Kỷ nguyên số, đòi hỏi doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần có chiến lược phát triển hiện đại, trong đó tổng đài ảo cho doanh nghiệp là giải pháp tối ưu nhất, được đánh giá là xu hướng chuyển đổi số đem đến nhiều trải nghiệm hiệu quả trong việc quản lý đội ngũ nhân viên và nâng cao chất lượng trong khâu tiếp cận và chăm sóc khách hàng!
Vậy tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì? Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn tổng đài mà không phải một phương thức quản lý khác? Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để tìm đến câu trả lời chính xác nhất!
Hiểu rõ hơn về tổng đài ảo?
Tổng đài ảo hay còn gọi là tổng đài điện thoại, đây là mô hình công nghệ thiết lập có tính năng nghe – gọi trực tuyến (chỉ cần kết nối internet là có thể dễ dàng sử dụng), áp dụng Voip và hệ thống lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây (cloud computing).
Tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp với tính năng hiện đại, lịch hoạt, thay thế hoàn toàn cho sự rườm rà của tổng đài truyền thống, phù hợp với bất kỳ doanh nghiệp nào, dù người sử dụng không am hiểu kỹ thuật.
Ngoài ra, tổng đài ảo cho doanh nghiệp giúp nâng cao chất lượng khách hàng kết nối qua cuộc gọi, giảm chi phí thoại xuống mức thấp nhất nhằm tối ưu ngân sách, tiết kiệm thời gian quản lý và vận hành,…
Đặc biệt, mô hình này còn kết hợp công cụ CRM tiên tiến – Một tính năng quản lý khách hàng cực kỳ hiệu quả, hỗ trợ quá trình tư vấn, chốt sale, chăm sóc khách hàng hoàn hảo thông qua cuộc gọi.
>> Xem thêm: Phần mềm tổng đài ảo đa kênh
Những doanh nghiệp nào nên sử dụng tổng đài ảo?
Với những thông tin trên, không thể phủ nhận tầm quan trọng của tổng đài ảo cho doanh nghiệp trong thời đại số hiện nay, áp dụng công nghệ kỹ thuật vào quá trình vận hành và chăm sóc khách hàng cũng như quản lý tốt đội ngũ nhân viên là yếu tố bắt buộc để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển.
Song, nếu bạn vẫn còn đang thắc mắc công ty của mình có nên lắp đặt hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp hay không? Hãy xem xét mình có thuộc một trong những trường hợp dưới đây không nhé!
-
Doanh nghiệp chưa có văn phòng
Với những trường hợp công ty chưa có văn phòng cố định, nhân viên thường làm việc tại nhà hoặc chủ động làm việc từ xa, điều này sẽ tạo khó khăn cho chủ doanh nghiệp không thể quản lý công việc, đánh giá chất lượng của đội ngũ nhân viên.
-
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh
Công ty mở nhiều chi nhánh, văn phòng trên toàn quốc, nhân viên sẽ làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, đây là điều tất yếu trong quá trình phát triển, song nếu với cách quản lý cũ sẽ gây trở ngại khi doanh nghiệp không thể nắm bắt hết được công việc của nhân viên.
-
Khối lượng khách hàng lớn
Khi lượng khách hàng ngày một tăng lên, để tiếp nhận và chăm sóc khách hàng theo mô hình truyền thống khiến đội ngũ nhân viên bị quá tải trong công việc, điều này dẫn đến quá trình chăm sóc khách hàng trở nên khó khăn, trải nghiệm không tốt khiến khách hàng bỏ đi, doanh thu tụt dốc, nhưng thuê thêm nhân viên làm doanh nghiệp tốn quá nhiều chi phí.
-
Chuyên nghiệp hoá quy trình chăm sóc khách hàng
Doanh nghiệp của bạn muốn khách hàng có những trải nghiệm tốt nhất khi liên hệ và sử dụng sản phẩm của công ty, hoặc đơn giản hơn, bạn muốn chuyên nghiệp hoá quy trình tiếp cận, chăm sóc, tư vấn khách hàng nhằm cải thiện doanh số và đem đến những trải nghiệm hoàn hảo nhất cho khách hàng, biến họ trở thành những vị khách trung thành lâu dài.
-
Doanh nghiệp muốn bắt kịp xu hướng
Thời đại 4.0, doanh nghiệp của bạn không thể mãi sử dụng những công cụ quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng truyền thống, điều này gây nên nhiều bất lợi và nó khiến bạn đi lùi xu hướng phát triển.
>> Tìm hiểu ngay: Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu hiện nay
Bạn có thấy mình là một trong những trường hợp trên? Bạn sẽ hành động như thế nào để thay đổi?
Ngay hôm nay hãy tìm hiểu và bắt đầu sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp – Giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân lực, cước phí gọi, thiết bị hỗ trợ, gia tăng doanh thu hiệu quả với tính năng kết nối và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, không bỏ qua bất kỳ cuộc gọi nào, tối ưu quy trình vận hành và quản lý chất lượng công việc cho doanh nghiệp với số lượng nhân viên nhiều và làm việc ở nhiều chi nhánh khác nhau.
Lợi ích tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp?
Ngoài những đặc điểm được nhắc đến trên, khi quyết định lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp, bạn sẽ nhận được những lợi ích vượt trội sau đây:
-
Tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp
Khi sử dụng tổng đài truyền thống, doanh nghiệp sẽ tốn không ít chi phí cho việc lắp đặt máy chủ và các thiết bị hỗ trợ PABX cùng cơ sở viễn thông, nhưng với tổng đài ảo đa kênh, cơ sở hạ tầng sẽ được “ảo hoá” giúp doanh nghiệp dễ dàng sử dụng phần mềm, chỉ cần máy tính hoặc điện thoại có kết nối internet.
Ngoài ra, hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp còn tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp khi gọi nội bộ miễn phí ở nhiều chi nhánh trên toàn quốc, giảm cước gọi lên đến 60% so với cuộc gọi thông thường, đặc biệt tối ưu nhân sự cực kỳ hiệu quả, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng dễ dàng dù không am hiểu về kỹ thuật, quản trị công nghệ.
-
Hợp thức hóa nền tảng chăm sóc khách hàng
Khi áp dụng tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp – công cụ chuyên nghiệp trong quá trình quản lý chất lượng công việc cho đội ngũ nhân viên, giúp nâng cao hiệu suất, tăng khả năng làm việc và đánh giá chất lượng trong suốt quá trình chăm sóc và cá nhân hoá thông tin khách hàng, giúp phát triển mối quan hệ giữa nhân viên và khách hàng.
Ngoài ra, tổng đài ảo giúp kết hợp đa kênh với nhiều nền tảng tiếp cận và chăm sóc khách hàng, hợp nhất hệ thống và phương thức liên lạc, trao đổi giữa nhân viên và khách hàng nhằm đem đến hiệu suất và kết quả tốt nhất, tăng khả năng chốt sale, gia tăng doanh số.
-
Tính năng hỗ trợ đa dạng
Ngoài những tính năng về chăm sóc khách hàng và quản lý đội ngũ nhân viên, tổng đài ảo cho doanh nghiệp còn bổ sung khá nhiều tính năng tối ưu mà mọi công ty đều cần có như báo cáo công việc, quản lý cuộc gọi, sắp xếp cuộc gọi, thẻ quản lý công việc, IVR, đánh giá chất lượng cuộc gọi,… điều này sẽ mang lại những trải nghiệm cần thiết, phục vụ tốt nhất cho quá trình phát triển của doanh nghiệp.
-
Chuyên nghiệp hoá quy trình làm việc
Nếu doanh nghiệp đang bắt kịp với xu hướng chuyển đổi số thì tổng đài ảo là yếu tố giúp bạn chuyên nghiệp hoá quy trình vận hành với các thiết bị đầu cuối IP không chỉ phục vụ nhu cầu nghe gọi mà nó còn giúp doanh nghiệp thực hiện các tính năng hiện đại như Auto all, Call Queue, Auto Attendant, Voice Mail,…
-
Mở rộng linh hoạt, không giới hạn máy nhánh
Thêm một lợi ích khác khi sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp, được xem là tính năng vô cùng ưu việt, đó chính là doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng các máy nhánh tại các địa điểm, văn phòng khác nhau trên toàn quốc một cách nhanh chóng và dễ dàng, giúp việc quản lý và chăm sóc khách hàng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
Ngoài 5 tính năng nổi bật trên, khi lắp đặt hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp chắc chắn bạn sẽ phát hiện thêm nhiều tính năng cần thiết khác cực kỳ cần thiết, đem đến cho doanh nghiệp những trải nghiệm tuyệt vời nhất trên con đường chuyên nghiệp hoá quá trình kinh doanh.
>> Có thể bạn quan tâm: Những tiêu chí quan trọng khi mua tổng đài ảo
Tạm kết
Đến thời điểm hiện nay, tổng đài ảo cho doanh nghiệp được xem là một xu hướng chuyển đổi số cần thiết nếu doanh nghiệp, minh chứng là hàng loạt thương hiệu lớn đã áp dụng và đem đến nhiều thành công hơn mong đợi.
Nếu muốn tiếp tục phát triển trong kỷ nguyên số hiện nay, điều mà bạn cần cân nhắc chính là lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm tổng đài uy tín, và tất nhiên, OMICall chính là sự lựa chọn hoàn toàn hợp lý và cực kỳ thông minh trong thời điểm này!
Hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68
Website: omicall.com
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
- Trụ sở: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi Nhánh Hà Nội: Toà nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy
- Chi Nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
