong công việc. Đồng thời, nhà quản trị có thể theo dõi chính xác công việc được thực hiện như thế nào hoặc có thể dùng nó để thiết kế 1 trình tự công việc khoa học mang lại hiệu quả cao.
Ví dụ về quy trình workflow
Doanh nghiệp đưa ra quy trình công tác tiếp nhận nhân viên mới theo các bước:
Chuẩn bị trước khi nhân viên đến => Tiếp nhận, giới thiệu => Hướng dẫn, đào tạo => Training và giao nhiệm vụ => Bắt đầu làm việc.
Khi đó, bộ phận HR sẽ nắm được quy trình và tuân thủ theo các bước trên để tiếp nhận nhân viên mới khi gia nhập vào công ty.
6 lợi ích cần biết về workflow
Workflow là một công cụ quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp hợp lý hóa các quy trình của họ và tăng hiệu quả lao động. Chính vì thế, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng workflow trong hoạt động kinh doanh bởi những lợi ích sau:
Hoạt động kinh doanh được cải thiện
Workflow giúp doanh nghiệp của bạn loại bỏ các bước không cần thiết và tự động hóa các tác vụ theo sơ đồ làm việc logic. Bằng cách thiết lập các quy trình rõ ràng, workflow giúp tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian, công sức cần thiết của nhân viên để hoàn thành nhiệm vụ.
Với một workflow được thiết kế tối ưu, doanh nghiệp có thể cải thiện hoạt động kinh doanh bằng cách đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành từ nhân viên phù hợp, theo đúng thứ tự trong một khung thời gian xác định.
Giảm rủi ro và chi phí hoạt động
Một sơ đồ Workflow có thể tự động hóa các tác vụ, loại bỏ các bước thủ công có nguy cơ xảy ra lỗi và nhầm lẫn trong quy trình làm việc. Dựa trên Workflow, doanh nghiệp có thể xác định được những vấn đề rủi ro tiềm ẩn, hạn chế và đưa ra các biện pháp phòng ngừa phù hợp. Khi tiến độ công việc được đẩy nhanh, doanh nghiệp sẽ cần ít tài nguyên hơn khi hoàn thành mục tiêu đề ra, giúp giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận tối đa.
Quy trình vận hành nhanh chóng
Một lợi ích tuyệt vời khác của workflow chính là quy trình vận hành trơn tru và nhanh chóng. Khi doanh nghiệp áp dụng quy trình Workflow, nhân viên sẽ dễ dàng nhận biết nhiệm vụ và công việc cụ thể, đồng thời tiến hành nhiệm vụ đó một cách có trật tự và theo quy chuẩn.
Hơn nữa, workflow có khả năng tự động hoá các tác vụ đơn giản, giúp bạn có thể phân tích kinh doanh, xây dựng kế hoạch mở rộng và chuẩn bị đối phó rủi ro.
Loại bỏ tác vụ thủ công dư thừa
Khi công ty có quá nhiều hoạt động phức tạp và khối lượng công việc lớn, việc thiết kế quy trình workflow hợp lý là vô cùng cần thiết để phát hiện những nhiệm vụ và vai trò dư thừa, chồng chéo trong các hoạt động.
Khi workflow được triển khai vào các hoạt động hàng ngày, bạn có thể loại bỏ được khá nhiều hoạt động dư thừa bị lặp lại. Điều này giúp bạn dễ dàng phân luồng, sắp xếp công việc khoa học và tiết kiệm thời gian cho các công việc khác. Bên cạnh đó, nó cũng giúp bạn thay đổi cải thiện quy trình làm việc và loại bỏ các hoạt động khác không cần thiết.
Tự động hóa quy trình
Không đơn thuần chỉ là liệt kê từng bước làm việc, workflow còn giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc ở thời điểm hiện tại. Bằng cách đánh giá, phân tích công việc không cần thiết hoặc lặp đi lặp lại, quy trình công việc của workflow còn giúp giảm nguy cơ mắc lỗi, nâng cao hiệu quả và giải phóng các nhân viên trong nhóm để họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.
Ví dụ:
Quy trình CSKH có thể được kích hoạt một số hành động nhất định, chẳng hạn như: Email, ưu đãi đặc biệt,… sẽ khuyến khích khách hàng mua lại sản phẩm/dịch vụ.
Loại tự động hóa này có thể giải phóng bộ phận nhân viên theo mục tiêu phù hợp. Cụ thể, nhân viên bán hàng để tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới, nhân viên CSKH sẽ giải quyết các vấn đề mà khách hàng có thể gặp phải.
Tăng khả năng kết nối
Workflow tạo ra một hệ thống với cấu trúc quy trình làm việc khoa học, rõ ràng. Từ đó tăng khả năng kết nối giữa các thành viên trong một tổ chức. Ngoài ra, thông tin và tài liệu cũng dễ dàng được chia sẻ giữa các thành viên trong quy trình. Điều này giúp tăng tốc độ làm việc và khả năng hợp tác của đội ngũ, đồng thời, thời gian hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, giảm thiểu các chi phí kinh doanh.
Có thể thấy, workflow mang lại rất nhiều lợi ích trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một Workflow tinh gọn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được 1 lượng đáng kể các tài nguyên như: Thời gian, công sức, nhân sự lao động,.. mà vẫn tạo ra 1 quy trình mang lại kết quả đúng theo mong muốn của mình.
>>> Xem thêm: Lead là gì? 3 cấp độ lead trong Marketing và cách chuyển đổi KH
Những đối tượng nào cần áp dụng workflow?
Doanh nghiệp nào nên sử dụng workflow?
- Doanh nghiệp có công việc quy trình phức tạp: Có sự tham gia của nhiều nhân sự, phòng ban.
- Doanh nghiệp có nhiều bộ phận/nhân sự: Mất kiểm soát trong việc quản lý, theo dõi công việc của các phòng ban.
- Doanh nghiệp chưa tối ưu được nguồn lực: Chưa khai phá được hết khả năng của từng cá nhân, nguồn lực tài chính chưa được tối ưu.
- Doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất công việc: Quy trình làm việc chưa được xác định rõ ràng, dẫn đến sự mơ hồ và lãng phí thời gian nguồn lực.
- Doanh nghiệp cần tính đồng bộ, nhất quán: Các bộ phận nội bộ hoạt động độc lập, thiếu sự tương tác, dẫn đến mất mát thông tin và hiệu suất làm việc.
Bộ phận nào trong doanh nghiệp hay sử dụng workflow?
- Phòng kinh doanh: Bộ phận quản lý sản xuất, quản lý chất lượng, mua hàng, kỹ thuật và bảo trì,…
- Phòng bán hàng: Bộ phận tiếp thị, kinh doanh, chăm sóc khách hàng,…
- Phòng marketing: Bộ phận nghiên cứu thị trường, Digital marketing, PR, content, media,…
- Phòng vận hành: Bộ phận quản lý chuỗi cung ứng, bảo trì và sửa chữa, quản lý chuỗi cung ứng,…
- Phòng đào tạo: Bộ phận triển khai, phát triển đào tạo, thiết kế nội dung,…
>>> Xem thêm: Mẫu kịch bản gọi điện chăm sóc khách hàng hay nhất
7 bước để xây dựng workflow chuẩn chỉnh
Muốn xây dựng workflow thật sự hiệu quả, bạn cần thực hiện theo 7 bước sau đây:
Bước 1: Xác định nguồn dữ liệu cần thiết
Muốn hình thành một workflow hoàn thiện, đầu tiên cần phải có các cơ sở dữ liệu liên quan đến workflow đó. Đây là căn cứ quan trọng giúp bạn triển khai và hình thành nên 1 quy trình chuẩn xác nhất, đảm bảo được tính chính xác, đầy đủ thông tin trong quy trình làm việc. Từ đó tăng cường hiệu suất, đảm bảo chất lượng công việc.
Trước khi tạo workflow cho một công việc cụ thể, bạn có thể dựa vào 2 nguồn dữ liệu sau:
- Nguồn dữ liệu bên trong: Thông tin nhân sự, thông tin kho hàng, thông tin về dự án, thông tin kinh doanh của doanh nghiệp,…
- Nguồn dữ liệu bên ngoài: Tin tức thị trường, biến động xã hội,…
Bước 2: Liệt kê chi tiết nhiệm vụ cần làm
Việc liệt kê chi tiết nhiệm vụ cần hoàn thành trong luồng công việc workflow giúp tạo ra sự nhất quán trong quy trình làm việc và tránh khỏi các sai sót. Những người tham gia vào quy trình cũng có thể hiểu rõ và nắm bắt được các công việc thực hiện ngay trên workflow.
Để liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện trong quy trình làm việc hiệu quả, bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây:
- Xác định mục tiêu của quy trình;
- Phân tích, xác định các bước chính;
- Xác định các công việc cần làm;
- Xác định thứ tự giữa các công việc;
- Phân công việc cho nhân sự phù hợp;
- Đánh giá, thay đổi khi cần thiết.
Lưu ý: Các nhiệm vụ này phải được mô tả đầy đủ, cụ thể, rõ ràng và theo đúng thứ tự.
Ví dụ:
Khi doanh nghiệp thực hiện công tác tuyển dụng nhân cần liệt kê và sắp xếp thứ tự các bước theo đúng quy trình sau:
- Xác định nhu cầu tuyển dụng: Số lượng người cần tuyển? Vị trí nào? Nhân sự cần đáp ứng yêu cầu kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức gì?
- Lập kế hoạch tuyển dụng: Tuyển dụng vào thời gian nào? Mục tiêu, chi phí, nhu cầu tuyển dụng là gì? Content tuyển dụng như thế nào?
- Phân tích công việc: Xác định chi tiết nhu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức ở ứng viên.
- Tìm kiếm ứng viên: Doanh nghiệp sử dụng kênh nào để tìm kiếm ứng viên? (mạng xã hội, website, facebook…) Có sử dụng các dịch vụ thuê ngoài để tuyển dụng không?
- Sàng lọc hồ sơ ứng viên: Xây dựng các tiêu chí đánh giá ứng viên, so sánh và lựa chọn những CV chất lượng nhất.
- Phỏng vấn ứng viên: Lên lịch phỏng vấn với ứng viên, lựa chọn hình thức online hoặc offline để phỏng vấn.
- Đánh giá ứng viên: Dựa vào các tiêu chí: Thái độ, kiến thức, kết quả đã đạt được,…
- Mời ứng viên nhận việc: Thời gian mời ứng viên nhận việc? Mời ứng viên nhận việc. Thư mời nhận việc bao gồm các nội dung chi tiết về quy định làm việc, yêu cầu làm việc, lương thưởng, phạt,…
- Chào đón ứng viên: HR sẽ giới thiệu văn hóa và môi trường làm việc của công ty, chuẩn bị các tài liệu liên quan gửi đến ứng viên và đưa ứng viên đến bộ phận làm việc chính,…
Bước 3: Xác định người phụ trách
Tiếp theo, bạn cần xác định rõ đối tượng phụ trách và có trách nhiệm cho từng nhiệm vụ cụ thể. Việc này giúp đảm bảo công việc được phân công đến đúng người, đúng việc và đúng thời điểm. Đồng thời, nhân viên sẽ nắm bắt được nhiệm vụ của mình, đảm bảo tính hiệu quả với quy trình mà mình thực hiện.
Tiếp nối các nhiệm vụ cần làm ở bước 2, bạn sẽ tiếp tục tiến hành phân công vai trò và người chịu trách nghiệm cho từng bước như sau:
- Đánh giá khả năng, trách nhiệm của từng thành viên;
- Trao đổi, bàn bạc với những người sẽ tiếp nhận công việc;
- Giao nhiệm vụ cho từng thành viên dựa vào khả năng của họ;
- Xác định rõ vai trò của từng thành viên;
- Xây dựng cơ chế giao tiếp và liên lạc để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả;
- Theo dõi, đánh giá kết quả công việc của mỗi thành viên;
- Đảm bảo sự hợp tác mối quan hệ giữa các thành viên.
Ví dụ:
Công ty tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng, người sẽ chịu trách nghiệm trong từng công việc được cụ thể như sau:
- CEO: Phê duyệt yêu cầu tuyển dụng.
- Trưởng phòng: Lập đề xuất tuyển dụng, nhu cầu tuyển dụng, hỗ trợ cùng HR sàng lọc, đánh giá và phỏng vấn ứng viên.
- HR: Lên kế hoạch, triển khai kế hoạch tuyển dụng (tìm kiếm, sàng lọc, phỏng vấn, đánh giá ứng viên và mời ứng viên nhận việc).
Bước 4: Thiết kế sơ đồ quy trình công việc
Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc của workflow là 1 phần phần không thể thiếu để hình thành nên workflow diagram. Tuy nhiên, nếu bạn không thành thạo với việc mô hình hóa quy trình làm việc, hãy chọn một công cụ thân thiện với người dùng, đủ linh hoạt để vẽ 1 quy trình bất kể là quy trình đó phức tạp đến đâu.
>>> Xem thêm: Mẫu kịch bản telesale spa giúp gia tăng hiệu quả đến 99%
Bước 5: Kiểm tra quy trình công việc đã tạo
Kiểm tra và đánh giá quy trình công việc đã tạo là cách để tìm những lỗi có thể xảy ra trong quá trình triển khai. Sau đó, bạn tiến hành tìm hướng khắc phục , các kế hoạch dự phòng để nâng cao công việc hiệu quả.
Cách để kiểm tra quy trình đã tạo:
- Xây dựng các tiêu chí đánh giá, so sánh, thời gian, khả năng thực thi, độ tin cậy, nguồn lực thực tế,…
- Thu thập đánh giá/phản hồi từ các bên liên quan;
- Đề xuất cải tiến khi phát hiện lỗi;
- Đánh giá quy trình sau khi điều chỉnh.
Ví dụ:
Trong quy trình tuyển dụng nhân viên CSKH, doanh nghiệp có thể kiểm tra quy trình công việc đã tạo như sau:
Xây dựng các tiêu chí đánh giá: Ứng viên, nguồn lực doanh nghiệp, chi phí tuyển dụng, thời gian thực hiện và hoàn thành,…
HR trao đổi thông tin, kế hoạch với trưởng phòng để đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ về thông tin và sẽ tiến hành chỉnh sửa nếu phát hiện lỗi hoặc quy trình chưa phù hợp.
Bước 6: Hướng dẫn thành viên về quy trình làm việc mới
Hướng dẫn thành viên về quy trình làm việc mới là cách để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong công việc. Doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động sau để hướng dẫn đội ngũ nhân sự của mình:
- Hướng dẫn/đào tạo nhân sự;
- Tổ chức các buổi họp/trao đổi;
- Triển khai mẫu 1 workflow bất kỳ;
- Cài đặt hệ thống thông báo về workflow;
- Theo dõi và hỗ trợ nhân sự;
- Trao đổi với các thành viên.
Bước 7: Triển khai quy trình công việc mới
Bước cuối cùng khi xây dựng workflow chuẩn chỉnh là triển khai quy trình công việc mới. Các hoạt động triển khai sẽ góp phần cải thiện hiệu suất, tính nhất quán và chất lượng công việc trong 1 tổ chức. Dưới đây là công tác triển khai quy trình công việc mới, cụ thể
- Chuẩn bị lên lịch triển khai;
- Thực hiện triển khai quy trình mới;
- Đo lường, đánh giá và tinh chỉnh;
- Hỗ trợ và đảm bảo tuân thủ theo quy trình.
>>> Xem thêm: Mua tích xanh Facebook – Từ A – Z những điều cần biết
Tạm kết
Hy vọng bài viết đã giúp các bạn có nhiều thông tin hơn về workflow là gì cũng như cách xây dựng một workflow chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp của bạn. Hãy tiếp tục theo dõi OMICall để khám phá thêm những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: https://omicall.com/
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: Tòa nhà An Hưng Building 85 – 87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội.
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
