Ghi âm cuộc gọi giúp doanh nghiệp tăng cường quản lý hiệu quả, tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng và cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Vậy ghi âm cuộc gọi là gì? Cùng tham khảo qua bài viết để biết câu trả lời và tìm hiểu những lợi ích tính năng này mang lại nhé!
Ghi âm cuộc gọi là gì?
Ghi âm cuộc gọi là quá trình ghi âm lại tất cả cuộc trò chuyện trong các cuộc gọi đến và đi nhằm phục vụ cho việc kiểm soát, đánh giá chất lượng, đào tạo và xử lý khiếu nại khi cần thiết. Khi tính năng ghi âm cuộc gọi được kích hoạt, âm thanh từ cả hai bên trong cuộc gọi sẽ được ghi lại và lưu trữ dưới dạng tệp âm thanh, thường là định dạng audio như WAV hoặc MP3. Tất cả các tệp ghi âm thường được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu nội bộ trong một khoảng thời gian xác định, tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng ngành và tính chất của dịch vụ…
Tham khảo: Bí mật khung giờ vàng telesale tăng tỷ lệ chốt đơn thành công
Một số ngành nghề nên áp dụng tính năng ghi âm cuộc gọi để đạt hiệu quả tốt hơn trong kinh doanh như:
- Bất động sản;
- Ngân hàng;
- Trung tâm bán lẻ, trung tâm dịch vụ,…
05 lợi ích tính năng ghi âm cuộc gọi mang lại
Quản lý và đánh giá chất lượng, hiệu suất nhân viên CSKH
Ghi âm cuộc gọi cho phép doanh nghiệp nghe lại cuộc trò chuyện và đánh giá hiệu suất của từng nhân viên. Nhờ việc nghe lại cuộc gọi, doanh nghiệp có thể xác định được điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên, từ đó đưa ra những phản hồi và hướng dẫn cải thiện kỹ năng giao tiếp và chất lượng dịch vụ.
Nhận Ebook: “Form Xây Dựng Chính Sách – Tạo Động Lực Cho NVKD”
Đào tạo nhân viên
Đây là một công cụ hữu ích để đào tạo nhân viên mới hoặc nâng cao kỹ năng của nhân viên hiện tại. Đối với nhân viên mới có thể nghe lại các cuộc gọi ghi âm từ những nhân viên khác, để hiểu rõ quy trình làm việc và cách giao tiếp của công ty. Đối với nhân viên hiện tại, ghi âm cuộc gọi có thể được sử dụng để phát hiện những vấn đề, thiếu sót trong cách làm việc, giao tiếp và tương tác với khách hàng. Từ đó đưa ra hướng dẫn để cải thiện.
Tham khảo: Đột phá doanh thu với dịch vụ tổng đài Call Center ở mọi lĩnh vực
Cải thiện, nâng cao quy trình chăm sóc khách hàng
Nhờ ghi âm cuộc gọi, nhân viên có thể nghe lại các cuộc trò chuyện để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, đồng thời tìm ra cách giải quyết vấn đề một cách tốt nhất.
Giải quyết khiếu nại
Đối với việc chăm sóc khách hàng, đôi lúc sẽ không tránh khỏi việc giải quyết khiếu nại cho khách hàng. Trong các trường hợp quan trọng liên quan đến kiện tụng, việc tự động ghi âm cuộc gọi là một giải pháp cực kỳ cần thiết. Ví dụ, khi một khách hàng gọi điện để khiếu nại và nhân viên tổng đài đã đề xuất hướng giải quyết phù hợp cho tình huống đó, nhưng khách hàng không đồng ý và quyết định tiếp tục đưa vụ việc ra tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể sử dụng các tệp ghi âm cuộc trò chuyện như bằng chứng để chứng minh cách xử lý tranh chấp đã được thực hiện một cách công bằng trước tòa án.
Kiểm tra lại thông tin
Ghi âm cuộc gọi đóng vai trò như một nguồn thông tin để kiểm tra lại các chi tiết quan trọng của cuộc gọi. Trong trường hợp có sự nhầm lẫn hoặc không rõ về thông tin khách hàng đã cung cấp, dữ liệu ghi âm có thể được sử dụng để xác minh và cung cấp bằng chứng cho mọi bên liên quan.
Tham khảo: Phễu bán hàng là gì? Đóng vai trò như thế nào trong kinh doanh?
OMICall – Hệ thống tổng đài ghi âm cuộc gọi tự động
Tổng đài OMICall là hệ thống tổng đài thông minh ứng dụng AI hàng đầu Việt Nam. Ngoài ra, với OMICall, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý hiệu suất công việc thông qua việc thống kê cuộc gọi và đánh giá điểm cuộc gọi dựa trên giọng nói và cảm xúc, đồng thời gắn nhãn các từ khóa được nhắc nhiều trong cuộc gọi.
Đặc biệt, doanh nghiệp có thể chuyên nghiệp hóa quy trình chăm sóc khách hàng với 4 nhóm tính năng chính của tổng đài ảo OMICall:
Giao tiếp đa kênh
OMICall hỗ trợ các kênh giao tiếp đa dạng như Hotline, SMS, Zalo/Viber, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng qua nhiều kênh và tăng khả năng tương tác với họ.
Automation Marketing
Cung cấp các tính năng tự động hóa marketing như tin nhắn SMS, tin nhắn Zalo ZNS, tin nhắn Viber, gọi tự động (Auto call), Email, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tiếp cận và tương tác với khách hàng.
Tính năng AI
OMICall sử dụng trí tuệ nhân tạo để chấm điểm cuộc gọi, chuyển văn bản thành giọng nói và cung cấp các tính năng hỗ trợ tự động khác, tăng cường hiệu quả và tiện ích trong việc quản lý và xử lý cuộc gọi.
Quản lý hiệu suất nhân viên:
OMICall cung cấp các công cụ thống kê hiệu suất và chất lượng, ticket (phiếu ghi) nhắc nhở công việc, và CRM để quản lý thông tin khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên, tăng cường quản lý và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Tham khảo: Phần mềm quản lý telesales hiệu quả thời đại 4.0
Với những thông tin đã cung cấp ở bài viết, doanh nghiệp có thể hiệu được ghi âm cuộc gọi là gì và những lợi ích mà tính năng này mang lại. Nếu có vấn đề thắc mắc, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp miễn phí.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
