Mặc dù tin nhắn có ích, nhưng không thể phủ nhận rằng cuộc gọi điện thoại mang lại khả năng trao đổi thông tin và thảo luận nhanh chóng hơn rất nhiều so với các ứng dụng dùng để nhắn tin. Tuy nhiên, khác với email và tin nhắn, cuộc gọi điện thoại thường khó lưu lại. Đó là lý do tại sao đôi khi ta cần sử dụng phần mềm ghi âm cuộc gọi để giải quyết vấn đề này.
03 lý do doanh nghiệp phải ghi âm cuộc gọi?
Việc ghi âm lại cuộc gọi là rất cần thiết trong xã hội hiện nay. Giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng:
Điều chỉnh kỹ năng bán hàng
Ghi âm cuộc gọi là một yếu tố không thể thiếu đối với các doanh nghiệp dựa vào bán hàng qua điện thoại. Nó cung cấp cơ hội cho nhà quản lý lắng nghe các cuộc gọi giữa nhân viên bán hàng và khách hàng. Qua đó, họ có thể đánh giá cuộc gọi bán hàng, làm việc cùng nhân viên bán hàng. Và xác định các điểm cần cải thiện trong cuộc trò chuyện.
Bên cạnh đó, việc tổng hợp các bản ghi âm giúp nhân viên bán hàng có tài liệu tham khảo và nghe lại các cuộc gọi thành công. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhân viên bán hàng đang gặp khó khăn.
Khi sử dụng phần mềm ghi âm cuộc gọi, quản lý có thể linh hoạt nghe lại các cuộc gọi CSKH. Từ đó tìm ra những điểm cần khắc phục và cải thiện các kỹ năng cho nhân viên của mình như: lắng nghe, giao tiếp, thái độ, …
>>> Xem thêm: Chỉ số NPS là gì? TOP 01 lý do khiến khách hàng rời đi
Các thông tin cần thiết đều được lưu trữ, không bị bỏ lỡ
Lưu trữ bản ghi âm giúp doanh nghiệp có một nguồn tài liệu tham khảo chính xác về các tương tác đã diễn ra. Điều này mang lại lợi ích đặc biệt trong việc lưu trữ thông tin về khách hàng. Lưu trữ thông số kỹ thuật sản phẩm và quy trình cài đặt. Trong trường hợp khách hàng quên chi tiết chính xác về sản phẩm đã đặt hàng, yêu cầu những điều chỉnh cụ thể. Hoặc gặp bất kỳ tình huống nào đòi hỏi sự chỉnh chu, chi tiết cặn kẽ. Phần mềm ghi âm cuộc gọi sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin.
Giải quyết các tranh chấp pháp lý
Bằng cách ghi âm các cuộc gọi điện thoại quan trọng, bạn có thể đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Bản ghi âm có thể được sử dụng như một hợp đồng miệng để giải quyết các tranh chấp. Đặc biệt khi khách hàng gọi điện để khiếu nại về công ty.
Khi nhân viên CSKH đề xuất các giải pháp hợp lý để giải quyết vấn đề. Nhưng khách hàng không hài lòng và quyết định khiếu nại doanh nghiệp lên tòa án. Doanh nghiệp có thể tận dụng phần mềm ghi âm cuộc gọi trong quá trình tư vấn với khách hàng. Để làm bằng chứng xác thực trước toà án. Điều này giúp xác minh và xử lý các tranh chấp không đáng có một cách công bằng và cụ thể.
>>> Xem thêm: Top 06 cách quản lý data khách hàng doanh nghiệp nên áp dụng
Lưu trữ thông tin với tính năng ghi âm cuộc gọi của tổng đài OMICall
OMICall là một giải pháp tương tác khách hàng đa kênh toàn diện, bao gồm tổng đài, livechat và Facebook, được truy cập thông qua nền tảng web và ứng dụng di động. Ngoài ra, OMICall còn cung cấp hệ thống mini-CRM để quản lý thông tin khách hàng. Cũng như các công cụ marketing như SMS Marketing, Email Marketing và Zalo ZNS.
Để có một phần mềm với tính năng ghi âm, quy trình rất đơn giản. Bạn chỉ cần liên hệ qua số hotline 0899 90 98 68, kết nối với OMICall – Doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cho các doanh nghiệp khác, hỗ trợ 24/7:
OMICall cung cấp các tính năng sau:
- Tự động ghi âm tất cả các cuộc gọi ra, gọi vào và gọi nội bộ trên tất cả các máy nhánh trên tổng đài.
- Thời gian lưu trữ mặc định của bản ghi âm là 30 ngày (các file ghi âm cũ sẽ tự động xóa).
- Nếu cần lưu trữ bản ghi âm lâu hơn, có thể thỏa thuận về việc phát sinh chi phí.
- Có thể loại trừ những máy nhánh không muốn ghi âm (như máy nhánh của sếp hoặc quản lý).
- Không giới hạn về số lượng, thời lượng các cuộc gọi được ghi âm.
Dịch vụ của OMICall cho phép cung cấp cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh hoàn toàn miễn phí và không bị giới hạn về địa lý. Khi đăng ký sử dụng dịch vụ, khách hàng sẽ được cung cấp một tài khoản quản lý, thống kê cuộc gọi và nghe file ghi âm.
>>> Xem thêm: Call center ảo – Trợ lý CSKH đắc lực cho doanh nghiệp
Tạm kết
Qua bài viết trên, bạn đã có cái nhìn tổng quan về lý do tại sao các doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm ghi âm cuộc gọi. Điều này là xu hướng phổ biến của các doanh nghiệp hiện đại trong thời đại công nghệ số 4.0.
Sử dụng tổng đài ảo OMICall, bạn có thể tiết kiệm chi phí đáng kể so với việc sử dụng tổng đài truyền thống. Ngoài ra, OMICall còn mang đến nhiều lợi ích và tính năng nổi bật khác đang chờ doanh nghiệp khám phá. Hi vọng bạn có thể tìm ra giải pháp tổng đài phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
