Ngày nay, sự ra đời của tổng đài ảo đã cho các doanh nghiệp một phương thức liên lạc mới. Không chỉ nhờ những ưu điểm về chi phí. Nó còn đem lại rất nhiều lợi ích trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa tin tưởng sử dụng hệ thống này. Bài viết này sẽ viết về một số sai lầm về tổng đài ảo mà các doanh nghiệp vẫn lầm tưởng.

Chất lượng âm thanh không được tốt

Trường hợp các doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hệ thống tổng đài ảo vào những năm 90. Âm thanh được truyền đến luôn trong tình trạng bị chậm hơn. Hoặc người sử dụng không hề nghe thấy âm thanh ngay trong khi đối phương vẫn đang nói chuyện với mình. Tuy nhiên, hiện nay lý do này đã được các nhà cung cấp phát hiện. Và có những giải pháp để khắc phục được tình trạng này. Ngoài ra, các nhà cung cấp luôn có các bản thử nghiệm cho khách hàng sử dụng. Do đó chất lượng âm thanh hiện nay không còn là vấn đề quá nghiêm trọng khi sử dụng hệ thống này.

Không đảm bảo được tính bảo mật

Đây là một trong những quan niệm sai lầm về tổng đài ảo. Đó là độ bảo mật kém do nó hoạt động trên nền tảng internet. Rất nhiều thông tin về các hacker. Ăn trộm được thông tin khách hàng cũng như thông tin nội bộ thông qua tổng đài ảo. Lại càng khiến nhiều doanh nghiệp có cái nhìn không mấy thiện cảm về hệ thống này.

Sự thật là tổng đài ảo cũng giống như bất kỳ ứng dụng Internet nào khác. Độ bảo mật cao hay thấp là tuỳ vào người dùng. Khi lắp đặt hệ thống, nhà cung cấp sẽ triển khai cho các doanh nghiệp những công cụ bảo mật khác nhau. Để có thể đảm bảo được tính an toàn tuyệt đối và riêng tư cho các cuộc gọi của người sử dụng. Ngoài ra các doanh nghiệp cũng có thể áp dụng các biện pháp bảo vệ khác như: tường lửa, mã xác thực,… Từ đó ta có thể thấy được hệ thống tổng đài ảo luôn có độ an toàn. Tin tưởng hơn so với các hệ thống thoại bình thường rất nhiều nhờ các lớp bảo vệ dày đặc.

Không thật sự cần thiết cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp không sử dụng hệ thống tổng đài ảo. Họ thấy rằng đây là hệ thống không cần thiết. Một số người khác lại nghĩ rằng tổng đài ảo không phù hợp đối với mô hình doanh nghiệp nhỏ. Một số khác lại cho rằng họ không đủ khả năng và chi phí. Để xây dựng một hệ thống thông tin hoàn toàn mới thay thế cách thức truyền thống. Thậm chí có người còn nghĩ rằng họ không cần hệ thống tổng đài ảo. Vì hệ thống hiện tại của họ vẫn đang hoạt động rất tốt. 

Thật sự thì quá trình lắp đặt không còn quá phức tạp và tốn kém cho các doanh nghiệp. Đặc biệt, tổng đài ảo còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí như cước điện thoại (do chi phí thoại nội bộ là hoàn toàn miễn phí). Ngoài ra phương thức này phù hợp với tất cả các mô hình doanh nghiệp hiện nay.

Không có quá nhiều tính năng

Có thể nói khi mới ra đời, tổng đài ảo không có nhiều tính năng như: hỗ trợ gửi fax, tích hợp với các hệ thống khác, gọi khẩn cấp hay nhiều tính năng quan trọng khác. Thế nhưng qua một khoản thời gian, vấn đề này đã được giải quyết. 

Các hệ thống tổng đài ảo hiện nay có rất nhiều tính năng phù hợp với các doanh nghiệp hiện nay. Giờ đây tổng đài ảo được tích hợp rất nhiều tính năng khác nhau. Như fax kỹ thuật số giúp cho việc gửi thông tin dễ dàng và thuận tiện, nhanh chóng hơn so với cách thức truyền thống. Ngoài ra VoIP cũng sử dụng hình thức quay số khẩn cấp E911. Tích hợp hệ thống quản trị khách hàng (CRM) thân thiện giúp cho việc quản lý thông tin khách hàng được thuận tiện nhất.

Không thân thiện với người dùng

 Điều này đã khiến không ít người cho rằng chỉ những chuyên gia hoặc người có kiến thức chuyên ngành nhất định thì mới có thể sử dụng tổng đài ảo.

Sự thật là khi sử dụng hệ thống tổng đài ảo, các doanh nghiệp chỉ cần trang bị những kiến thức cơ bản nhất về SIP (giao thức khởi tạo phiên) và một hệ thống điện thoại tương thích với SIP là đủ. Việc tiếp theo là doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống internet của mình có đảm bảo chất lượng và tính ổn định cho tổng đài ảo hay không. Những vấn đề còn lại, các doanh nghiệp có thể an tâm tin tưởng giao cho nhà cung cấp dịch vụ.

Trên đây là những lầm tưởng về tổng đài điện thoại mà các doanh nghiệp hiện nay còn gặp phải, thông qua bài viết, OMICALL hy vọng các doanh nghiệp sẽ có cái nhìn khác về tổng đài ảo.

Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ tổng đài thông minh, vui lòng truy cập ngay: https://omicall.com/ 

Hoặc hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68 để được sử dụng dịch vụ tiện ích này.

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)

Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM

Chi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh