PDCA là gì? PDCA được biết đến là một phần thiết yếu của triết lý sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) nên có vẻ đơn giản và dễ tiếp cận. Để hiểu rõ hơn về phương pháp này mời bạn tham khảo bài viết dưới đây.
PDCA là gì?
Phương pháp PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một quy trình quản lý tiêu chuẩn được phát triển bởi nhà quản lý người Mỹ Edwards Deming. Phương pháp này còn được gọi là vòng tròn chất lượng, hay vòng tròn Deming. PDCA được sử dụng để cải tiến liên tục trong các tổ chức và công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý chất lượng.
Phương pháp này được thực hiện tuần tự, liên tục qua từng giai đoạn sau:
- Plan: Lên kế hoạch cụ thể;
- Do: Triển khai thử nghiệm kế hoạch;
- Check: Đánh giá lại kế hoạch và kết quả đạt được;
- Act: Dựa trên kết quả báo cáo, đánh giá đưa ra các hoạt động cải tiến tối ưu, phù hợp.
-
Tổng đài ảo đa kênh ứng dụng AI hàng đầu Việt Nam
Phương pháp PDCA giúp gì cho doanh nghiệp?
Dưới đây là những lợi ích mà doanh nghiệp nên biết khi áp dụng phương pháp PDCA để cải tiến quy trình.
>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp có lợi ích gì?
Cải tiến liên tục
Phương pháp PDCA hoạt động theo chu kỳ, một công việc nào đó trong khâu vận hành sẽ được lặp đi lặp lại nhiều lần. Việc áp dụng phương pháp PDCA giúp đảm bảo các lỗi được sửa chữa liên tục để tạo ra một phiên bản khác tốt hơn phiên bản cũ.
Quản lý chất lượng hiệu quả
Đây là một trong những công dụng chính của phương pháp PDCA. Vòng phản hồi liên tục PDCA cho phép người dùng phân tích, đo lường và xác định nguồn của các biến thể từ những gì khách hàng yêu cầu và sau đó cho phép thực hiện khắc phục.
Phương pháp này không chỉ khuyến khích cải tiến quy trình mà còn giúp lập kế hoạch, thu thập dữ liệu, phân tích thống kê dữ liệu nhằm xác minh, ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân chính của vấn đề.
Quản lý hiệu suất công việc
PDCA không chỉ đơn thuần giúp quản lý chất lượng, mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý được hiệu suất công việc. Từ đó, hiệu suất được cải thiện một cách đáng kể.
>>> Tham khảo thêm: Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, bằng cách nào?
Duy trì quyền kiểm soát dự án
Phương pháp PDCA giúp nhà quản lý duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với dự án của mình theo nhiều cách. Chẳng hạn như:
- Cung cấp thông tin cho các câu trả lời cho ai? Cái gì? Ở đâu;
- Cung cấp dữ liệu chính xác để kịp thời đưa ra quyết định cải tiến;
- Đảm bảo những điều chưa biết của dự án vẫn có thể chứng minh được.
Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
Phương pháp này giúp tổ chức linh hoạt, nhanh nhẹn hơn, cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau. Từ đó đẩy mạnh quá trình kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh.
Cách thức triển khai PDCA
Plan – Lên kế hoạch
Doanh nghiệp cần phải lập một kế hoạch cụ thể, rõ ràng cho dự án của mình. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định hiệu quả, kiểm soát được rủi ro và tối ưu nguồn lực vận hành.
Tuy nhiên, để có được một kế hoạch tốt doanh nghiệp cần phải xác định được các bước sau:
- Xác định mục tiêu dự án;
- Phân tích thực trạng;
- Đưa ra chiến lược cụ thể;
- Lập kế hoạch hoạt động;
- Lên timeline rõ ràng;
- Phân chia nguồn lực;
- Theo dõi, đánh giá và tối ưu.
Doanh nghiệp khi áp dụng phương pháp PDCA nên đảm bảo việc lên kế hoạch đều đặn ít nhất là 1 lần/năm hoặc phụ thuộc vào từng công việc để quyết định chu kỳ phù hợp.
Do – Thử nghiệm kế hoạch
Đây là giai đoạn thử nghiệm kế hoạch mà doanh nghiệp đã đề ra. Thử nghiệm những thay đổi mới cho doanh nghiệp của bạn như: Thay đổi dây chuyền sản xuất, áp dụng công nghệ mới, kỹ thuật mới… Ở bước này các doanh nghiệp nên chia nhỏ thành 3 phân đoạn bao gồm: Đào tạo nhân viên tham gia dự án, quá trình thực hiện dự án và thu thập dữ liệu lưu lại để phục vụ báo cáo đánh giá ở giai đoạn sau.
Check – Đánh giá quá trình thử nghiệm
Kiểm tra, đánh giá được xem là giai đoạn rất quan trọng. Ở giai đoạn này doanh nghiệp có thể đánh giá giải pháp mình đang thử nghiệm có thực sự hiệu quả không? Đã đạt được mục tiêu chưa? Đây là những đánh giá mang tính quyết định. Vì thế cần được đánh giá một cách nghiêm túc, thực hiện có chiến lược.
Nếu không kiểm tra thường xuyên hoặc bỏ qua giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ dễ rơi vào cái bẫy mang tên “Hiệu ứng Hawthorne” (Thay đổi trong một thời gian ngắn sau đó trở về như cũ).
Act – Đưa ra quyết định
Sau khi nhìn vào kết quả đã thu được từ những thử nghiệm, doanh nghiệp nên phân loại kết quả, rồi từ đó đưa ra quyết định tiếp tục cải tiến hay dừng lại.
Nếu kết quả thu được tốt thì đồng nghĩa với việc doanh nghiệp nên tiếp tục cải tiến. Và điều này cũng đồng nghĩa PDCA sẽ lặp lại với một kế hoạch mới để tìm ra được giải pháp tốt hơn.
Còn nếu như kết quả không tốt thì doanh nghiệp cũng không nên mất thì giờ để tiếp tục cải tiến. Bởi các sản phẩm/dịch vụ chưa cần phải cải tiến ở thời điểm hiện tại.
>>> Xem thêm: Marketing tổng thể – Chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển toàn diện
Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng PDCA?
Việc áp dụng phương pháp PDCA vào doanh nghiệp là rất cần thiết. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc thời điểm phù hợp áp dụng phương pháp này để có được hiệu quả tốt nhất.
Cụ thể, doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp PDCA vào các trường hợp sau:
- Khi muốn nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ;
- Khi muốn tối ưu hóa quy trình làm việc;
- Xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra những sai sót trong quy trình vận hành;
- Hoặc bất cứ quy trình nào hướng tới mục tiêu cải tiến liên tục.
Tổng kết
Bài viết trên đã trả lời cho câu hỏi PDCA là gì? Các doanh nghiệp nên lưu ý PDCA không phải là phương pháp cải tiến duy nhất nhưng được xem là phương pháp đơn giản và dễ tiếp cận nhất. PDCA đảm bảo các lỗi sai trong quy trình của doanh nghiệp được khắc phục, luôn cải tiến để tìm ra một cách khác tốt hơn và phù hợp hơn. Vì thế, các doanh nghiệp nên xem xét việc áp dụng phương pháp PDCA để thu được kết quả mong muốn.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
