Kiến Thức Tổng Đài Ảo

Tổng Đài Ghi Âm Cuộc Gọi – Không Bỏ Lỡ Dù Chỉ 1s Quan Trọng

Tổng Đài Ghi m Cuộc Gọi - Không Bỏ Lỡ Dù Chỉ 1s Quan Trọng
Thời gian đọc: 6 phút

Tổng đài ghi âm cuộc gọi sẽ lưu trữ lại mọi thông tin quan trọng trong cuộc nói chuyện giữa nhân viên và khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt tâm lý, nhu cầu của họ và có những chiến lược phù hợp.  

Tổng đài ghi âm cuộc gọi là gì?

Ghi âm cuộc gọi là một tính năng được thiết lập trên tổng đài ảo. Đây là chức năng mà các tổng đài truyền thống bình thường không có.

Tổng đài ảo sẽ tiến hành ghi âm bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng và nhân viên và lưu trữ lại dữ liệu để doanh nghiệp phân tích và sử dụng. Người dùng có thể thực hiện mọi cuộc gọi bất kỳ ở đâu, bất kỳ thời điểm nào thông qua di động, máy tính, điện thoại bàn.. có kết nối Internet.

>>> Xem thêm: Tổng Đài Cloud – Giải Pháp “Tất Cả Trong Một” Cho Doanh Nghiệp

Một số loại tổng đài ghi âm phổ biến

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp tổng đài ảo có chức năng ghi âm cuộc gọi phù hợp với nhu cầu, ngân sách của các doanh nghiệp. 

Tổng Đài Ghi m Cuộc Gọi - Không Bỏ Lỡ Dù Chỉ 1s Quan Trọng
Tổng Đài Ghi m Cuộc Gọi – Không Bỏ Lỡ Dù Chỉ 1s Quan Trọng

Tổng đài ghi âm analog

Tổng đài sử dụng công nghệ analog để tiến hành ghi âm các cuộc gọi. Với giá thành không cao và dễ sử dụng. Tuy nhiên chất lượng cuộc gọi được ghi âm không cao và l lượng dữ liệu được lưu trữ khá hạn chế.

Tổng đài ghi âm kỹ thuật số

Với công nghệ kỹ thuật số, chất lượng của cuộc gọi ghi âm được đảm bảo và khả năng lưu trữ dữ liệu khá lớn. Tuy nhiên nó sẽ có giá thành cao hơn tổng đài analog.

Tổng đài ghi âm IP

Công nghệ IP ghi âm cuộc gọi chất lượng và có thể sử dụng qua mạng Internet. Nhưng doanh nghiệp phải kiến thức mạng IP để cài đặt và sử dụng.

Tổng đài ghi âm dựa trên đám mây

Là loại tổng đài được cài đặt từ các đơn vị cung cấp dịch vụ đám mây. Rất tiện lợi, dễ sử dụng và còn đa tính năng. Tuy nhiên chi phí khá cao và doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp khá nhiều để có thể sử dụng.

Vì sao doanh nghiệp cần tổng đài ghi âm cuộc gọi?

Tổng đài ảo đa kênh ứng dụng AI hàng đầu Việt Nam
Tổng đài ảo đa kênh ứng dụng AI hàng đầu Việt Nam

Trong hoạt động với khách hàng

Ngày nay, nhu cầu và thị hiếu của khách hàng ngày càng được nâng cao và luôn biến đổi thường xuyên. Việc ghi âm lại những cuộc gọi điện với khách hàng là một hoạt động vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp sẽ dựa vào những cuộc gọi này để tiến hành phân tích, đánh giá nhu cầu, tâm lý của khách hàng và có những chiến lược phù hợp, đáp ứng mong muốn của họ. 

Nâng cao chất lượng dịch vụ 

Doanh nghiệp sử dụng các bản ghi âm để tìm ra điểm yếu, cải thiện dịch vụ cũng như giải quyết khiếu nại của khách hàng.

Bảo vệ quyền lợi cho khách hàng

Các bản ghi đóng vai trò như bằng chứng giao dịch sẽ có thể giải quyết tranh chấp và khiếu nại của khách hàng nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Do đó, doanh nghiệp nên đầu tư tổng đài ghi âm cuộc gọi trong các hoạt động với khách hàng: 

  • Các cuộc nói chuyện, trao đổi quan trọng;
  • Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phải thường xuyên giao tiếp với khách hàng qua gọi thoại;
  • Ghi âm trong các cuộc phỏng vấn online;
  • Muốn kiểm soát chất lượng nội dung các cuộc gọi ra vào công ty;
  • Ghi nhận các phản ánh, đánh giá của khách hàng về công ty,..

>>> Xem thêm: Call Center Là Gì? “Giải Mã” A-Z Về Call Center

Trong hoạt động nội bộ

Các công ty cũng cần lưu trữ cuộc gọi để cải thiện hoạt động nội bộ:

  • Giám sát cuộc gọi giữa nhân viên và khách hàng;
  • Đào tạo và cải thiện kỹ năng chăm sóc khách hàng của nhân viên;
  • Đánh giá phản ứng về dịch vụ khách hàng; 
  • Các lý do pháp lý khi cần thiết: các hành vi gian lận, lừa đảo, tranh chấp…
  • Phân tích dữ liệu các cuộc gọi để tìm ra cơ hội bán hàng mới.
Vì sao doanh nghiệp cần tổng đài ghi âm?
Vì sao doanh nghiệp cần tổng đài ghi âm?

Sử dụng tổng đài ghi âm như thế nào?

Về cơ chế hoạt động, mỗi mô hình tổng đài sẽ có thiết bị ghi âm khác nhau nhưng nhìn chung tất cả các tổng đài đều ghi nhận toàn bộ nội dung cuộc gọi vào và ra. Sau đó các tệp tin đều sẽ được lưu trữ trên nội bộ trong một khoảng thời gian nhất định tùy theo cài đặt của hệ thống. Và doanh nghiệp sẽ dựa vào dữ liệu được lưu để thu thập thông tin phục vụ quản lý, theo dõi, đánh giá, giải quyết các vấn đề. 

Chi tiết hệ thống ghi âm của các tổng đài hoạt động như sau:

Hệ thống sẽ tự động ghi âm lại toàn bộ các cuộc gọi đến và đi giữa nhân viên và khách hàng, cả các cuộc gọi nội bộ từ các máy nhánh trên tổng đài.

Sẽ có thời gian lưu trữ bản ghi âm mặc định là 30 ngày gần nhất. Ngoài thời gian này file sẽ tự động bị xóa. Doanh nghiệp có thể chủ động yêu cầu thời lượng lưu trữ dài hơn với đơn vị cung cấp. Tuy nhiên sẽ mất thêm phí.

Doanh nghiệp cũng có thể cài đặt để không ghi âm một số máy nhánh theo nhu cầu (Ví như máy phòng Sếp, quản lý, máy có nhiều dữ liệu quan trọng…)

Cuộc gọi được ghi âm không bị giới hạn về thời gian và cả số lượng cuộc gọi. Dù là 1 phút hay nhiều giờ đồng hồ, 1 cuộc hay 100 cuộc gọi cũng đều sẽ được ghi lại đầy đủ. Đảm bảo cho doanh nghiệp không bị bỏ sót dù chỉ là 1s quan trọng.

Sử dụng tổng đài ghi âm cuộc gọi như thế nào?
Sử dụng tổng đài ghi âm như thế nào?

Cách nghe lại file ghi âm đã được ghi

Có hai cách để có thể nghe lại bản ghi âm cuộc gọi từ tổng đài ghi âm 

Cách 1

Mỗi khách hàng khi đăng ký sử dụng tổng đài để ghi âm đều sẽ được cấp tài khoản để quản lý cuộc gọi. Doanh nghiệp có thể đăng nhập qua máy tính, điện thoại ở bất cứ nơi nào có Internet để nghe lại file ghi âm.

Đăng nhập vào hệ thống quản lý tổng đài

  • Truy cập vào trang web của nhà cung cấp tổng đài ghi âm
  • Nhập tên đăng nhập và mật khẩu đã được cấp trước đó.

Tìm kiếm file ghi âm

  • Vào mục “Ghi âm cuộc gọi” hoặc “Lịch sử cuộc gọi” 
  • Dựa theo ngày tháng, thời gian, số điện thoại hoặc tên khách hàng để tìm file ghi âm. 

Nghe lại file ghi âm: Nhấp vào nút “Nghe” hoặc “Play” để nghe và kiểm tra nội dung.

>>> Xem thêm: Tổng đài ghi âm hỗ trợ nghe lại cuộc gọi dễ dàng

Cách 2

Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ghi âm 

Có thể gọi điện trực tiếp hoặc gửi tin nhắn, email tới bộ phận hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp và yêu cầu họ cung cấp file ghi âm mong muốn.

Xây dựng tổng đài ghi âm cuộc gọi cùng OMICall

Không khó để có thể thiết lập một tổng đài ảo với tính năng ghi âm cùng rất nhiều chức năng tiện ích khác. OMICall là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp tổng đài ảo, luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7 với hệ thống tích hợp nhiều tính năng. Có thể kể đến như chào tự động, nhấn phím IVR để gặp chi nhánh, không giới hạn số lượng, thời gian cuộc gọi được ghi, thiết lập báo cáo theo thời gian cụ thể của từng cuộc gọi…Không cần lắp đặt rườm rà, là phần mềm dạng website dễ dàng sử dụng và tùy chỉnh, giá cả hợp lý.

OMICall hy vọng có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp của bạn một tổng đài ghi âm cuộc gọi chất lượng. Lưu trữ mọi giây phút quan trọng với đối tác, khách hàng. 

Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT

  • VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
  • VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng).
  • VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
5/5 - (1 bình chọn)

Author

BTV Thuỳ Vân

Leave a comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Contact Us