Việc quản lý tổng đài ảo luôn là một trong những thắc mắc thường gặp của các doanh nghiệp. Nhất là các doanh nghiệp đang có nhu cầu lắp đặt tổng đài này. Có thể nói loại hình dịch vụ này giúp cho doanh nghiệp chăm sóc khách hàng rất hiệu quả. Tuy nhiên, không phải hệ thống nào cũng dễ kiểm soát. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp chưa tìm hiểu sâu về lĩnh vực công nghệ. OMICall cung cấp bài viết dưới đây sẽ nói rõ hơn về các tính năng của dịch vụ tổng đài ảo.
-
Tổng đài ảo là gì?
Thay vì phải sử dụng các đường dây điện thoại kéo từ bưu điện, tổng đài ảo là một dịch vụ có nền tảng IP. Doanh nghiệp sẽ được đảm bảo chất lượng cuộc gọi cao và chi phí tiết kiệm.
Tổng đài ảo cho phép các doanh nghiệp sử dụng với các loại thiết bị đầu cuối khác nhau. Gồm điện thoại cố định, điện thoại di động, máy tính hoặc máy tính bảng. Nhờ các tính năng tiện dụng của tổng đài ảo mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ thực hiện việc chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp dù không có một đội ngũ kỹ thuật thường trực.
-
Vậy tổng đài ảo có dễ quản lý không?
Một số ưu điểm của dịch vụ này, từ đó có thể giúp bạn trả lời được câu hỏi trên:
2.1 Quá trình lắp đặt nhanh chóng
Sau khi hoàn tất việc đăng ký tổng đài ảo với một đơn vị cung cấp mà bạn tin tưởng. Họ sẽ tiến hành lắp đặt và hướng dẫn cho doanh nghiệp cách sử dụng, quản lý hệ thống cũng như cập nhật các thông tin cần thiết.
Quá trình lắp đặt và cơ chế vận hàng có thể sẽ tương đối khó hiểu với người không có nhiều kiến thức về công nghệ. Tuy nhiên cách sử dụng và quản lý tổng đài này lại rất đơn giản và thân thiện với người dùng.
2.2 Sử dụng dễ dàng
Tổng đài ảo cho phép quản lý và việc điều hướng các cuộc gọi thuận tiện hơn. Không cần phải đầu tư hệ thống trả lời tự động hướng dẫn quay số. Tất cả các tác vụ sẽ được thực hiện thông qua việc thiết lập internet trên trình duyệt. Và hệ thống nội mạng LAN có sẵn hay mạng 3G, Wifi.
2.3 Đảm bảo sự ổn định cho toàn hệ thống
Việc sử dụng tổng đài sẽ không bị giới hạn bởi không gian hay địa lý nên nó khá là thuận tiện cho những nhân viên thường xuyên phải di chuyển. Chỉ cần kết nối internet là bạn có thể liên lạc được với các khách hàng bất kể bạn ở đâu.
2.4 Dễ lưu trữ
Tổng đài ảo có thể làm việc được với tất cả các điện thoại IP chuẩn SIP của nhiều hãng khác nhau. Các chức năng hiển thị tin nhắn thoại, cuộc gọi đến, cuộc gọi đi hay lưu trữ cuộc gọi đều sẽ được hiện diện đầy đủ ở hệ thống tổng đài thông minh này, để bạn có thể dễ dàng lưu trữ và cập nhật thông tin.
Hơn nữa, nó còn có các tính năng thoại tiên tiến như nghe gọi giữa ba máy với nhau, chuyển cuộc gọi đến các số máy cá nhân để tạo điều kiện cho người nghe đàm thoại cùng một lúc và tổ chức hội nghị suôn sẻ.
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
Chi Nhánh Hà Nội: Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Chi Nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
