Bạn mong muốn đầu tư cho doanh nghiệp mình một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, nhưng bạn vẫn còn phân vân không biết lựa chọn loại tổng đài nào cho phù hợp? OMICall sẽ so sánh tổng đài Analog và IP đang được ưa chuộng nhiều nhất hiện nay, giúp bạn đưa ra sự lựa chọn thích hợp nhất nhé!
Tổng đài Analog là gì?
Tổng đài Analog hay còn gọi là tổng đài truyền thống, hoạt động bằng cách chuyển đổi tín hiệu thoại thành sóng điện tử có tần số và biên độ khác nhau. Dựa trên nền tảng công nghệ thoại Analog tồn tại khá lâu đời, các cuộc gọi được dẫn truyền thông qua đường line bưu điện. Để có thể sử dụng, nhà cung cấp sẽ đi dây dây từ bưu điện đến vị trí đặt tổng đài của doanh nghiệp.
Một hệ thống tổng đài truyền thống sơ bộ bao gồm:
- Tổng đài điện thoại
- Đường trung kế
- Máy nhánh
- Hộp cáp
9 hạn chế của tổng đài Analog
Do công nghệ khá lỗi thời nên một số hạn chế bạn cần cân nhắc trước khi lắp tổng đài Analog:
- Chỉ kết nối nội bộ trong 1 văn phòng (Nhiều văn phòng phải setup nhiều tổng đài khác nhau chứ không thể liên kết)
- Chỉ có một vài tính năng đơn giản: Gọi nội bộ, gọi ra, gọi vào
- Cấu hình cố định, việc mở rộng hay nâng cấp rất khó khăn
- Không có API để kết nối với nhiều phần mềm khác
- Cước phí đắt đỏ
- Chi phí bảo trì, sửa chữa cao
Sử dụng tổng đài điện thoại Analog, bạn phải tốn chi phí nhân sự quản trị hệ thống, chi phí thuê nhân công khi muốn thay đổi tính năng, chi phí bảo dưỡng, vận hành… Mặc dù tổng đài Analog hoạt động không phụ thuộc vào các yếu tố hỗ trợ như điện và internet, tuy nhiên chỉ với chức năng nghe gọi cơ bản thì đối với doanh nghiệp ngày nay, họ cần nhiều hơn thế. Chính vì thế theo thời gian, Analog dần trở nên lỗi thời và bị thay thế bởi một tổng đài khác thông minh hơn – Tổng đài IP
Tổng đài IP là gì?
Tổng đài IP hoạt động dựa trên công nghệ điện toán đám mây – Nền tảng công nghệ hiện đại được sử dụng phổ biến trên thế giới. Việt Nam cũng đã và đang không ngừng hội nhập, ứng dụng nhiều hơn vào thực tế.
Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài IP
Với những ưu điểm sau, tổng đài IP hoàn toàn có thể thay thế tổng đài Analog để hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh tốt hơn:
- Sử dụng nền tảng Internet nội bộ công ty sẵn có, không đòi hỏi hệ thống lắp đặt phức tạp
- Không giới hạn địa lý: Một tổng đài có thể dùng cho nhiều chi nhánh ở nhiều nơi khác nhau
- Quản lý thông tin khách hàng: Ghi âm cuộc gọi, lưu trữ thông tin,….
- Dễ dàng nâng cấp, mở rộng
- Tích hợp được với CRM, ERM,…
- Tiết kiệm chi phí gọi đến 50%, miễn phí cước gọi nội bộ
- Dễ dàng sử dụng được trên smartphone, tablet, PC,…
>>> Xem thêm: Phần mềm tổng đài IP giá rẻ
So sánh tổng đài Analog và IP
1. Loại hình tổng đài
Analog: Hoạt động dựa trên phần cứng, sử dụng nguyên lý chuyển mạch kênh vật lý (TDM) rườm rà, phức tạp.
IP: Hoạt động dựa trên phần mềm, nghe/gọi và triển khai nhiều tính năng trên hạ tầng mạng Internet Protocol (IP).
2. Khả năng hoạt động liên phòng ban/chi nhánh
Analog: Bạn phải thiết lập một hệ thống tổng đài riêng biệt cho từng chi nhánh. Gây bất cập khi máy nhánh không thể liên lạc nội bộ với nhau giữa các chi nhánh.
IP: Bạn chỉ cần đầu tư một tổng đài đặt ở trụ sở chính, không cần mua phần cứng riêng lẻ ở từng chi nhánh.
3. Khả năng tích hợp
Analog: Khi bạn cần tích hợp hệ thống với phần mềm khác thì cần phải đầu tư thêm các thiết bị có khả năng tương thích.
IP: Bạn có thể tích hợp đa kênh bán hàng và quản lý trên một nền tảng một cách dễ dàng.
>>> Xem thêm: Tổng đài ảo tích hợp CRM – Sự kết hợp mang hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp
4. Cung cấp tính năng hỗ trợ mở rộng
Analog: Chỉ thực hiện nghe/gọi cơ bản.
IP: Hỗ trợ đa dạng tính năng như auto call, trả lời tự động, ghi âm cuộc gọi, video call, phiếu ghi ticket,…
5. Mở rộng máy nhánh
Analog: Bị giới hạn extension (Số line máy nhánh)
IP: Không giới hạn mở rộng máy nhánh (Có thể lên đến 10000 người dùng)
6. Chi phí đầu tư
Analog: Tốn kém với chi phí đắt đỏ đến từ phí lắp đặt, máy điện thoại, dây thoại, bảo trì, sửa chữa,…
IP: Chi phí thấp, tiết kiệm lên đến 50% vì nói không với phí đi dây, không cáp trục, không giới hạn khoảng cách
7. Di chuyển
Analog: Khi dịch chuyển hệ thống sang nơi làm việc khác, bạn cần phải đi lại dây cáp mới, cấu hình lại từ đầu.
IP: Không phát sinh chi phí vì chỉ cần kết nối mạng là có thể sử dụng ngay
8. Xử lý sự cố phát sinh
Analog: Phải thuê người kiểm tra đường dây định kỳ bởi khó xác định được dây cáp cứ bị hỏng chỗ nào không. Chi phí bảo dưỡng vô cùng đắt đỏ và tốn thời gian.
IP: Dễ dàng biết được sự cố xảy ra từ đâu nhờ có thông báo hiển thị giúp điều chỉnh dễ dàng, kịp thời.
9. Khả năng quản lý
Analog: Khó khăn khi quản lý hệ thống bởi nếu bạn muốn thay đổi một cài đặt gì đó, phải đến tận nơi đặt tổng đài.
IP: Quản lý dễ dàng vì có thể tự thiết lập cài đặt qua web.
>>> Tham khảo: Những tiêu chí quan trọng khi mua tổng đài ảo
Lời kết
Dù kinh doanh bất kì lĩnh vực nào, thì khâu chăm sóc khách hàng cũng không thể thiếu. Vì thế bạn không thể bỏ qua việc lắp đặt tổng đài. Trên thị trường xuất hiện nhiều hệ thống khác nhau để bạn lựa chọn. Tuy nhiên, mục đích chung của chúng vẫn là:
- Tăng khả năng tương tác với khách hàng bằng giọng nói
- Tăng nhận diện thương hiệu thông qua số điện thoại tổng đài
- Thuận tiện cho khách hàng – nhân viên trong việc tiếp nhận và truyền tải thông tin
OMICall đã giúp bạn so sánh tổng đài Analog và IP, vậy bạn đã chọn được hệ thống thích hợp cho doanh nghiệp mình chưa? Nếu còn đang phân vân, sao không liên hệ lắp tổng đài tại Omicall ngay hôm nay?
OMICALL – GIẢI PHÁP TỔNG ĐÀI ĐA KÊNH THÔNG MINH
Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ tổng đài ảo, hãy liên hệ với chúng tôi qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
