Trong ngành dịch vụ spa, mỗi cuộc gọi từ khách hàng đều mang đến cơ hội để chốt lịch hẹn, cung cấp thông tin về dịch vụ và gia tăng doanh thu. Tuy nhiên, tình trạng spa bỏ lỡ cuộc gọi khách đang ngày càng phổ biến, gây ảnh hưởng không nhỏ đến trải nghiệm của khách hàng và cả doanh thu của spa. Vậy làm sao để hạn chế tình trạng này xảy ra đối với các spa?
>>> Xem thêm: Tại sao phần mềm Call Center cho ngành Spa là giải pháp CSKH hiệu quả?
04 nguyên nhân chính khiến spa bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng?
Trong quá trình làm việc có nhiều lý do dẫn đến việc spa bỏ lỡ cuộc gọi khách, điều này có thể gây ra một số vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng đến trải nghiệm dịch vụ khách hàng, khiến spa dễ đánh mất khách hàng của mình.
- Khối lượng công việc lớn: Vào giờ cao điểm, khi lượng khách hàng đông đảo, nhân viên thường không thể đồng thời tiếp đón khách tại spa và trả lời điện thoại.
- Thiếu nhân lực: Spa nhỏ hoặc spa mới thành lập có thể không đủ nhân viên trực điện thoại trong suốt thời gian làm việc.
- Thiết bị không chuyên nghiệp: Sử dụng điện thoại di động thông thường hoặc hệ thống tổng đài lạc hậu khiến spa khó quản lý cuộc gọi, dễ bỏ lỡ khi bận tiếp khách khác.
- Không có hệ thống quản lý cuộc gọi: Thiếu công cụ lưu trữ và nhắc nhở về các cuộc gọi nhỡ khiến nhân viên không biết để gọi lại khách hàng kịp thời.
Tác hại của việc bỏ lỡ cuộc gọi đối với spa
Mỗi cuộc gọi bỏ lỡ có thể là một cơ hội mất đi để đặt lịch hẹn, tư vấn dịch vụ hoặc bán thêm sản phẩm. Việc bỏ lỡ cuộc gọi không chỉ làm mất đi cơ hội phục vụ khách hàng tiềm năng mà còn làm giảm trải nghiệm của khách hàng, khiến họ dễ chuyển sang lựa chọn spa khác.
Nếu spa thường xuyên bỏ lỡ cuộc gọi mà không phản hồi lại, điều này có thể ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín của spa về lâu dài.
Bí quyết giúp spa không bỏ lỡ cuộc gọi khách
Để tránh tình trạng bị khách hàng “quay lưng” chỉ vì một cuộc gọi nhỡ, các spa nên có cho mình những giải pháp khắc phục để phục vụ hoạt động kinh doanh ngày một tốt hơn.
Sử dụng phần mềm tổng đài AI tự động
Một trong những giải pháp hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề spa bỏ lỡ cuộc gọi khách là sử dụng phần mềm tổng đài AI tự động. Hệ thống tổng đài ảo cung cấp tính năng trả lời tự động bằng giọng nói AI dựa trên kịch bản có sẵn. AI giao tiếp với khách hàng như một nhân viên thực thụ nếu các tổng đài viên đều đang bận. Cuộc gọi sẽ được ghi âm lại, hiển thị các từ khoá quan trọng mà khách hàng đã nói trong cuộc hội thoại để nhân viên nắm thông tin.
Đào tạo nhân viên tư vấn qua điện thoại
Để tránh việc spa bỏ lỡ cuộc gọi khách, spa cần đào tạo nhân viên tư vấn qua điện thoại, đảm bảo họ biết cách quản lý thời gian và phản hồi nhanh chóng. Việc đào tạo giúp nhân viên hiểu rõ về dịch vụ, giá cả và kỹ năng xử lý các tình huống qua điện thoại.
Các kỹ năng cần thiết cho nhân viên trực tổng đài:
- Kỹ năng tư vấn nhanh chóng và chuyên nghiệp: Đảm bảo nhân viên có thể trả lời các câu hỏi của khách hàng một cách chính xác và nhanh gọn.
- Ghi chú và theo dõi cuộc gọi: Nhân viên nên có thói quen ghi chú lại yêu cầu của khách hàng và theo dõi tiến trình giải quyết sau mỗi cuộc gọi.
>>> Xem thêm: Phần Mềm Chăm Sóc Khách Hàng Đa Kênh: Hỗ Trợ 24/7 – Đột Phá Doanh Số
Thiết lập hệ thống trả lời tự động (IVR)
Hệ thống trả lời tự động (IVR) là một giải pháp tuyệt vời để không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào. IVR sẽ hướng dẫn khách hàng tự chọn các dịch vụ bằng cách nhấn số, từ đó giúp khách hàng nhận được thông tin ngay cả khi không có nhân viên trực.
Ví dụ:
Đối với spa sử dụng tổng đài OMICall thì khi khách hàng gọi điện đến, IVR của OMICall sẽ có thể hướng dẫn họ chọn các dịch vụ như: Đặt lịch hẹn, tìm hiểu về dịch vụ chăm sóc da, nhận thông tin về giá cả… tùy thuộc vào kịch bản mà spa đã tạo ra. Điều này giúp giữ chân khách hàng ngay cả khi nhân viên không có mặt để trực tiếp trả lời.
Tích hợp hệ thống nhắc lịch hẹn tự động
Một cách khác để hạn chế tình trạng spa bỏ lỡ cuộc gọi khách là sử dụng hệ thống nhắc lịch hẹn tự động qua SMS hoặc email. Hệ thống này sẽ tự động gửi tin nhắn hoặc email xác nhận lịch hẹn cho khách hàng sau khi họ đã liên hệ với spa. Khi khách hàng đặt lịch hẹn qua điện thoại, hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn xác nhận và nhắc nhở lịch hẹn trước giờ để đảm bảo họ không quên.
Sử dụng dịch vụ tổng đài đa kênh
Tổng đài đa kênh là một giải pháp kết hợp nhiều kênh liên lạc như điện thoại, SMS, email, và mạng xã hội. Điều này giúp spa có thể dễ dàng tiếp cận khách hàng không chỉ qua cuộc gọi trực tiếp mà còn qua các kênh liên lạc khác, giảm thiểu tối đa khả năng bỏ lỡ cuộc gọi.
Ví dụ:
Doanh nghiệp có thể tích hợp được nhiều kênh từ Facebook, Zalo OA trên hệ thống của OMICall. Từ đó spa có thể dễ dàng theo dõi và CSKH trên 1 hệ thống duy nhất, tránh tình trạng bỏ lỡ khách hàng.
>>> Xem thêm: Phần Mềm Telesales – Biến Cuộc Gọi Thành Lợi Nhuận
Lợi ích khi tình trạng spa bỏ lỡ cuộc gọi khách được khắc phục
Khi spa áp dụng các giải pháp để giảm thiểu tình trạng bỏ lỡ cuộc gọi, họ sẽ nhận được nhiều lợi ích rõ rệt:
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi: Khả năng phản hồi nhanh chóng với mọi yêu cầu của khách hàng giúp gia tăng cơ hội chốt lịch hẹn và bán hàng.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khi khách hàng cảm thấy được quan tâm và nhận được phản hồi ngay lập tức, họ sẽ đánh giá cao dịch vụ của spa và có xu hướng quay lại.
- Gia tăng uy tín và hình ảnh thương hiệu: Spa thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo trong mọi khía cạnh chăm sóc khách hàng, từ đó gia tăng sự tin tưởng và uy tín trong mắt khách hàng.
Tạm kết
Để giải quyết vấn đề spa bỏ lỡ cuộc gọi khách, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm tổng đài thông minh, hệ thống trả lời tự động, hay tích hợp nhiều kênh liên lạc là cần thiết. Những giải pháp này không chỉ giúp spa cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng mà còn gia tăng doanh thu, xây dựng uy tín thương hiệu và giữ chân khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng).
VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
