Tổng đài Analog là gì? Doanh nghiệp có nên đầu tư sử dụng hay không?
Trên thị trường ngày nay có rất nhiều mô hình tổng đài với các cách thức vận hành qua nhiều nền tảng công nghệ khác nhau. Mặt khác, sự đa dạng của tổng đài nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, phù hợp với quy mô cũng như lĩnh vực kinh doanh của họ.
Mức độ phổ biến của tổng đài Analog hiện nay không cần phải bàn cãi khi hầu hết doanh nghiệp đều đã từng hoặc đang sử dụng. Công cụ này phục vụ cho việc liên lạc, bán hàng và chăm sóc khách hàng qua di động. Còn bạn, bạn đã biết đến tổng đài Analog chưa?
>>> Tham khảo thông tin: Tại sao cần phải đầu tư giải pháp tổng đài ảo đa kênh?
Hệ thống tổng đài Analog là gì?
Tìm hiểu công nghệ Analog
Công nghệ Analog hay còn gọi là Tín hiệu Analog – Một dạng tín hiệu có khả năng “biến hoá” qua thời gian. Chúng biến đổi dưới hình thức tương tự nhau, chỉ khác về cường độ khi truyền tải. Hiểu theo cách đơn giản hơn, đây chính là tín hiệu âm thanh. Sự tồn tại lâu đời của nó đã tạo ra chỗ đứng nhất định trên thị trường viễn thông, được ứng dụng rộng rãi trong thực tế.
Trong lĩnh vực viễn thông, Analog tồn tại ở dạng sóng điện từ. Ngoài ra, chúng còn rất nhiều dạng tín hiệu khác được sử dụng phổ biến trong cuộc sống hằng ngày.
Hệ thống tổng đài Analog
Một “sản phẩm” vô cùng thành công của công nghệ Analog chính là khai sinh ra hệ thống tổng đài. Để doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống vào kinh doanh, liên lạc, họ phải đầu tư về các thiết bị phần cứng. Sau đó chia thành nhiều máy nhánh đến từng văn phòng, bộ phận khác nhau trong công ty. Mọi hoạt động trên tổng đài được diễn ra qua đường line kéo từ bưu điện về đến văn phòng.
Một số ứng dụng khác của công nghệ Analog trong đời sống
- Điều khiển thiết bị phụ tải điện vào điện áp
- Thiết bị đo nhiệt độ
- Trang, thiết bị và máy móc công nghiệp
Ưu điểm của tổng đài Analog
Tổng đài Analog là một trong các loại tổng đài lâu đời nhất, được sự tin dùng của vô số doanh nghiệp đến từ đa dạng ngành nghề kinh doanh. Điều đó không hề lạ gì bởi nó sở hữu một danh sách ưu điểm vô cùng nổi bật như sau:
Về đầu tư, vận hành
- Chi phí gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí. Phục vụ cho nhu cầu làm việc liên phòng ban khi hiện nay mỗi doanh nghiệp đều sở hữu từ 2 phòng ban/bộ phận trở lên
- Người dùng có thể kiểm soát chi phí cước gọi bởi tổng đài hỗ trợ việc tích hợp, thiết lập phần mềm tính cước vào hệ thống để tính toán chi phí
- Hoạt động độc lập không phụ thuộc vào internet và điện
- Tiết kiệm chi phí lắp đặt so với tổng đài IP từ 5 – 10%
- Hỗ trợ nghe/gọi không mất nhiều chi phí khi hệ thống tích hợp VoIP. Với điều kiện hệ thống phải được liên kết giữa các trụ sở, chi nhánh của doanh nghiệp
Về tính năng
- Tổng đài cho phép người dùng trang bị đa dạng thiết bị điện thoại. Mỗi nhân viên hay phòng ban đều có thể sử dụng điện thoại với số nội bộ riêng biệt
- Có thể cài đặt tiếng đổ chuông tùy ý ở bất kỳ điện thoại nào khi sử dụng tổng đài
- Các cuộc gọi nội bộ được bảo mật hoàn toàn
- Hỗ trợ thiết lập lời chào khách hàng tự động theo kịch bản của doanh nghiệp có sẵn
Nhược điểm của tổng đài Analog
Sở hữu khá nhiều ưu điểm vượt trội là thế, tuy nhiên theo thời gian thì những bất cập, nhược điểm nhất định của tổng đài Analog đã tạo ra cho doanh nghiệp khá nhiều khó khăn và cản trở khi sử dụng. Đặc biệt là ở thời kỳ cách mạng 4.0 đang được diễn ra trên toàn cầu, các doanh nghiệp đều đã, đang và sẽ chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ vào quá trình kinh doanh để mang lại hiệu quả bán hàng tốt nhất.
Sự ra đời của tổng đài thông minh (Tổng đài ảo) đã dần chiếm ưu thế, được ưa chuộng và đón nhận nhiều hơn bởi sự hiệu quả, tối ưu về công nghệ. Liệu những nhược điểm sau có khiến cho tổng đài Analog trở nên lạc hậu và dần bị lãng quên hay không?
Về đầu tư, vận hành
- Là hệ thống vật lý nên tổng đài Analog không tương thích với mạng LAN, đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư dây line điện thoại riêng biệt vô cùng rườm rà.
- Khi doanh nghiệp chuyển đổi trụ sở, chi nhánh làm việc thì việc kéo line cũng rất phức tạp, khó khăn
- Khi doanh nghiệp cần mở rộng hệ thống sẽ phải tốn kém thêm chi phí về nâng cấp phần cứng, kéo thêm line, thêm card hỗ trợ,… và mất thời gian, gây trì trệ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh
- Các chi phí như bảo trì định kỳ, sửa chữa, nâng cấp hệ thống vô cùng đắt đỏ và tốn kém
Về tính năng
- Chỉ phục vụ cho doanh nghiệp nhu cầu nghe, gọi cơ bản
- Hạn chế về mặt đa dạng tính năng cũng tạo ra nhiều phiền toái khi sử dụng
- Ở một thời điểm chỉ nhận được một cuộc gọi, dẫn đến tình trạng máy bận khi khách hàng gọi đến. Ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp
- Tổng đài Analog không hỗ trợ cung cấp API để liên kết với các phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng (CRM, ERP)
- Không thể quản lý đội ngũ sale, telesale vì tổng đài không hỗ trợ người dùng ghi âm cuộc gọi.
- Không thể giám sát chất lượng cuộc gọi diễn ra như thế nào, nhân viên chăm sóc khách hàng có tốt không,…
- Chi nhánh, phòng ban khác nhau không có sự kết nối rành mạch với nhau qua tổng đài
>>> Tham khảo thông tin: Tổng đài ảo tích hợp CRM – Tối ưu hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp
Tổng đài Analog bao gồm những gì?
Các tín hiệu đầu vào
Khi đăng ký thiết lập tổng đài Analog, bưu điện sẽ cung cấp tín hiệu đầu vào cho doanh nghiệp. Tổng đài Analog hoạt động dựa trên cách thức chuyển đổi các tín hiệu của âm thanh, biến chúng trở thành sóng điện tử. Khi truyền đi, điện thoại từ đầu dây bên kia sẽ nhận được sóng điện tử với tần số, biên độ khác nhau.
Hệ thống tổng đài áp dụng công nghệ CSN nhằm mục đích truyền tải tín hiệu qua các đoạn dây mắc nối tiếp với nhau và tạo ra cuộc trò chuyện hai chiều.
Thiết bị chuyển mạch
Doanh nghiệp cần phải xác định đúng nhu cầu sử dụng của mình, ngoài ra cần căn cứ vào quy mô kinh doanh của doanh nghiệp để quyết định đăng ký số lượng thiết bị chuyển mạch phù hợp. Tránh trường hợp quá nhiều hay quá ít, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, tốn kém chi phí.
Các thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối hay còn gọi là điện thoại cố định, được kết nối với hệ thống tổng đài để liên lạc với khách hàng hay nhận cuộc gọi. Nhà cung cấp hệ thống sẽ hỗ trợ doanh nghiệp việc đi dây cáp đến các vị trí doanh nghiệp đặt điện thoại.
>>> Tìm hiểu thêm: Ưu điểm và vai trò của đầu số cố định trong doanh nghiệp
Cách thức hoạt động của tổng đài Analog
Tổng đài Analog được trang bị móc chuyển đổi để gắn vào đường dây của điện thoại cố định. Khi móc này được tách ra thì đường dây điện thoại sẽ tự cài đặt kết nối đến đường mạch dẫn của hệ thống. Khi người dùng quay số từ điện thoại Analog, tín hiệu điện tử sẽ được gửi đi từ bộ phận truyền dẫn.
Lời kết
Tổng đài Analog ở thời điểm vài năm trước được xem là một công cụ không thể thiếu bởi nhu cầu tư vấn, bán hàng đến từ doanh nghiệp lẫn khách hàng luôn song hành cùng nhau. Tuy nhiên ở thời điểm hiện tại, nhu cầu về nghe gọi đã trở nên quá cơ bản. Doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số cần một tổng đài hiện đại và đa chức năng hơn để có thể phục vụ nhiều nhu cầu khác nhau trên cùng một hệ thống quản lý. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hơn về hiệu quả kinh doanh, năng suất hoạt động cũng như tiết kiệm chi phí.
Tổng đài ảo chính là sự thay thế tốt nhất cho doanh nghiệp nào đã, đang và có ý định chuyển đổi hệ thống. Bởi không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lên đến 50% so với tổng đài Analog. Tổng đài ảo được tích hợp vô vàn tính năng thông minh, hiện đại. Tối ưu thời gian, chi phí vận hành và hiệu quả kinh doanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ tổng đài ảo, hãy liên hệ với chúng tôi qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
