Dịch vụ tổng đài ảo ngày nay đang được áp dụng vô cùng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh và chăm sóc khách hàng. Mang lại hiệu quả tối ưu và giảm thiểu chi phí vận hành, nhân sự đáng kể. Hãy cùng OMICall tìm hiểu thông tin chi tiết về dịch vụ này để có thể áp dụng nó cho doanh nghiệp của mình nhé!
Dịch vụ tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là giải pháp nghe – gọi thoại hiện đại sử dụng công nghệ Internet Protocol (IP) trên nền tảng điện toán đám mây. Với mục đích cung cấp các chức năng tổng đài nâng cao, kết hợp với CRM (Công cụ quản lý khách hàng) nhằm cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp.
Đây là một sự thay thế tuyệt vời cho hệ thống tổng đài truyền thống cồng kềnh, chi phí đắt đỏ. Doanh nghiệp chỉ cần trang bị các thiết bị thông dụng như IP Phone, máy tính, laptop (có thể gọi trên website, hay cài ứng dụng softphone), Smartphone (cài đặt app tổng đài ảo),… kết nối internet là có thể sử dụng tổng đài 24/7, mọi lúc mọi nơi.
Vì thế, đây là dịch vụ vô cùng hữu ích đối với các doanh nghiệp đẩy mạnh làm việc online. Cần có hệ thống tổng đài chuyên nghiệp để kết nối với khách hàng một cách tốt nhất mà không cần quá nhiều nhân sự và chi phí vận hành.
>>> Xem thêm: Call Center Là Gì? “Giải Mã” A-Z Về Call Center
Lợi ích khi sử dụng tổng đài ảo VoIP
Hệ thống tổng đài thông minh mang đến rất nhiều lợi ích hỗ trợ hoạt động kinh doanh, nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp:
Tiết kiệm chi phí đầu tư
Thay vì phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng, đi dây phức tạp như tổng đài vật lý, doanh nghiệp chỉ cần tiến hành thuê và trả phí hàng tháng theo nhu cầu và mức giá hợp lý. Nhân viên chỉ cần một chiếc smartphone hoặc máy tính là đã có thể chăm sóc khách hàng dễ dàng mọi lúc mọi nơi. Và cũng có thể liên lạc nội bộ hoàn toàn miễn phí. Bên cạnh đó tất cả các cuộc gọi đi đều là nội mạng nên tiết kiệm tối đa chi phí gọi đi (Tầm 50% so với cước gọi thoại thông thường).
Đặc biệt quá trình vận hành và bảo trì cũng rất đơn giản và nhanh gọn, chỉ cần liên hệ đơn vị cung cấp xử lý, không yêu cầu nhân sự phải có chuyên môn để giải quyết.
Nâng cao hiệu quả CSKH
Với tổng đài truyền thống, liên lạc bị giới hạn vì không thể nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc. Thường xuyên xảy ra tình trạng máy bận, khiến khách hàng có thể khó chịu. Với tổng đài Cloud, nhân viên chỉ cần Internet và cài đặt ứng dụng tổng đài ảo trên điện thoại, laptop là đã có thể trực tổng đài mọi lúc mọi nơi. Tổng đài có các tính năng thông minh và hiện đại như trả lời tự động, chuyển tiếp cuộc gọi tới nhân viên rảnh hoặc tới số điện thoại cá nhân khi họ không online, hay mạng yếu nên rất khó bỏ lỡ cuộc gọi nào của khách hàng.
Chức năng ghi âm, phân tích cuộc gọi hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đội ngũ chăm sóc khách hàng. Dựa vào các báo cáo chi tiết, thống kê về các cuộc gọi để có những cải tiến kịp thời.
Doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa các trục trặc để nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Tối ưu quá trình vận hành
Hệ thống đã có CRM quản lý khách hàng nên mọi cuộc gọi đều được lưu trữ, quản lý, và phân phối hợp lý. Cuộc gọi sẽ được phân bổ thông minh đến nhân viên mà khách hàng cần làm việc một cách chớp nhoáng. Quá trình hoàn toàn tự động, có thể kết nối với hàng trăm khách hàng trong thời gian ngắn nhất.
Tăng tính chuyên nghiệp
Hệ thống góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Khi mà khách hàng luôn được hỗ trợ nhanh chóng và nhiệt tình, các vấn đề được xử lý gọn gàng, doanh nghiệp sẽ có thêm uy tín và niềm tin của khách hàng. Bên cạnh đó các đầu số cố định đẹp, dễ nhớ, các dịch vụ SMS Brandname… giúp tăng khả năng nhận diện thương hiệu.
Tăng cường khả năng mở rộng
Vì không cần đầu tư quá nhiều vào hệ thống, cơ sở hạ tầng nên doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô theo nhu cầu phát triển. Tiết kiệm được nhân sự vận hành và hệ thống cũng cho phép nhiều nhân viên sử dụng đồng thời, đáp ứng được nhu cầu tận dụng nhân sự.
Linh hoạt và dễ sử dụng
Bên cạnh việc sử dụng hoàn toàn trên bằng Internet, có thể truy cập mọi nơi, mọi lúc. Thì giao diện của hệ thống tổng đài ảo cũng rất đơn giản, dễ vận hành và sử dụng, không yêu cầu kiến thức chuyên môn về IT.
>>> Xem thêm: Tổng Đài Cloud – Giải Pháp “Tất Cả Trong Một” Cho Doanh Nghiệp
Một số tính năng nổi bật của tổng đài ảo
Trả lời tự động (IVR)
Doanh nghiệp có thể thiết lập câu trả lời tự động như ấn phím để gặp nhân viên… để níu chân khách hàng trong lúc chờ nhân viên bắt máy. Sau khi khách hàng thực hiện các thao tác thì hệ thống phân phối cuộc gọi tới nhân viên mà khách hàng mong muốn.
Doanh nghiệp cũng có thể tự cài đặt những kịch bản phù hợp để quy trình chăm sóc khách hàng trở nên chuyên nghiệp hơn.
Quản lý khách hàng (CRM)
Hệ thống CRM sẽ tự động lưu trữ, quản lý thông tin về các cuộc gọi, truy xuất thông tin, số lần tương tác…Từ đó sẽ có quá trình cải thiện để tối đa tỉ lệ chốt sale, giao tiếp với khách hàng hiệu quả nhất.
Phễu chăm sóc khách hàng
Phễu chăm sóc sẽ sắp xếp khách hàng theo thứ tự ưu tiên để có các chính sách phù hợp phù hợp theo kịch bản phễu. Ví dụ: Khách hàng mới được tư vấn, khách hàng mới mua lần đầu, khách hàng đã mua nhiều…
Chuyển hướng cuộc gọi vào số điện thoại cá nhân
Trong trường hợp các máy nhánh không online, không có nhân viên túc trực, vấn đề về kết nối mạng thì tính năng này sẽ chuyển tiếp cuộc gọi đến điện thoại cá nhân để nhân viên không bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng.
Mở rộng máy nhánh không giới hạn
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể sẽ mở thêm nhiều chi nhánh với số lượng máy nhánh ngày càng nhiều. Lúc đó hệ thống sẽ hỗ trợ việc mở rộng máy nhánh nhanh chóng, quy trình dễ dàng với chi phí thấp.
SMS Brandname – tin nhắn chăm sóc khách hàng tự động
Đây là tính năng gửi tin nhắn tự động cho khách hàng vào dịp đặc biệt như sinh nhật, lễ tết, khuyến mãi đặc biệt để thu hút khách hàng tiềm năng và xây dựng mối quan hệ với khách hàng trung thành. Đặc biệt tính năng này sẽ hiển thị tên thương hiệu ở phần người gửi thay vì dãy số lạ, tăng sự uy tín và tính chuyên nghiệp.
>>> Xem thêm: Tổng Đài Đa Kênh – Tận Dụng 100% Các Kênh Liên Lạc Hiện Có
Ghi âm cuộc gọi
Tính năng ghi âm mọi cuộc gọi giúp doanh nghiệp quản lý và đánh giá được chất lượng chăm sóc khách hàng, thấu hiểu tâm lý và mong muốn của họ hơn để đưa ra những chiến lược phù hợp.
Kết nối đa kênh
Việc tích hợp đa kênh từ mạng xã hội, tin nhắn, email.. vào một hệ thống duy nhất giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và chăm sóc khách hàng xuyên suốt mà không cần tốn nhiều quá trình đăng nhập qua lại. Bên cạnh đó cũng dễ giám sát và phân chia các khách hàng cho Sales.
Quản lý giám sát nhân viên
Khi nhân viên hoạt động trên tổng đài ảo thì các hoạt động đều sẽ được ghi lại và dễ dàng truy xuất. Doanh nghiệp có thể đánh giá lại chất lượng dịch vụ chăm sóc của nhân viên bằng các báo cáo, file ghi âm …
Gọi nội bộ miễn phí
Tất cả các bộ phận và chi nhánh của doanh nghiệp có thể kết nối với nhau hoàn toàn miễn phí. Tiết kiệm chi phí, dễ dàng tìm thông tin cũng như đảm bảo tính bảo mật.
Đăng ký tổng đài ảo VoIP như thế nào?
Bước 1: Tiến hành đăng ký thông tin tại: https://sso.omicrm.io/register;
Bước 2: Hoàn tất các yêu cầu thông tin trong mail;
Bước 3: Lựa chọn đầu số tổng đài mà doanh nghiệp muốn sử dụng;
Bước 4: Hoàn tất thủ tục đăng ký;
Bước 5: Sau khi hệ thống tổng đài được thiết lập, doanh nghiệp sẽ lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp: IP Phone, Software, App cài trên Smartphone, máy tính hay nghe gọi trực tiếp trên website.
>>> Xem thêm: Tổng Đài Ghi Âm Cuộc Gọi – Không Bỏ Lỡ Dù Chỉ 1s Quan Trọng
Thiết lập dịch vụ tổng đài ảo cùng OMICall
OMICall được biết đến là một đơn vị cung cấp tổng đài ảo đa kênh ứng dụng AI hàng đầu Việt Nam. Hệ thống tổng đài của OMICall cung cấp dịch vụ với nhiều tính năng tạo nên một chuỗi giải pháp tối ưu và dễ sử dụng nhất.
OMICall luôn tập trung nâng cấp các tính năng ngày càng tốt hơn theo nhu cầu của người dùng. Hỗ trợ doanh nghiệp đầu số đẹp, phong thủy. Thiết lập nhanh chóng chỉ trong 1-2 ngày. Đặc biệt là các chính sách dùng thử để doanh nghiệp có những trải nghiệm tốt nhất.
Tạm kết
Vậy là bài viết trên đã giải thích một số thông tin cần thiết về dịch vụ tổng đài ảo. Hy vọng đây sẽ là một người trợ lý đắc lực hỗ trợ các doanh nghiệp thiết lập hệ thống chuyên nghiệp, uy tín và chăm sóc khách hàng được tốt nhất. Nếu bạn có nhu cầu đăng ký sử dụng dịch vụ tổng đài của OMICall bạn có thể tới trực tiếp trụ sở trên toàn quốc để được tư vấn, hỗ trợ.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng).
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
