Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã chọn lắp đặt giải pháp tổng đài ảo thay thế cho tổng đài truyền thống giúp tối ưu chi phí, tiện ích trong quá trình vận hành và sử dụng. Doanh nghiệp phải tiếp nhận nhiều cuộc gọi trong một ngày. Việc quản lý thông tin khách hàng khó khăn hay quá trình chăm sóc khách hàng không đạt hiệu quả? Giải pháp tổng đài ảo sẽ giúp quá trình chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả cao làm tăng doanh thu đáng kể cho doanh nghiệp.
Những khó khăn doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống tổng truyền thống
Tổng đài truyền thống tồn tại trong nhiều thập kỷ, đã phổ biến, quen thuộc với doanh nghiệp. Chi phí đầu tư cao và mỗi tháng trả cước gọi thoại quá cao. Nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn không chịu đổi mới công nghệ. Sau một thời gian sử dụng lại tốn thêm chi phí sửa chữa thiết bị, bảo dưỡng để duy trì vận hành.
Việc lưu trữ file làm chậm quá trình truy xuất thông tin để biết được nhu cầu, lịch sử go dịch trước đó của khách hàng. Doanh nghiệp nếu muốn kết nối các phòng ban, chi nhánh với nhau phải đi mạng lưới phức tạp cần nhiều chi phí và thời gian thực hiện. Với tổng đài truyền thống bắt buộc nhân viên phải ngồi tại văn phòng để nghe – trả lời điện thoại của khách hàng.
Giải pháp tổng đài ảo đã giải quyết tất cả các hạn chế, nhược điểm của tổng đài truyền thống mà doanh nghiệp gặp phải đặc biệt là tích hợp nhiều tính năng vượt trội giúp quá trình chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả cao.
Giải pháp tổng đài ảo mang giá trị vượt trội cho doanh nghiệp
Giải pháp tổng đài ảo dựa trên công nghệ điện toán đám mây hoạt động ổn định 24/7. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư mua thiết bị tổng đài rườm rà. Chỉ cần kết nối internet với thiết bị như điện thoại, laptop, PC. Doanh nghiệp đã có thể sử dụng tổng đài ảo
Tích hợp tính năng trả lời tự động (IVR) cung cấp thông tin cơ bản cho khách hàng. Có thể về sản phẩm, dịch vụ hay chương trình khuyến mãi nhanh nhất, hạn chế việc chờ máy lâu. Tạo sự bất ngờ cho khách hàng qua những tin nhắn chúc mừng vào ngày sinh nhật. Hay tin vào các ngày lễ trong năm thể hiện quan tâm của doanh nghiệp đến khách hàng. Từ đó có các chính sách ưu đãi và chăm sóc tốt hơn cho từng nhóm khách hàng khác nhau.
Hỗ trợ ghi âm cuộc gọi của nhân viên tư vấn với khách hàng. Giúp kiểm tra chất lượng cuộc gọi, đảm bảo quá trình CSKH đạt hiệu quả. Hỗ trợ doanh nghiệp tích hợp và sử dụng số di động để tiếp nhận cuộc gọi đến/đi mà không cần sử dụng sim hay các thiết bị nào.
Hỗ trợ kết nối với các đầu số tổng đài 1900, 1800, 024xx, 028xx,… Không giới hạn số lượng cuộc gọi đồng thời điểm và chỉ hiển thị duy nhất một đầu số di động.
Giải pháp tổng đài ảo gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí. Không cần phải lắp đặt đường dây phức tạp vẫn phân chia được nhiều máy nhánh. Các phòng ban hoặc các chi nhánh dễ dàng kết nối với nhau. Thuận tiện trong việc trao đổi thông tin và dữ liệu, không giới hạn vị trí địa lý.
Theo thống kê hiện nay tổng đài ảo giúp:
Tiết kiệm 50% chi phí cước gọi hàng tháng.
Hơn 98% tỷ lệ cuộc gọi thành công
Tăng 90% tỷ lệ nhận cuộc gọi
Đảm bảo chất lượng cuộc gọi đến 95%.
Case study giải pháp tổng đài ảo
Để lắp đặt và đăng ký đối với hệ thống tổng đài truyền thống vô cùng phức tạp. Nhiều quy trình phức tạp và nhiều thủ tục gây mất thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Nhưng với giải pháp tổng đài ảo chỉ cần vài bước đơn giản đã có thể thiết lập xong hệ thống tổng đài ảo thông minh cho doanh nghiệp.
Bước 1: Doanh nghiệp chọn gói cước phù hợp.
Bước 2: Chọn đầu số cố định để gọi đi và gọi đến.
Bước 3: Lên kịch bản lời chào, phân chia các các cuộc gọi đến cho từng bộ phận hoặc nhân viên để dễ dàng quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng.
Bước 4: Kích hoạt dịch vụ, bàn giao và hướng dẫn sử dụng.
Khi có đầy đủ thông tin, nhà cung cấp sẽ kích hoạt và thiết lập dịch vụ theo yêu cầu đã trao đổi trước đó với doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ được tư vấn chi tiết cách sử dụng và vận hành dịch vụ như thế nào.
Sau khi được tư vấn, hoàn thành các thỏa thuận giữa 2 bên. Nhân viên của nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo OMICall sẽ tiến hành lắp đặt và bàn giao dịch vụ sớm nhất cho doanh nghiệp.
Hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
- Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
- Chi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
