Hiện nay, việc lắp tổng đài cho văn phòng được rất nhiều doanh nghiệp triển khai. Đặc biệt là lắp đặt tổng đài ảo trong thời đại công nghệ 4.0. Đây được xem là phần mềm sử dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại và hữu ích đối với doanh nghiệp trong dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Tổng đài ảo là gì?
Là hệ thống nghe – thoại sử dụng công nghệ VoIP tiên tiến tích hợp công cụ CRM nhằm nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng, giảm chi phí và tối ưu chốt sale dễ dàng qua các cuộc gọi.
Lợi ích của tổng đài ảo
Gia tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng hiệu quả
Ngày nay, việc kinh doanh trên internet rất phát triển, luôn được doanh nghiệp quan tâm vì sự tiện lợi. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải đáp ứng đủ các yêu cầu của khách hàng và giải quyết đơn đặt hàng mới nhanh chóng, chuyên nghiệp. Vì vậy việc đầu tư một hệ thống tổng đài tự động như tổng đài ảo là rất cần thiết. Nếu một cuộc gọi quan trọng bị bỏ lỡ vì nhân viên trực tổng đài không có mặt ở thời điểm đó hoặc mạng điện thoại bị hỏng, có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại rất nhiều.
>>> Xem thêm: Giải đắp thắc mắc khi đăng ký giải pháp tổng đài doanh nghiệp
Đơn giản hóa cơ sở hạ tầng viễn thông
Điểm khác giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống là hệ thống hạ tầng viễn thông được “ảo hóa”. Các kết nối, thông tin liên lạc được định tuyến thông qua internet. Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng phần mềm trực tiếp trên PC, laptop, điện thoại, ứng dụng,… có kết nối internet.
Tiết kiệm chi phí, gia tăng doanh thu doanh nghiệp
Để doanh nghiệp tăng lợi nhuận, thì việc tiết kiệm chi phí càng nhiều là điều quan trọng. Tổng đài ảo sẽ tối ưu các chi phí cần thiết, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kinh doanh. Chỉ cần kết nối internet, các chi nhánh dù ở đâu vẫn có thể liên hệ nhanh chóng và hoàn toàn miễn phí. Chi phí thuê nhân sự cũng sẽ được giảm thiểu. Đồng thời, dịch vụ tổng đài ảo cũng tối ưu hóa hiệu quả công việc của đội ngũ tiếp thị. Từ đó không bỏ lỡ bất kỳ của gọi nào, giúp nâng cao sự hài lòng cho khách hàng.
>>> Xem thêm: Mẫu lời chào tổng đài ấn tượng ứng dụng cho mọi doanh nghiệp
Tính linh hoạt, dễ làm việc từ xa
Dịch vụ khách hàng 24/7 đang là xu hướng và là điều các doanh nghiệp đang tìm kiếm. Thông qua dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể sử dụng ở nhiều nơi khác nhau, phục vụ khách hàng một cách toàn diện. Ngoài ra, dịch vụ cho phép tương tác giữa người dùng và đồng nghiệp của họ, dù đang ở bất kỳ đâu.
Lưu ý khi lắp đặt tổng đài ảo cho văn phòng
Lựa chọn loại tổng đài
Hiện nay, tổng đài nội bộ có 2 loại: Tổng đài truyền thống Analog và tổng đài ảo VoIP. Mỗi loại tổng đài này đều có ưu nhược điểm riêng đáp ứng nhu cầu sử dụng của mỗi doanh nghiệp khác nhau.
Tổng đài truyền thống Analog là mạng điện thoại chuyển mạch công cộng. Khi được đăng ký đầu số, nhà mạng sẽ trực tiếp liên kết line của bưu điện đến với nơi sử dụng của doanh nghiệp. Sau đó, line này sẽ được đấu nối với tổng đài Analog ngay ở văn phòng và chia nhánh trực tiếp ngay trên đó. Vì vây, tổng đài Analog khá khó khăn trong vấn đề vận hành và quản lý. Tính năng tổng đài hạn chế, thường xuyên bận line, phải dùng nhiều số điện thoại, … khó quảng bá. Đồng thời cũng tốn kém chi phí: chi phí đường dây cáp, bảo trì bảo dưỡng, thuê nhân sự có kỹ thuật sửa chữa tổng đài, … Việc lắp đặt hệ thống vật lý cũng rườm rà, không sử dụng linh hoạt, dời văn phòng là phải thiết lập lại từ đầu.
Còn đối với tổng đài ảo, rất nhiều tính năng được cải tiến và bổ sung. Cùng với đó, việc lắp đặt cũng trở nên dễ dàng hơn khi chỉ cần sử dụng trực tiếp trên online. Với những cải tiến về mặt kỹ thuật và tính năng, tổng đài ảo đáp ứng nhu cầu sử dụng liên tục, ổn định và khả năng sử dụng lâu dài cho các doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp có thể hiện đại hóa quy trình làm việc vừa tối ưu về chi phí, khả năng sử dụng thay đổi linh hoạt đa dạng.
Nhu cầu của doanh nghiệp
Việc lắp đặt tổng đài cho văn phòng cũng cần xác định theo quy mô và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Có thể giống nhau về quy mô, nhưng mục đích sử dụng khác nhau, tùy vào loại hình kinh doanh. Có những doanh nghiệp sử dụng tổng đài cho các nhu cầu trả lời và gọi cơ bản. Mặt khác, nhiều doanh nghiệp thì cần tổng đài tích hợp nhiều tính năng hơn, như: Tích hợp CRM, AI, …
Lựa chọn đầu số tổng đài
Việc lựa chọn đầu số lắp đặt tổng đài cho văn phòng cũng rất quan trọng. Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, có 4 dạng đầu số chính có thể sử dụng như:
- Đầu số 1900
- Đầu số 1800
- Đầu số cố định
- Đầu số di động
Đầu số đảm nhiệm chức năng là cầu nối giúp doanh nghiệp kết nối và gia tăng trải nghiệm tốt của khách hàng, thúc đẩy hiệu quả chốt sale.
Trang bị đường truyền
Đường truyền ổn định đóng vai trò rất lớn đến hiệu quả hoạt động của tổng đài điện thoại cho văn phòng. Sẽ có nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Chẳng hạn như: Nhiễu sóng, gián đoạn thông tin, tín hiệu chập chờn,… Điều đó sẽ khiến cuộc gọi không ổn định và hiệu quả công việc giảm đi nhiều. Vì vậy, hãy trang bị cho mình một đường truyền internet ổn định. Luôn có 1-2 đường truyền khác dự phòng để tránh các sự cố xảy ra với đường truyền chính.
Chọn dịch vụ uy tín
Ngày nay, tổng đài được coi là công cụ thiết yếu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó giúp đảm bảo hiệu quả thông tin liên lạc bên trong và ngoài tổ chức. Sử dụng hệ thống PBX không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo liên lạc an toàn hơn, quản lý cuộc gọi dễ dàng, …
Với những lợi ích tuyệt vời trên, nhu cầu lắp đặt tổng đài cho văn phòng ngày một tăng cao. Vì vậy, để lựa chọn đơn vị lắp đặt tổng đài cho văn phòng tốt nhất cần có sự cân nhắc, đánh giá kỹ càng. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng để lựa chọn dịch vụ tổng đài:
- Uy tín, thương hiệu nhà cung cấp
- Bao gồm nhiều dịch vụ hỗ trợ kèm theo
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm
- Tính linh hoạt, tùy biến cao
OMICall – Dịch vụ tổng đài đa kênh ứng dụng AI hàng đầu Việt Nam hoàn toàn đáp ứng đầy đủ những tiêu chí trên. Giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp. Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
>>> Xem thêm: OMICall – Giải pháp tổng đài doanh nghiệp thời đại 4.0
OMICall – Dịch vụ lắp đặt tổng đài cho văn phòng
Trong những năm vừa qua, tổng đài ảo OMICall tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp và công ty khởi nghiệp với nhiều ưu điểm vượt trội:
- Đội ngũ nhân viên nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ. Sẵn sàng tư vấn cho doanh nghiệp lắp đặt tổng đài cho văn phòng khi có nhu cầu tối đa chi phí.
- Là tổng đài tích hợp trí tuệ nhân tạo đầu tiên tại Việt Nam.
- Dùng thử hệ thống tổng đài miễn phí trong 1 tháng, tiết kiệm 50% chi phí.
- Được sở hữu toàn quyền hệ thống tổng đài thông minh, hoạt động chuyên nghiệp.
- Bảo trì hệ thống định kỳ, nâng cấp các tính năng công nghệ hiện đại thường xuyên. Giúp doanh nghiệp tận dụng công nghệ cao cấp.
Tạm kết
Trên đây là những thông tin liên quan đến việc lắp tổng đài cho văn phòng. Đây chắc là công cụ không thể thiếu dù cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào. Điều quan trọng chính là lựa chọn được thiết bị đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ mà vẫn có thể tối ưu chi phí.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
