Trong thế giới kinh doanh không ngừng biến đổi, “tái cấu trúc” là một khái niệm vừa quen thuộc lại vừa phức tạp. Vậy thực sự thì tái cấu trúc là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Hãy cùng chúng tôi khám phá bản chất của tái cấu trúc và những tác động của nó đối với doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Cắt Giảm Nhân Sự 2024 Và Bài Học Kinh Nghiệm Cho Sự Phát Triển
Tái cấu trúc là gì?
Tái cấu trúc doanh nghiệp là một quá trình chuyển đổi mang tính chiến lược, nhằm mục đích cải tổ và tối ưu hóa toàn diện hoạt động của công ty. Không chỉ đơn thuần là sắp xếp lại bộ máy, tái cấu trúc còn đòi hỏi sự thay đổi sâu rộng về tư duy, quy trình và thậm chí cả mô hình kinh doanh. Mục tiêu cuối cùng của quá trình này là nâng cao hiệu quả, tăng cường khả năng cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường không ngừng biến động.
Thời điểm thích hợp để tiến hành tái cấu trúc là khi nào?
Tái cấu trúc là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự đầu tư về thời gian, công sức và nguồn lực. Dưới đây là một số tình huống điển hình cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp cần xem xét tái cấu trúc:
Khi doanh nghiệp muốn thay đổi chiến lược
Khi có sự chuyển dịch về định hướng, mục tiêu kinh doanh như mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm/dịch vụ mới, tái cấu trúc sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp lại nguồn lực và quy trình để thích ứng.
Giả sử một công ty muốn thay đổi phòng CSKH trở nên tự động và năng suất hơn, muốn cài đặt thêm tổng đài ảo để giảm bớt nhân sự lại…Việc tái cấu trúc sẽ giúp họ tổ chức lại nguồn lực, kỹ năng và quy trình để phù hợp với định hướng mới.
Khi lợi nhuận sụt giảm
Nếu hiệu quả hoạt động kinh doanh đi xuống, lợi nhuận giảm sút do thay đổi thị hiếu khách hàng, chi phí tăng cao… tái cấu trúc có thể là giải pháp để cắt giảm chi phí, tối ưu hóa hoạt động và tìm kiếm cơ hội mới.
Ví dụ nếu một chuỗi cửa hàng bán lẻ chứng kiến doanh thu tụt dốc do sự cạnh tranh từ các nền tảng thương mại điện tử, tái cấu trúc có thể bao gồm việc đóng cửa một số cửa hàng không hiệu quả, đầu tư vào bán hàng trực tuyến hoặc thậm chí thay đổi hoàn toàn mô hình kinh doanh.
Khi cần thay đổi cấu trúc vốn
Khi doanh nghiệp có kế hoạch sáp nhập, mua bán, chia tách hoặc thay đổi tỷ lệ sở hữu, tái cấu trúc sẽ giúp đảm bảo quá trình này diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Ví dụ một tập đoàn đa ngành có thể quyết định tách một công ty con thành một thực thể độc lập để huy động vốn đầu tư hoặc bán bớt cổ phần để giảm nợ.
Khi môi trường kinh doanh biến động
Những thay đổi về công nghệ, chính sách, luật pháp… có thể tác động mạnh mẽ đến hoạt động doanh nghiệp. Tái cấu trúc lúc này sẽ giúp doanh nghiệp thích ứng và duy trì khả năng cạnh tranh.
>>> Xem thêm: Phương Pháp Quản Lý Hàng Tồn Kho Giúp Giảm Chi Phí, Tăng Lợi Nhuận Ngay Lập Tức
Quy trình thực hiện tái cấu trúc
Tái cấu trúc là một cuộc “đại phẫu” cho doanh nghiệp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện bài bản. Dưới đây là quy trình 6 bước chi tiết, giúp doanh nghiệp triển khai tái cấu trúc một cách hiệu quả:
Bước 1: “Chẩn đoán” tình hình hiện tại
Tương tự như bác sĩ khám bệnh, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện “sức khỏe” của mình, xác định những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Từ đó, tìm ra những “căn bệnh” cần được điều trị, có thể là quy trình kém hiệu quả, bộ phận hoạt động trì trệ hay chi phí cao.
Ví dụ, một công ty sản xuất nhận thấy chi phí nguyên vật liệu tăng cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận. Họ cần phân tích nguyên nhân gốc rễ để đưa ra giải pháp phù hợp, liệu có phải do chuỗi cung ứng kém hiệu quả, hay do thiếu kiểm soát chi phí?
Bước 2: Vạch ra mục tiêu rõ ràng
Tái cấu trúc vì mục đích gì? Cắt giảm chi phí? Tăng doanh thu? Mở rộng thị trường?… Mục tiêu cần cụ thể, đo lường được và phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
Lấy tiếp ví dụ cho công ty sản xuất nói trên: có thể đặt mục tiêu giảm 15% chi phí nguyên vật liệu trong vòng 1 năm thông qua tái cấu trúc chuỗi cung ứng.
Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết
Kế hoạch cần xác định rõ phạm vi, bao gồm những bộ phận, quy trình nào sẽ được thay đổi. Đồng thời, vạch ra lộ trình với các giai đoạn cụ thể, mỗi giai đoạn có mục tiêu và thời gian hoàn thành riêng. Nguồn lực cần thiết như vốn, nhân lực, công nghệ… cũng cần được tính toán kỹ lưỡng.
Ví dụ, kế hoạch có thể bao gồm tìm kiếm nhà cung cấp mới, đàm phán hợp đồng, đào tạo nhân viên về quy trình mới…
Bước 4: Lựa chọn phương pháp tiếp cận
Có nhiều “con đường” để đạt được mục tiêu tái cấu trúc như cắt giảm nhân sự, tinh gọn quy trình, sáp nhập, mua bán, đổi mới công nghệ… Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với tình hình và mục tiêu của mình.
Ví dụ như công ty sản xuất có thể áp dụng công nghệ mới để quản lý hàng tồn kho, tìm kiếm nhà cung cấp ở gần hơn để giảm chi phí vận chuyển.
Bước 5: Triển khai và giám sát
Đây là giai đoạn hành động, biến kế hoạch thành hiện thực. Doanh nghiệp cần thành lập ban chỉ đạo, phân công trách nhiệm rõ ràng, đồng thời theo dõi sát sao tiến độ, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh nếu cần.
Ví dụ, công ty thường xuyên kiểm tra chi phí nguyên vật liệu, đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp mới, lắng nghe phản hồi từ nhân viên.
Bước 6: Vận hành và cải tiến liên tục
Tái cấu trúc không dừng lại khi kế hoạch hoàn thành. Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống mới vận hành trơn tru, nhân viên thích ứng tốt. Đánh giá định kỳ, tìm kiếm cơ hội cải tiến để duy trì hiệu quả là rất cần thiết.
>>> Xem thêm: Ý Tưởng Khuyến Mãi Cuối Năm Giúp Bạn Chốt Đơn Mỏi Tay
Nguyên tắc then chốt để thực hiện tái cấu trúc là gì?
Tái cấu trúc doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là thay đổi cấu trúc hay quy trình, mà còn đòi hỏi sự chuyển biến sâu sắc về tư duy và văn hóa. Để đảm bảo quá trình tái cấu trúc diễn ra hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng:
Tư duy tiến bộ từ lãnh đạo đến nhân viên
Trong bối cảnh khủng hoảng, cắt giảm chi phí hay nhân sự thường được xem là giải pháp nhanh chóng, nhưng không phải lúc nào cũng là giải pháp tối ưu. Lãnh đạo cần có tư duy chiến lược, nhìn nhận thấu đáo “điểm nghẽn” của tổ chức và tìm ra giải pháp căn cơ. Đồng thời, tư duy này cần được lan tỏa và thấm nhuần đến toàn thể nhân viên, tạo nên sự đồng lòng và quyết tâm trong quá trình thực thi.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh
Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò như kim chỉ nam, định hướng mọi hoạt động và quyết định của tổ chức. Trong quá trình tái cấu trúc, văn hóa doanh nghiệp cần được củng cố và phát triển dựa trên sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược mới. Điều này bao gồm việc loại bỏ những yếu tố không còn phù hợp và xây dựng những giá trị mới, thúc đẩy sự thay đổi tích cực.
Đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất
Tái cấu trúc thành công đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa lãnh đạo và nhân viên. Nâng cao năng lực lãnh đạo là cần thiết, nhưng không đủ. Toàn bộ hệ thống quản lý và vận hành cũng cần được cải tiến để tạo nên một tổ chức linh hoạt, thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi.
Dũng cảm, quyết đoán và sẵn sàng đầu tư
Tái cấu trúc thường đi kèm với những quyết định khó khăn và đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về thời gian, công sức và tài chính. Lãnh đạo cần thể hiện sự dũng cảm, quyết đoán trong việc đưa ra và thực hiện các quyết định quan trọng, đồng thời sẵn sàng đầu tư cho tương lai của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Những Chiến Lược Bán Hàng Phổ Biến Nhất Hiện Nay
Vấn đề thường gặp khi tái cấu trúc là gì?
Tái cấu trúc cơ bản doanh nghiệp
Đánh giá và điều chỉnh mô hình cấu trúc: Việc đánh giá khách quan mô hình tổ chức hiện tại để xác định những điểm chưa phù hợp là rất quan trọng. Từ đó, doanh nghiệp cần thiết kế một cơ cấu mới, tinh gọn và hiệu quả hơn, đồng thời đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu chung.
Phân định trách nhiệm và quyền hạn: Tái cấu trúc thường kéo theo sự thay đổi trong vai trò và trách nhiệm của các cá nhân và bộ phận. Doanh nghiệp cần phân định rõ ràng, cập nhật mô tả cần thiết công việc cho từng vị trí.
Triển khai và duy trì hệ thống quản lý mới: Cần đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và công sức để đào tạo, hướng dẫn nhân viên sử dụng thành thạo. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch duy trì và cải tiến hệ thống.
Tái cấu trúc toàn diện doanh nghiệp
Thực hiện các nhiệm vụ tái cấu trúc cơ bản: Ngoài những thách thức đã nêu ở trên, tái cấu trúc toàn diện còn bao gồm việc xây dựng lại toàn bộ hệ thống chính sách và quy trình của doanh nghiệp.
Xây dựng lại chính sách nhân sự và hành chính: Các chính sách về tuyển dụng, đánh giá, lương thưởng, đào tạo và phát triển nhân sự cần được xem xét và điều chỉnh.
Cải tiến chính sách tiếp thị, bán hàng và quản lý chuỗi cung ứng: Tái cấu trúc có thể đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi cách tiếp cận thị trường, định vị thương hiệu, kênh phân phối và quy trình quản lý chuỗi cung ứng.
Điều chỉnh quy trình sản xuất và kỹ thuật: Nếu tái cấu trúc liên quan đến việc thay đổi sản phẩm, dịch vụ, công nghệ, doanh nghiệp cần điều chỉnh quy trình sản xuất, cập nhật kỹ thuật và đào tạo lại nhân viên để đảm bảo chất lượng và hiệu suất.
Thay đổi chính sách tài chính và kế toán: Việc thay đổi cơ cấu tổ chức và mô hình kinh doanh có thể ảnh hưởng đến các quy định về kế toán, tài chính và thuế.
Kết luận
Bài viết trên đã trả lời được phần nào cho câu hỏi tái cấu trúc là gì? Cũng như cung cấp cho doanh nghiệp cách giải quyết tương đối hiệu quả khi họ rơi vào khủng hoảng, trì trệ. Tuy nhiên, cần phải nắm được nguyên tắc cũng như quy trình tiến hành rõ ràng để quá trình tái cấu trúc mang lại hiệu quả tốt nhất.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng).
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
