Hệ thống tổng đài CSKH chuyên nghiệp được lựa chọn để kết nối với khách hàng tốt hơn. Tuy nhiên, một vài tình huống biến chúng trở thành thảm họa của thương hiệu. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi sử dụng tổng đài ảo.
Thường xuyên có tín hiệu bận khi khách hàng gọi đến
Bạn có biết mỗi khi hệ thống tổng đài của bạn quá tải, báo bận thì có bao nhiêu khách hàng đã gọi đến? Và cảm giác khó chịu đến thế nào khi âm thanh bận reo lên? Thường thì những trường hợp cúp máy đó sẽ không bao giờ gọi lại đến doanh nghiệp.
Khi sử dụng tổng đài truyền thống, thì trường hợp này không phải hiếm hoi. Hệ thống sẽ phát tín hiệu bận khi có quá nhiều cuộc gọi đến – gọi đi cùng lúc. Điều này làm bỏ lỡ rất nhiều khách hàng tiềm năng cũng như mất đi sự tin tưởng của người dùng.
Ngược lại, nếu chuyển sang dùng tổng đài ảo thông minh, bạn sẽ khắc phục được trường hợp đó một cách dễ dàng. Hệ thống này có khả năng nhận cuộc gọi cao hơn nhiều, tự động phân chia khách hàng cho sale tránh tình trạng quá tải. Bên cạnh đó, tổng đài hỗ trợ nhạc chờ thương hiệu giúp khách hàng đỡ nhàm chán khi gọi đến.
Thiếu lời chào cho doanh nghiệp
Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, tính năng phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR) không còn quá xa lạ. Chúng đại diện để tương tác với khách hàng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp SMEs cũng có thể tận dụng được hệ thống tổng đài ảo để khởi đầu một mối quan hệ tốt đẹp với người dùng của bạn. Dịch vụ lắp đặt tổng đài ảo giá rẻ của Omicall sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong khâu này!
Chưa quản lý được cuộc gọi
Tổng đài viễn thông khi đổ chuông, không có người bắt máy vì nhân viên đang bận hoặc cho rằng người khác sẽ bắt máy thay. Bạn đã bỏ lỡ khách hàng và họ sẽ không bao giờ gọi lại vì cảm giác chờ đợi khó chịu.
Tuy nhiên, hệ thống tổng đài ảo thông minh có thể phân chia cuộc gọi cho nhân viên sale một cách dễ dàng, thuận tiện làm việc. Khi hệ thống bận, cuộc gọi sẽ tự động chuyển sang nhân viên khác. Nếu họ không ở văn phòng, không có Internet thì cuộc gọi sẽ được chuyển sang số máy cá nhân của nhân viên đó.
Bị giới hạn cuộc gọi ở văn phòng
Nhiều doanh nghiệp phải bỏ tiền thuê nhân viên trực tổng đài ban đêm để không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Tuy nhiên điều này sẽ làm bạn khá tốn kém và việc làm đêm sẽ kém hiệu quả hơn.
Những tổng đài thông thường chỉ cho phép nhận cuộc gọi ở tại văn phòng, hệ thống này là cố định và không thể di chuyển được. Khi nhân viên đi công tác, họ không thể nhận cuộc gọi thông qua thiết bị cá nhân. Điều này làm cho công việc bị thụ động, thiếu tính linh hoạt và không mang lại kết quả cao.
Lắp tổng đài ảo thông minh sẽ giúp bạn kết nối được với khách hàng mọi nơi, mọi lúc chỉ cần có Internet và thiết bị cá nhân như: laptop, máy tính bảng, smartphone,….Dù bạn đang ở bất kỳ đâu trên thế giới, thì vẫn không bỏ lỡ một cuộc trò chuyện quan trọng nào của khách hàng.
Điều này giúp tăng uy tín của thương hiệu, và người dùng cảm thấy họ được tôn trọng hơn. Từ đó, khả năng chốt sale cũng cao và doanh số của bạn sẽ được như ý muốn.
Tính năng bảo mật kém
Tổng đài cũng có thể là “con mồi” của nhiều hacker để thu thập thông tin, dữ liệu nội bộ. Các cuộc tấn công này có thể đến từ mạng Internet và đường dây điện thoại mà có thể bạn chưa kịp thời nhận thấy.
Riêng với tổng đài ảo thông minh Omicall, hệ thống được thiết lập bởi những chuyên gia có kỹ năng cao về lập trình. Chắc chắn sẽ bảo vệ bạn khỏi những cuộc tấn công bất ngờ. Và bạn cũng nên ghi nhớ một vài lưu ý dưới đây để tránh được trường hợp xấu nhất:
- Không bao giờ sử dụng mật khẩu mặc định
- Hạn chế đăng nhập quản trị đối với những địa chỉ IP được xác định trước
- Đặt hệ thống phía sau tường lửa cấp doanh nghiệp
- Thường xuyên cập nhật hệ thống điện thoại
Bạn có thể thấy được nhiều nguyên nhân có thể biến hệ thống tổng đài của bạn thành thảm họa. Vì vậy, hãy chọn nhà phát triển đáng tin cậy có thể cung cấp cho bạn tổng đài ảo thông minh uy tín nhất:
OMICALL – GIẢI PHÁP TỔNG ĐÀI ẢO CHUYÊN NGHIỆP
TP.HCM: 06 Đường Số 16, P.Hiệp Bình Chánh, Q.Thủ Đức, HCM
Hà Nội: Tòa nhà Phương Nga, Số 15, ngõ 2, Thọ Tháp, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Website: https://omicall.com/
Hotline: 0976 009 346
