Doanh nghiệp của bạn mong muốn lắp tổng đài cho văn phòng nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu và cần lưu ý những gì?. Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ định nghĩa về tổng đài và giải đáp thắc mắc trên. Cùng theo dõi nhé!
Tìm hiểu định nghĩa tổng đài
Tổng đài hiểu đơn giản là một hệ thống chuyển mạch điện thoại tự động trong một doanh nghiệp tư nhân. Hoặc có thể biết đến là một hệ thống chuyển mạch giúp các đầu cuối liên hệ cho nhau và gọi ra ngoài dựa trên một số đường thuê bao của các nhà mạng.
Hiện nay có hai dạng tổng đài trong các doanh nghiệp:
- Tổng đài Analog (Tổng đài truyền thống): Đây là mạng điện thoại chuyển mạch công cộng. Khi doanh nghiệp đăng ký đầu số, nhà mạng sẽ kéo line trực tiếp trung kế khách hàng. Từ đó doanh nghiệp đấu nối với tổng đài analog để cấu hình và chia máy nhánh trên đó.
- Tổng đài ảo (Tổng đài VoIP): là dịch vụ nghe – thoại tiên tiến sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng điện toán đám mây nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng kết nối cuộc gọi và giảm chi phí thoại xuống mức thấp nhất. Từ đó, kết hợp với công cụ CRM (quản lý khách hàng) để nâng cao chất lượng chăm sóc và tối ưu chốt sale dễ dàng qua các cuộc gọi.
Lưu ý khi lắp tổng đài cho văn phòng
Lựa chọn tổng đài
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng tổng đài analog thì có thể cân nhắc sử dụng tổng đài ảo để có nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu cần thiết. Nhưng nếu muốn tận dụng lại hệ thống cũ thì hãy sử dụng VoIP Gateway nhằm chuyển đổi tín hiệu từ analog sang VoIP.
Xác định nhu cầu lắp tổng đài cho văn phòng
Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu khác nhau về hệ thống tổng đài. Đôi khi doanh nghiệp chỉ cần nghe gọi cơ bản, nhưng một số lại cần thêm tính năng tích hợp CRM, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng,… Ngoài ra, doanh nghiệp phải xác định được số lượng người dùng để có thể xây dựng hệ thống cho phù hợp.
Lựa chọn đầu số phù hợp
Sau khi xác định được nhu cầu, doanh nghiệp cần lựa chọn đầu số phù hợp. Đây là 2 đầu số phố biến nhất hiện nay:
- Đầu số 1900
- Đầu số 1800
Lựa chọn thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối giúp tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi đi từ tổng đài. Lựa chọn thiệt phù hợp sẽ giúp năng suất cũng như chất lượng cuộc gọi được nâng cao. Nếu thường xuyên di chuyển thì nên lựa chọn Softphone.
Trang bị đường truyền Internet ổn định
Đường truyền Internet là điều kiện bắt buộc phải có để tổng đài hoạt động. Để cuộc gọi được ổn định doanh nghiệp nên trang bị đường truyền riêng để tránh thiết bị ngoại vi truy cập. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên backup 1-2 đường truyền mạng, phòng trường hợp đường truyền chính gặp sự cố.
OMICall cung cấp và lắp tổng đài cho văn phòng
Tổng đài ảo OMICall giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hệ thống dàng mở rộng, không cần cá thiết bi vật lý cồng kềnh vì được vận hành trên hệ thống đám mây.
Đây là tổng đài ảo ứng dụng trí tuệ nhân tạo đầu tiên tại Việt Nam. Nhờ vậy giúp doanh nghiệp quản lý tốt công việc chăm sóc khách hàng và giám sát chất lượng cuộc gọi hiệu quả.
Trong những năm qua OMICall đã làm việc với rất nhiều doanh nghiệp và công ty khởi nghiệp. OMICall giúp cho các doanh nghiệp của bạn tạo ra nhiều lợi nhuận hơn, bằng cách xây dựng và phát triển tổng đài ảo thông minh, thúc đẩy sự tương tác và kết nối giữa khách hàng với nhân viên chăm sóc, từ đó tạo ra doanh số cho doanh nghiệp của bạn.
Tìm hiểu thêm: Giải pháp Auto call là gì? Đối tượng nào nên sử dụng?
Tạm kết
Trên đây là những lưu ý khi doanh nghiệp muốn lắp tổng đài cho văn phòng. Mong những thông tin trên sẽ giúp ích cho doanh nghiệp nào đang chuẩn bị xây dựng hệ thống tổng đài.
Chúng tôi đang cung cấp dịch vụ tổng đài ảo OMICall tích hợp CRM, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng,… Bên cạnh đó, chúng tôi còn hỗ trợ tư vấn đầu số tổng đài cho doanh nghiệp.
Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
