Mô hình tổng đài IP đã trở thành một giải pháp chăm sóc khách hàng phổ biến và được sử dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp hiện nay. Với tính năng linh hoạt, bảo mật cao và giá thành thấp, tổng đài IP được coi là một giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng khả năng cạnh tranh.
Cùng chúng tôi tìm hiểu về mô hình tổng đài IP nhé!
Tổng đài IP là gì?
Tổng đài IP là hệ thống điện thoại dựa trên giao thức IP (Internet Protocol). Nó sử dụng mạng internet để kết nối các điện thoại, điện thoại IP bên ngoài, điện thoại di động, hoặc bất kỳ thiết bị điện thoại nào khác. Với một Tổng đài IP, cuộc gọi được thực hiện với công nghệ internet thay vì các thiết bị điện thoại truyền thống.
Hệ thống này được thiết kế để hoạt động trên các mạng IP hiện có, cho phép doanh nghiệp sử dụng gia tăng truyền thông trực tuyến chuyên nghiệp như cuộc gọi video và hội nghị video để cải thiện hoạt động.
>> Xem thêm: Tổng đài IP ảo là gì?
Ưu điểm của mô hình tổng đài IP
Với mức độ sử dụng ngày càng phổ biến, mô hình tổng đài IP mang lại nhiều ưu điểm để doanh nghiệp lựa chọn, bao gồm:
Tăng sự linh hoạt
Mô hình tổng đài IP có khả năng mở rộng dễ dàng và có thể được tùy chỉnh cho các yêu cầu khác nhau của một doanh nghiệp
Tiết kiệm chi phí
Mô hình tổng đài IP sử dụng phần mềm thay vì phần cứng, giảm thiểu chi phí cài đặt và bảo trì. Do đó, mô hình này thường có chi phí thấp hơn so với các phương pháp truyền thống khác.
Tích hợp đa chức năng
Tổng đài IP có thể tích hợp với các ứng dụng khác như email, fax, chat và video. Điều này giúp cải thiện hiệu quả và tăng tính linh hoạt.
Quản lý dễ dàng
Mô hình tổng đài IP được thiết kế để dễ dàng quản lý và cấu hình. Quản trị viên có thể chủ động thay đổi các thông số và thực hiện các chức năng quản lý khác ngay trên giao diện web.
Độ tin cậy cao
Với tính năng khôi phục nhanh chóng và khả năng thay thế nhanh chóng, mô hình tổng đài IP có độ tin cậy cao hơn so với các phương pháp truyền thống. Ngoài ra, mô hình này cũng cho phép sử dụng các giao thức mã hóa để đảm bảo tính bảo mật.
Cách thức hoạt động của Tổng đài IP
Mô hình tổng đài IP hoạt động dựa trên các giao thức mạng định tuyến như Internet Protocol (IP). Khác với các hệ thống tổng đài truyền thống, mô hình tổng đài IP không sử dụng các đường truyền riêng để kết nối các thành phần của hệ thống.
- Mô hình tổng đài IP sử dụng mạng Internet hoặc mạng riêng ảo (VPN) để kết nối các thiết bị hệ thống với nhau.
- Hệ thống tổng đài IP bao gồm các thành phần như máy chủ IP PBX (Private Branch Exchange), điện thoại IP, thiết bị cuối, và trình quản lý.
- Khi một cuộc gọi đến, đầu số của cuộc gọi sẽ được phân tích và chuyển tiếp đến một thiết bị cuối cụ thể. Các thông điệp giọng nói được mã hóa và truyền qua mạng qua giao thức VoIP. Bằng cách sử dụng máy chủ IP PBX, cuộc gọi có thể được chuyển tiếp đến bất kỳ điện thoại IP nào, bao gồm cả các điện thoại đang ở xa.
- Phía quản lý của mô hình tổng đài IP được thực hiện thông qua giao diện web để cấu hình các thông số hệ thống, gán kênh, và quản lý các tài khoản và mạng lưới. Mô hình tổng đài IP cho phép quản trị viên tự do điều chỉnh cấu hình và tắt các kênh cuộc gọi để đáp ứng nhu cầu sử dụng của tổ chức hoặc công ty.
>> Xem thêm: Tổng đài IP ảo và tổng đài truyền thống, đâu mới là lựa chọn tốt nhất?
Một số điểm cần lưu ý khi triển khai mô hình tổng đài IP
Khi triển khai tổng đài IP, có một số điểm quan trọng mà cần lưu ý để đảm bảo hệ thống hoạt động tốt và hiệu quả.
Đảm bảo chất lượng mạng
Tổng đài IP yêu cầu một mạng ổn định với băng thông đủ để xử lý các cuộc gọi đến và đi. Do đó, cần đảm bảo mạng của tổ chức hoặc công ty đủ mạnh để hỗ trợ hệ thống tổng đài IP.
Chọn thiết bị đúng
Chọn thiết bị phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động đúng cách. Việc chọn thiết bị như IP PBX và điện thoại IP được tối ưu hóa cho mục đích sử dụng tổng đài IP sẽ giúp tối đa hóa hiệu quả của hệ thống.
Xác định số lượng người dùng
Xác định số lượng người dùng trên hệ thống tổng đài IP trước khi triển khai rất quan trọng để có thể giúp kế hoạch được cụ thể và đảm bảo rằng hệ thống phù hợp với nhu cầu sử dụng của tổ chức hoặc công ty.
Cập nhật phần mềm định kỳ
Cần đảm bảo phần mềm của hệ thống tổng đài IP được cập nhật định kỳ để bảo mật và chức năng hoạt động được cải thiện.
Đào tạo người dùng
Đào tạo người dùng và cung cấp hướng dẫn sử dụng phù hợp sẽ giúp đảm bảo rằng hệ thống tổng đài IP được sử dụng đúng cách và đảm bảo hiệu suất tối ưu.
Một trong những lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp chính là OMICall, với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm sẽ hỗ trợ đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống một cách đơn giản, nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao.
Tạm kết
Tổng quan về mô hình tổng đài IP đã giúp hiểu về những điểm hậu thuẫn giúp cho việc sử dụng hệ thống này hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp. Với sự linh hoạt, an toàn và hiệu suất cao, tổng đài IP đã chứng tỏ mình là một giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp trong việc cải thiện năng suất làm việc và tăng doanh thu.
Hotline: 0901 888 484
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
- Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
- Chi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
