Call Center ảo là khái niệm ngày càng phổ biến đối với những doanh nghiệp có nhu cầu chăm sóc khách hàng cao. Đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín thương hiệu. Hãy cùng tìm hiểu kĩ hơn về những lợi ích và ứng dụng của nó trong bài viết dưới đây ngay thôi.
>>> Xem thêm: Tổng Đài VoIP Giá Rẻ – Giải Pháp Tối Ưu Thời Đại 4.0
Call Center ảo là gì?
Call Center ảo hay còn được biết đến là tổng đài ảo. Là trung tâm gọi điện sử dụng công nghệ Voice Over Internet Protocol (VoIP) để truyền tải cuộc gọi thông qua Internet. Là công cụ để nhân viên giao tiếp với khách hàng và giải quyết những vấn đề cần thiết, nhằm nâng cao sự hài lòng của họ. Hoạt động dựa trên nền tảng đám mây và chỉ cần có một chiếc điện thoại, máy tính, laptop kết nối Internet là doanh nghiệp đã có thể sử dụng tổng đài 24/7, mọi lúc mọi nơi. Đảm bảo việc hỗ trợ khách hàng không bị gián đoạn.
Đặc biệt, doanh nghiệp có thể sử dụng Call Center để thực hiện các chiến dịch Marketing. Như là thông báo, cập nhật thông tin về các sản phẩm, dịch vụ mới, chương trình tri ân, khuyến mãi, khảo sát… với độ tiếp cận lớn.
Tổng đài ảo VoIP có lợi ích như thế nào?
Doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài ảo VoIP sẽ có được những lợi ích đáng kể cho hoạt động chăm sóc khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như xây dựng uy tín thương hiệu.
Linh hoạt và dễ sử dụng
Tổng đài được vận hành hoàn toàn bằng Internet, có thể truy cập bất cứ nơi nào, bất cứ ở đâu. Quá trình sử dụng cũng rất đơn giản, không yêu cầu nhiều kiến thức chuyên môn về IT mới có thể dùng.
Cải thiện dịch vụ CSKH
Khi sử dụng tổng đài truyền thống, việc liên lạc với khách hàng sẽ có nhiều bất cập. Hệ thống cơ sở hạ tầng cồng kềnh, tốn kém, đường dây rắc rối…Tổng đài truyền thống cũng không thể nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc và việc lưu trữ dữ liệu có nhiều khó khăn…
Còn với tổng đài ảo, chỉ cần một thiết bị liên lạc có Internet là khách hàng và nhân viên đã có thể trao đổi liên lạc ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Với hàng loạt các tính năng hiện đại từ trả lời tự động để giữ chân khách hàng, chuyển tiếp cuộc gọi tới bộ phận phù hợp, hoặc tới số điện thoại cá nhân…đảm bảo không bỏ lỡ 1 cuộc gọi nào từ khách hàng.
Hệ thống cũng sẽ lưu trữ và phân tích dữ liệu một cách chi tiết để doanh nghiệp có thể xem lại và giải quyết những vấn đề phát sinh, cũng như có những cải tiến phù hợp.
Tối ưu quá trình vận hành
Quá trình vận hành của tổng đài ảo là hoàn toàn tự động và mọi thứ luôn diễn ra một cách nhanh chóng. Hệ thống CRM hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Dựa vào dữ liệu báo cáo để có những chiến lược nâng cao hiệu quả làm việc, chất lượng dịch vụ.
Xây dựng uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp
Khi mà khách hàng luôn được hỗ trợ một cách nhanh chóng và tận tình. Vấn đề, khúc mắc được giải đáp hợp lý thì sẽ có thêm niềm tin đối với doanh nghiệp. Thêm vào đó doanh nghiệp cũng xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin, thu hút khách hàng hơn.
>>> Xem thêm: Tổng Đài Tự Động AI – Bí Quyết Cho Dịch Vụ CSKH Hoàn Hảo
Một số tính năng nổi bật của Call Center ảo
Trả lời tự động (IVR)
Doanh nghiệp có thể thiết lập câu trả lời tự động như ấn phím để gặp nhân viên… để níu chân khách hàng trong lúc chờ nhân viên bắt máy. Khi khách hàng gọi điện tới thì sẽ có những lúc nhân viên bận và chưa thể nhận cuộc gọi ngay. Lúc đó thì doanh nghiệp có thể thiết lập các câu trả lời tự động để níu chân họ. Ví dụ như: ấn phím để găp nhân viên, những câu hỏi thu thập thông tin…và từ từ phân phối cuộc gọi tới nhân viên phù hợp.
Tích hợp đa kênh
Hệ thống có thể tích hợp hàng loạt các kênh của doanh nghiệp từ sms, mạng xã hội, email.. giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và chăm sóc khách hàng. Không tốn thời gian cho hoạt động đăng nhập qua lại, dễ bỏ lỡ khách hàng.
Quản lý khách hàng (CRM)
Tổng đài ảo có hệ thống CRM để lưu trữ, phân tích và đánh giá các cuộc gọi, truy xuất thông tin, số lần tương tác… để có những chiến lược chăm sóc khách hàng tối ưu nhất.
Ghi âm cuộc gọi
Hệ thống sẽ có tính năng ghi âm lại cuộc gọi để doanh nghiệp nghe lại lúc cần thiết. Từ đó đánh giá được chất lượng cuộc gọi, phân tích tâm lý và nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó cũng giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rắc rối có thể xảy ra (Về vấn đề pháp lý, tranh cãi khiếu nại).
Quản lý giám sát nhân viên
Tổng đài ảo có thể ghi lại các hoạt động của nhân viên khi nói chuyện với khách hàng. Sử dụng các file báo cáo, ghi âm để đánh giá lại chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
>>> Xem thêm: Giá Tổng Đài Ảo Bao Nhiêu? Bảng Giá Cập Nhật 2024
Tiêu chí lựa chọn tổng đài VoIP phù hợp
Về doanh nghiệp
Nhu cầu và quy mô doanh nghiệp
Phải xác định số lượng nhân viên cần đăng ký sử dụng, các tính năng cần thiết đối với doanh nghiệp để chọn giải pháp phù hợp với quy mô và ngân sách.
Khả năng mở rộng
Nên lựa chọn tổng đài có thể dễ dàng tăng số lượng người dùng, mở rộng các tính năng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Chi phí
Phải có sự cân nhắc và so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp để có sự lựa chọn hợp lý. Dựa vào ngân sách hiện có, các chi phí phát sinh trong tương lai để lên kế hoạch phù hợp.
Về nhà cung cấp
Ưu tiên những nhà cung cấp có uy tín, kinh nghiệm, chất lượng dịch vụ khách hàng tốt, hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
Tính năng
Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổng đài có các tính năng quan trọng cốt lõi: Trả lời tự động (IVR), ghi âm, thống kê báo cáo chi tiết. Hoặc tổng đài nâng cao: định tuyến thông minh, tích hợp CRM, chatbot, AI,…Miễn là phù hợp với ngân sách và nhu cầu sử dụng.
Trải nghiệm khách hàng
Cần ưu tiên trải nghiệm của khách hàng. Đảm bảo hệ thống luôn ổn định và đem đến chất chất lượng cuộc gọi tốt nhất.
Tính bảo mật
Bảo mật là một yếu tố rất quan trọng khi sử dụng tổng đài thông minh. Cần có các cam kết để đảm bảo an toàn cho dữ liệu và quá trình sử dụng.
Khả năng tích hợp
Tổng đài có khả năng tích hợp với các hệ thống của doanh nghiệp như CRM, ERP sẽ đảm bảo được sự đồng bộ và hiệu quả hoạt động.
Đánh giá và phản hồi
Doanh nghiệp nên tham khảo đánh giá của những khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ để có những xem xét đúng đắn. Bên cạnh đó các nhà cung cấp vẫn thường có các chương trình dùng thử để doanh nghiệp trải nghiệm trước khi đăng ký sử dụng.
>>> Xem thêm: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo – Hỗ Trợ Khách Hàng 24/7 Không Giới Hạn
OMICall – Tổng đài đa kênh ứng dụng AI hàng đầu Việt Nam
Hệ thống tổng đài của OMICall cung cấp dịch vụ với nhiều tính năng nổi bật: trả lời tự động, chuyển tiếp cuộc gọi, phễu chăm sóc khách hàng, phiếu ghi phân phối công việc. voice AI… tạo nên một chuỗi giải pháp tối ưu và dễ sử dụng nhất. Hy vọng sẽ là đơn vị cung cấp Call Center ảo chuyên nghiệp, uy tín, giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng được tốt nhất.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng).
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
