Hẳn là khi gọi đến tổng đài bạn đã quá quen thuộc với một giọng nói tự động hướng dẫn các thao tác với nhà cung cấp dịch vụ. Đó chính là tổng đài trả lời tự động viết tắt là IVR, là loại hình đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hệ thống này nhé.
Tổng đài trả lời tự động là gì?
Tổng đài trả lời tự động là tính năng cơ bản trên tổng đài giúp phân luồng khách hàng qua các phím bấm dựa trên nội dung lời chào gọi, chuyển hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận hay phòng ban liên quan để xử lý yêu cầu của khách hàng.
Nguyên lý hoạt động rất đơn giản, khi khách hàng gọi điện đến tổng đài họ sẽ được nghe một đoạn ghi âm có sẵn. Trong đoạn thoại bao gồm lời chào mừng và hướng dẫn thao tác trên bàn phím để chuyển hướng cuộc gọi theo nhu cầu của khách hàng.
Ví dụ đoạn ghi âm sẵn:
“Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:
Phím 1 phòng Kinh doanh
Phim 2 phòng Kế toán
Phím 3 phòng Nhân sự
Phím 4 phòng Kinh doanh Quốc tế
Phím 4 phòng Marketing
Phím 0 để gặp tổng đài viên
Xin cảm ơn”
Từ đó quy trình được đơn giản hóa, khách hàng/đối tác sẽ kết nối thẳng phòng ban mà mình mong muốn.
Tham khảo: Giải pháp Autocall là gì? Đối tượng nào nên sử dụng?
Lợi ích tổng đài trả lời tự động mang lại
Sự ra đời của hệ thống trả lời tự động mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và khách hàng, cụ thể như sau:
Giảm tải công việc
Hằng ngày, bộ phận lễ tân tiệp nhận hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi xử lý vấn đề khách hàng.Do đó lượng công việc khá nhiều và “làm hoài không hết”. Vì vậy khi sử dụng tổng đài tự động, khách hàng chỉ cần bấm phím mà không cần sự can thiệp của lễ tân. Đặc bệt là vẫn đảm bảo được quy trình chăm sóc khách hàng hiêu quả. Điều này đã giúp cho bộ phận tiếp tân giảm tải một lượng lớn công việc.
Kết nối nhanh hơn
Tổng đài được hỗ trợ từ bộ phận lễ tân, khách hàng sẽ phải trình bày rõ vấn đề cho họ hiểu. Sau đó phải chờ lễ tân kết nối tới đúng phòng ban. Tiếp theo, khách hàng sẽ giải thích vấn đề của mình thêm một lần nữa và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với hệ thống trả lời tự động mọi việc được giải quyết nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần làm theo hướng dẫn và bấm phím gặp các phòng ban có thể hỗ trợ.
Chuyên nghiệp
Các vấn đề hay khiếu nại của khách hàng được xử lý nhanh gọn lẹ, tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Giúp hình ảnh doanh nghiệp của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Tối ưu chi phí vận hành
Chi phí đầu tư cho hệ thống rất thấp so với chi phí doanh nghiệp bỏ ra thuê nhân viên trực điện thoại.
Ngoài ra, hệ thống tổng đài trả lời tự động còn có thể giám sát chất lượng cuộc gọi như ghi âm, chuyển văn bản thành giọng nói, chấm điểm cuộc gọi,… rất nhiều tính năng được tích hợp vào hệ thống.
Một số lưu ý khi sử dụng tổng đài trả lời tự động
Sau đây là một số lưu ý giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống tổng đài tự động hiệu quả:
Lời chào ngắn gọn, rõ ràng: Doanh nghiệp nên cung cấp lời chào càng ngắn gọn càng tốt, đi thẳng vào vấn đề. Không nên dài dòng, chậm chạp vì những điều đó sẽ khiến khách hàng mất kiên nhẫn.
Đảm bảo thông tin chính xác: Mặc dù doanh nghiệp có thể điều chỉnh thông tin khi xây dựng tổng đài tự động, nhưng lại mất khá nhiều thời gian.
Tạm kết
Bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin về định nghĩa và lưu ý khi thiết lập tổng đài trả lời tự động. Đây là xu hướng mới tối ưu hơn hình thức nhân viên trực tổng đài trước đây. Mong những thông tin trên sẽ mang lại nhiều thông tin hữu ích cho Quý khách hàng.
Chúng tôi đang cung cấp dịch vụ tổng đài ảo OMICall tích hợp tổng đài trả lời tự động.
Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
