Trong quá trình tư vấn khách hàng, bạn cần có những quy trình chuẩn trong cuộc hội thoại và cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua những phần mềm, thiết bị tổng đài ảo thông minh. Khả năng giao tiếp qua điện thoại sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh của cá nhân/doanh nghiệp trong việc giữ chân khách hàng. Đây chính là lý do vì sao các công ty cần tối ưu hóa quy trình, kỹ năng chăm sóc khách hàng qua điện thoại đặc biệt dành cho hệ thống tổng đài ảo cho spa.
>>> Xem thêm: Giải pháp call center cho lĩnh vực chứng khoán hiện nay
5 bước xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng qua tổng đài ảo cho spa
Bước 1: Lời chào mang thương hiệu doanh nghiệp
Bắt đầu cuộc hội thoại, khách hàng sẽ nghe 1 đoạn nhạc nhờ mang thương hiệu riêng của doanh nghiệp của bạn thay cho những tiếng “tút, tút, tút..” như những hệ thống tổng đài khác, tiếp theo sẽ chuyển sang IVR trả lời tự động, khách hàng gọi đến sẽ nghe đoạn thoại tự động như “Nhấn phím 1 gọi đến phòng chăm sóc tư vấn da, phím 2 gọi đến phòng tư vấn khóa liệu trình …”.
IVR giúp khách hàng tự giải quyết hay tự lấy được câu trả lời một cách nhanh nhất. Giúp họ không cần phải chờ mòn mỏi hay khó chịu không biết có được kết nối với tổng đài viên. Tiếp đến, khách hàng sẽ nhận được lời chào thân thiện và mang thương hiệu riêng của chính doanh nghiệp đó ” “Xin chào! Spa Fingers xin nghe. Tôi là Trang. Tôi có thể giúp gì cho quý khách không ạ?..”
Bước 2: Tiếp nhận thông tin khách hàng:
Tiếp nhận chính xác yêu cầu của khách, cung cấp và giải thích chi tiết các dịch vụ để khách nắm rõ, đồng thời tạo thiện cảm với khách hàng bằng cách trao đổi lịch sự phù hợp độ tuổi khách hàng việc xác minh thông tin khách hàng còn nhằm mục đích bảo mật thông tin liên quan đến chính khách hàng.
Bước 3: Xác định vấn đề của khách hàng và đưa ra các lời tư vấn:
Nhân viên tiếp nhận dịch vụ Spa phải hiểu biết về các dịch vụ mà Spa đang cung cấp, bao gồm tên dịch vụ, liệu trình cụ thể, lợi ích mang lại, giá cả… để tư vấn, Hỏi khách về sở thích, giới tính và các câu hỏi về điều kiện y tế sức khỏe có liên quan theo các dịch vụ/ liệu trình mà khách yêu cầu
Bước 4: Gợi ý thêm giải pháp:
Giải thích cho khách hiểu khi cần và khuyến khích khách hàng đến trải nghiệm thử các chương trình hệ thống spa, hỏi xem khách có cần hỗ trợ gì nữa không để sẵn sàng phục vụ nếu có. Đặc biệt, sử dụng tên khách ít nhất 2 lần trong cuộc hội thoại, nhất là lúc đặt – xác nhận đặt dịch vụ, từ đó cũng giúp khách hàng yên tâm khi được tư vấn và xác nhận thông tin chính xác và uy tín chuyên nghiệp của nhân viên tư vân mang lại.
Bước 5: Lời chào thân thiện:
Nếu vấn đề đã được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả, nhân viên chăm sóc khách hàng nên hỏi xem có gì khác có thể giúp đỡ không và kết thúc cuộc gọi. Tuy nhiên, nếu vấn đề không thể được giải quyết ngay trong cuộc gọi đầu tiên, nên trấn an khách hàng rằng vấn đề sẽ được xử lý nhanh chóng. Lời chào cũng mang ý nghĩa cột mốc hứa hẹn khách hàng đến trải nghiệm dịch vụ của bạn.
Bước 6: CRM lưu trữ dữ liệu thông tin hội thoại:
Khi sử dụng hệ thống tổng đài ảo cho spa, tất cả cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được hiển thị trên phần mềm, nhân viên tư vấn có thể tiếp nhận, ghi chép note và gọi trực tiếp từ tổng đài mà không cần thêm phần mềm hỗ trợ nào. Các thông tin của khách hàng gọi đến tổng đài ảo tư vấn Spa sẽ tự động lưu lại và cập nhật lên đám mây cloud, giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng hơn, công ty kiểm soát chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng và duy trì được uy tín với khách hàng của mình.
>>> Xem thêm: Giải pháp tổng đài tư vấn bảo hiểm nâng cao trải nghiệm dịch vụ
Top 10 kỹ năng chăm sóc khách hàng qua tổng đài ảo cho spa
Am hiểu các sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp: Nhân viên tiếp nhận thông tin tư vấn Spa phải am hiểu biết về các dịch vụ mà Spa đang cung cấp, bao gồm tên dịch vụ, liệu trình cụ thể, lợi ích mang lại, giá cả… để tư vấn và hỗ trợ khách hàng giải quyết vấn đề cốt yếu mà họ mong muốn.
Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp làm sao để người nghe là khách hàng có thể hiểu rõ vấn đề, phản hồi, giải đáp các thắc mắc của họ, vì vậy đòi hỏi bạn phải biết lựa chọn và sử dụng câu từ, văn phong, ngữ pháp sao cho phù hợp, bởi ngoài khả năng giao tiếp tốt, để hoàn thành tốt công việc của mình, nhân viên bán hàng còn phải có thêm nhiều kỹ năng khác như kỹ năng lắng nghe, kiềm chế cảm xúc của bản thân..
Kỹ năng lắng nghe, ghi chép thông tin khách hàng: Lắng nghe khách hàng một cách cẩn thận để biết họ đang cần gì, muốn gì để từ đó giải đáp các thắc mắc, làm hài lòng và cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt nhất. Vì vậy hãy dành thời gian lắng nghe, phân tích, đặt câu hỏi để tìm ra mấu chốt vấn đề khách hàng một cách cẩn thận để biết họ đang cần gì. Sau đó, ghi chép các vấn đề thường gặp của khách hàng về dịch vụ spa bạn đang cung cấp, từ đó gửi phản hồi góp ý cho doanh nghiệp các thông tin liên quan đến khách hàng và các vấn đề mà khách hàng mong muốn được xử lý.
Kỹ năng xử lý tình huống; tình huống phát sinh đòi hỏi bạn phải có sự linh hoạt, người làm nghề chăm sóc khách hàng Customer Service Staff, để thành công quan trọng nhất vẫn là làm hài lòng khách.
Đọc vị khách hàng: một nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cần phải đọc vị để hiểu khách hàng của mình đang nghĩ gì, tâm trạng của họ ra sao. Thử đặt mình vào vị trí khách hàng để hiểu rõ tâm tư, nguyện vọng của khách. Khách hàng dù có khó tính cũng sẽ cảm thấy hài lòng. Có thể nói đối với mỗi người nhân viên chăm sóc khách hàng thì kỹ năng mềm là một trong số những yếu tố quyết định thành công, vậy bạn mới trở thành một người chăm sóc khách hàng tốt, mang tới những chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.
>>> Xem thêm: Giải pháp CRM qua tổng đài ảo cho tư vấn tài chính
Giải pháp hỗ trợ chăm sóc khách hàng qua hệ thống tổng đài ảo cho spa:
Việc xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng qua hệ thống tổng đài ảo cho spa giúp chuẩn hóa cách thức tiếp cận khách hàng của nhân viên, công ty tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên mới. Các thông tin của khách hàng gọi đến tổng đài ảo tư vấn Spa sẽ tự động lưu lại và cập nhật lên đám mây cloud, giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng hơn.
Mô hình sử dụng hệ thống tổng đài ảo cho spa đã được nhiều Spa làm đẹp trên toàn quốc áp dụng và thấy được hiệu quả rõ rệt trong việc cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng. Đồng thời tối ưu chi phí quản lý nhân sự để vận hành tổng đài ảo và chất lượng hơn hẳn so với tổng đài truyền thống mà các Spa sử dụng trước đó, quản lý cũng kiểm soát được chất lượng nhân viên chăm sóc nhờ tính năng ghi âm và lưu lịch sử cuộc gọi của tổng đài ảo Spa.
Hệ thống tổng đài ảo cho spa được xây dựng với các tác vụ hàng ngày được sắp xếp một cách hợp lý trong giao diện hiện đại. Liên tục bổ sung các tính năng mới để cải thiện hiệu suất hoạt động cho các Spa, Thẩm mỹ viện. Hy vọng rằng qua bài viết này các bạn sẽ có thêm nhiều thông tin bổ ích và các giải pháp để lựa chọn hỗ trợ chăm sóc khách hàng vào Spa một cách hiệu quả và dễ dàng nhất.
>>> Xem thêm: Giải pháp call center cho lĩnh vực chứng khoán hiện nay
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
