Ngày nay, tổng đài điện thoại ảo đang dần trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực. Với khả năng tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu chi phí đáng kể, tạo nên sự bùng nổ trong hoạt động kinh doanh và chăm sóc khách hàng.
Hãy cùng OMICall khám phá thế giới tổng đài ảo để nâng tầm doanh nghiệp của bạn trong bài viết dưới đây nhé!
>>> Xem thêm: Tổng Đài Cloud – Giải Pháp “Tất Cả Trong Một” Cho Doanh Nghiệp
Tổng đài điện thoại ảo là gì?
Thoát khỏi những rào cản của tổng đài truyền thống, tổng đài điện thoại ảo bùng nổ như làn gió mới cho doanh nghiệp hiện đại. Đây là dịch vụ tổng đài sử dụng công nghệ Internet Protocol (IP) tiên tiến trên nền tảng điện toán đám mây. Mang đến cho doanh nghiệp giải pháp nghe gọi thoại đột phá:
Tiện lợi: Chỉ cần thiết bị có kết nối internet (IP Phone, máy tính, điện thoại thông minh), bạn có thể sử dụng tổng đài 24/7, mọi lúc mọi nơi.
Tiết kiệm: Giảm thiểu tối đa chi phí đầu tư và vận hành so với hệ thống truyền thống.
Hiệu quả: Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi và giảm thời gian xử lý cuộc gọi.
Chuyên nghiệp: Tạo dựng hình ảnh đẳng cấp và uy tín cho doanh nghiệp.
Đặc biệt là sự kết hợp hoàn hảo với CRM (Công cụ quản lý khách hàng) để tối ưu hóa hiệu quả chăm sóc khách hàng. Hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp tăng cường hoạt động online, thu hút và giữ chân khách hàng tiềm năng.
Lợi ích của tổng đài điện thoại ảo
Tổng đài điện thoại thông minh có thể đánh thức tiềm năng kinh doanh và nâng tầm dịch vụ khách hàng, mang lại những lợi ích đáng kể:
Tiết kiệm chi phí
Doanh nghiệp sẽ thoát khỏi cảnh đau đầu khi loại bỏ được hàng loạt chi phí đầu tư. Thay vào đó chỉ cần trả phí theo nhu cầu sử dụng. Có thể lựa chọn một trong những tính năng mong muốn để đăng ký sử dụng, cân đối ngân sách đang có.
Quá trình vận hành đơn giản, không cần chuyên môn IT, tiết kiệm nhân sự.
Miễn phí liên lạc nội bộ, tiết kiệm chi phí gọi đi.
Nâng cao hiệu quả CSKH
Các tính năng trả lời tự động, chuyển tiếp cuộc gọi thông minh giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ khách hàng.
Tính năng ghi âm, phân tích cuộc gọi góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ.
Tích hợp CRM, quản lý và phân phối cuộc gọi hiệu quả đảm bảo phục vụ khách hàng được tốt nhất.
Tối ưu quá trình vận hành
Tự động hóa quy trình, tăng tốc độ xử lý công việc.
Báo cáo chi tiết, hỗ trợ quản lý và ra quyết định.
Kết nối với hàng trăm khách hàng cùng lúc.
>>> Xem thêm: Call Center Là Gì? “Giải Mã” A-Z Về Call Center
Tăng tính chuyên nghiệp
Hỗ trợ nhanh chóng, nhiệt tình, tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
Sử dụng đầu số cố định đẹp, dễ nhớ, tăng nhận diện thương hiệu.
Cung cấp dịch vụ SMS Brandname, khẳng định đẳng cấp doanh nghiệp.
Tăng cường khả năng mở rộng
Mở rộng quy mô dễ dàng theo nhu cầu phát triển.
Tiết kiệm nhân sự vận hành, tối ưu chi phí.
Hệ thống cho phép nhiều nhân viên sử dụng đồng thời.
Linh hoạt và dễ sử dụng
Truy cập mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị có kết nối internet.
Giao diện đơn giản, dễ thao tác, không cần kiến thức chuyên môn.
Một số tính năng nổi bật của tổng đài điện thoại ảo
Doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa tiềm năng của hệ thống tổng đài thông minh với các tính năng đột phá:
Trả lời tự động (IVR)
Khi khách hàng gọi điện đến mà các nhân viên đều đang bận thì IVR chính là chìa khóa níu chân khách hàng. Các câu trả lời tự động sẽ kéo dài thời gian để chờ người bắt máy cũng như hướng dẫn khách hàng đến đúng bộ phận mong muốn. Khi doanh nghiệp tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng thì sẽ có thể nâng cao hiệu quả làm việc hơn cũng như xây dựng sự chuyên nghiệp.
Quản lý khách hàng (CRM)
Hệ thống CRM có thể lưu trữ, quản lý thông tin khách hàng, theo dõi tương tác và lịch sử các giao dịch. Doanh nghiệp có thể dựa vào các thông tin này để cải thiện tỷ lệ chốt sale, tối ưu hóa chiến lược tiếp cận khách hàng.
Kết nối đa kênh – Tăng cường tương tác
Doanh nghiệp có thể tích hợp đa kênh (mạng xã hội, tin nhắn, email…) vào hệ thống tổng đài duy nhất. Từ đó quản lý và chăm sóc khách hàng xuyên suốt, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
>>> Xem thêm: Tổng Đài Đa Kênh – Tận Dụng 100% Các Kênh Liên Lạc Hiện Có
Phễu chăm sóc khách hàng
Tính năng này có thể sắp xếp khách hàng theo thứ tự ưu tiên, sau đó áp dụng chính sách phù hợp cho từng nhóm. Từ đó tạo ra những trải nghiệm cá nhân hóa cho khách hàng, tăng sự hài lòng và gắn kết dài lâu.
Chuyển hướng cuộc gọi linh hoạt
Hệ thống có khả năng phân tích cuộc gọi để điều phối đến bộ phận/ nhân viên phù hợp. Hoặc chuyển hướng cuộc gọi đến số điện thoại cá nhân ngay cả khi nhân viên bận hoặc offline. Đảm bảo không bỏ lỡ cuộc gọi nào của khách hàng.
Ghi âm cuộc gọi – Nâng cao chất lượng dịch vụ
Ghi lại mọi cuộc gọi để đánh giá chất lượng dịch vụ, đào tạo nhân viên và cải thiện quy trình. Từ đó hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng, đưa ra chiến lược phù hợp.
Giám sát hiệu quả hoạt động
Theo dõi hoạt động của nhân viên trên tổng đài, đánh giá chất lượng dịch vụ. Dựa vào các báo cáo chi tiết, file ghi âm giúp quản lý hiệu quả và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Gọi nội bộ miễn phí
Kết nối miễn phí giữa các bộ phận và chi nhánh trong doanh nghiệp. Hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả giao tiếp và chia sẻ thông tin.
Những lưu ý khi sử dụng tổng đài điện thoại ảo
Khi muốn sử dụng tổng đài điện thoại ảo thì doanh nghiệp cần phải có kế hoạch lựa chọn và xem xét để có những quyết định sẽ đăng ký những dịch vụ nào, đăng ký ở đâu, ngân sách như thế nào?
>>> Xem thêm: Giá Tổng Đài Ảo Bao Nhiêu? Bảng Giá Cập Nhật 2024
Xác định nhu cầu sử dụng
Phải xác định lượng cuộc gọi có thể diễn ra mỗi ngày để xem xét và phân chia lượng nhân viên sẽ sử dụng dịch vụ tổng đài. Sau đó dựa vào kế hoạch kinh doanh, phát triển hoặc CSKH để chọn những tính năng cần thiết (trả lời tự động, tích hợp đa kênh, phân tích cuộc gọi…). Xem xét lại ngân sách để đưa ra quyết định phù hợp.
Lựa chọn nhà cung cấp
Cần lựa chọn một nhà cung cấp nhiều kinh nghiệm và có uy tín trên thị trường. Ưu tiên những nhà cung cấp đa dạng dịch vụ và chia ra nhiều gói để có thể dễ dàng so sánh, lựa chọn. Chú ý các chương trình khuyến mãi đi kèm, các chính sách bảo hành và điều khoản, cam kết trong hợp đồng.
Sử dụng và bảo trì hệ thống
Dựa vào nhu cầu sử dụng để cài đặt các tính năng mong muốn. Hướng dẫn nhân viên quy trình sử dụng cần thiết. Tiến hành vận hành hệ thống theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
Một số lưu ý khác
Nên chọn đầu số đẹp và phù hợp với thương hiệu. Tham khảo thêm dịch vụ SMS Brandname, voice AI để tăng độ nhận diện thương hiệu và tính chuyên nghiệp. Cần đảm bảo các bảo mật về thông tin tài khoản, mật khẩu, nâng cấp hệ thống khi cần thiết. Luôn theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng để có những cải tiến phù hợp.
OMICall – Cung cấp giải pháp tổng đài ảo uy tín
OMICall cung cấp giải pháp tổng đài điện thoại ảo với các tính năng hiện đại, phục vụ nhu cầu của người dùng. Đặc biệt ứng dụng AI giúp tổng đài trở nên “tâm lý” và phục vụ người dùng thông minh hơn bao giờ hết. Quá trình thiết lập nhanh chóng, chính sách dùng thử đa dạng với mong muốn giúp doanh nghiệp đạt được những hiệu quả kinh doanh tốt nhất.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng).
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
