Trong thời đại 4.0, việc áp dụng tổng đài nội bộ đã trở thành lựa chọn hợp lý cho mọi doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất chăm sóc khách hàng, mà còn mang lại sự tiết kiệm về mặt tài chính, nhân sự và nguồn lực.
Vậy tổng đài nội bộ là gì? Vì sao giải pháp này lại quan trọng? Hãy cùng OMICall tìm hiểu ngay sau đây nhé.
Tổng đài nội bộ là gì?
Tổng đài nội bộ là hệ thống giao tiếp âm thanh (hoặc cả hình ảnh) được thiết kế để kết nối và hỗ trợ liên lạc giữa các thành viên trong doanh nghiệp, công ty hoặc tổ chức bất kỳ.
Chức năng chính của tổng đài nội bộ là tạo ra một cơ chế liên lạc hiệu quả giữa các nhân viên hoặc thành viên trong cùng một tổ chức, bất kể vị trí làm việc hay địa điểm khác nhau của họ.
Tổng đài nội bộ thường được cấu hình để cho phép gọi nội bộ miễn phí hoặc với mức giá thấp hơn so với cuộc gọi điện thoại bình thường. Hệ thống này giúp cải thiện khả năng liên lạc giữa các phòng ban, nhân viên và cấp quản lý trong tổ chức, tăng cường tính linh hoạt và hiệu suất làm việc.
>>> Xem thêm: Call Center là gì? Tổng hợp những điều cần biết về Call Center
Lợi ích cuả việc sử dụng tổng đài nội bộ
Sử dụng tổng đài nội bộ trong tổ chức hoặc doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Dưới đây là một số lợi ích chính:
- Tích hợp và quản lý hiệu quả: Giải pháp này giúp tổ chức tập trung quản lý cuộc gọi một cách hiệu quả. Các tính năng quản lý như ghi âm cuộc gọi, theo dõi thời gian chờ, chuyển tiếp và tự động phân phối cuộc gọi giúp đảm bảo mọi cuộc gọi được xử lý hiệu quả.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Khách hàng có thể dễ dàng liên hệ với tổ chức của bạn thông qua hệ thống. Việc chuyển tiếp cuộc gọi đến các phòng ban hoặc nhân viên phù hợp giúp giảm thời gian chờ đợi và tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
- Tích hợp tính năng chuyên nghiệp: Tổng đài nội bộ thường cung cấp các tính năng như hệ thống gọi tự động, ghi âm cuộc gọi, menu điều hướng, định danh cuộc gọi và nhiều tính năng khác, tạo ra trải nghiệm chuyên nghiệp và tiện lợi cho người dùng.
- Tăng năng suất và hiệu quả công việc: Tổng đài nội bộ giúp tổ chức tối ưu hóa quá trình liên lạc nội bộ. Nhân viên có thể dễ dàng liên lạc và chia sẻ thông tin, đồng thời giảm thời gian tìm kiếm thông tin và liên hệ với đồng nghiệp, nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện các tác vụ hàng ngày.
>>> Xem thêm: Lắp đặt tổng đài điện thoại – tuyệt chiêu nắm bắt tâm lý khách hàng, chốt sale ngay và luôn!
Những ai cần sử dụng hệ thống liên lạc nội bộ
Dưới đây là những doanh nghiệp cần sử dụng giải pháp này:
- Các doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều nhân viên và nhiều chi nhánh.
- Các doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc nội bộ cao, cần có một tổng đài điện thoại chuyên nghiệp và hiệu quả.
- Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng, cần có một tổng đài điện thoại có thể giúp họ dễ dàng liên lạc với khách hàng.
- Các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý cuộc gọi, cần có một tổng đài điện thoại có thể giúp họ theo dõi và quản lý các cuộc gọi một cách hiệu quả.
- Các doanh nghiệp có nhu cầu bảo mật thông tin, cần có một tổng đài điện thoại có thể giúp họ bảo vệ thông tin của mình khỏi bị truy cập trái phép.
Gợi ý lựa chọn tổng đài cho doanh nghiệp bạn
OMICall là một trong những nhà cung cấp dịch vụ tổng đài nội bộ với các gói dịch vụ phù hợp với quy mô kinh doanh và ngân sách của từng doanh nghiệp. Sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng đám mây, OMICall thực hiện và nhận cuộc gọi với nhiều tính năng hiện đại và thông minh tích hợp như:
- Phân line cuộc gọi tối ưu: tự động chuyển cuộc gọi tới nhân viên phụ trách khi khách hàng cũ gọi lại.
- Tổng đài thông minh: cho phép lên kịch bản nội dung truyền tải đến khách hàng, chỉnh sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Quản lý – báo cáo: giám sát tất cả trạng thái gọi vào / gọi ra theo thời gian thực, quản lý chi tiết lịch sử cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, phân phối cuộc gọi, chuyển thư thoại thành văn bản, nhắn tin nội bộ, v.v.
- Quản lý phòng ban: tạo và quản lý nhiều liên hệ (khách hàng cá nhân), nhiều công ty, nhóm các liên hệ từng bộ phận, phòng ban của công ty.
- Tích hợp tính năng hiện đại: tích hợp với CRM, nhắn tin, trò chuyện trực tiếp, ticket (phiếu ghi), Video Call, v.v.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về công nghệ VoIP – Ứng dụng của VoIP vào thực tế
Kết luận
Trên đây là tổng quan về tổng đài nội bộ là gì? Hy vọng qua bài viết này OMICall đã giúp bạn hiểu rõ hơn về giải pháp này cũng như những điểm cần lưu ý. Từ đó tìm ra lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: https://omicall.com/
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: Tòa nhà An Hưng Building 85 – 87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội.
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
