Làm sao để trả lời điện thoại khách hàng sao cho ấn tượng? Làm sao để mang lại sự hài lòng về chất lượng chăm sóc khách hàng và sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp? Khi có những kinh nghiệm và cách thức tốt thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng tăng tốc doanh thu thông qua kênh telesales. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số “mẹo” khi trả lời điện thoại mà tổng đài viên nên biết.
Tổng đài viên cần giọng nói dịu dàng và thân thiện
Đối với tổng đài viên sở hữu một giọng nói nhẹ nhàng và thân thiện sẽ tạo thiện cảm cho người đối thoại rất nhiều. Tuy nhiên, việc này bạn cũng có thể tập luyện để có giọng nói hay và truyền đạt tốt hơn. Hãy sử dụng tông giọng ấm áp, vừa phải để vừa tạo sự thân thiện. Để người nghe tiếp nhận thông tin dễ dàng hơn. Vì ngay cả bạn cũng sẽ chẳng muốn nói chuyện hay mua hàng với một người thô lỗ ngay cả khi nói chuyện điện thoại.
Định danh bản thân với khách hàng
Ngoài việc sử dụng giọng nói dịu dàng và truyền đạt thông tin ngắn gọn, dễ hiểu. Nhân viên nên bắt đầu việc chào hỏi thân mật để mở đầu câu chuyện tự nhiên hơn. Và một điều vô cùng quan trọng đó là đừng quên nhắc đến tên bản thân. Bởi vì khi đó tư vấn viên sẽ tự động nhấn mạnh về thương hiệu cá nhân mình khi tiếp nhận cuộc gọi. Bên cạnh đó, nhân viên tư vấn qua điện thoại cũng sẽ là người đại diện cho thương hiệu. Khi đó, hình ảnh doanh nghiệp luôn được gợi nhắc trong tâm trí của khách hàng.
Tổng đài viên nên sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực
Ngôn ngữ Việt Nam vô cùng phong phú, vậy việc sử dụng ngôn từ cũng là điều nên chú trọng. Cần hạn chế việc sử dụng tiếng lóng khi trả lời điện thoại với khách hàng. Điều này sẽ làm mất đi hình ảnh chuyên nghiệp thương hiệu của doanh nghiệp. Hoặc có thể hãy hạn chế sử dụng tiếng vùng miền, địa phương khi nói chuyện với khách. Việc này để tránh gây khó hiểu cho người nghe. Không nên dùng các từ như “à, ừm, thì bạn biết đấy, ok” và các từ ngữ trống không khi trả lời khách hàng.
Lắng nghe khách hàng
Bất cứ ai cũng sẽ đều cảm thấy khó chịu và không được tôn trọng nếu đối thoại với một người vừa nói chuyện vừa làm việc khác? Nếu có, thì khách hàng của bạn cũng sẽ giống như vậy. Và bạn không nên làm như thế với khách hàng của mình. Khi trả lời điện thoại, hãy tập trung 100% lắng nghe câu chuyện của khách hàng. Đồng thời, ghi chú cẩn thận những thông tin từ người gọi. Góp phần vào việc gây ấn tượng và tạo hài lòng cho khách hàng khi đến với công ty.
Hạn chế sử dụng loa ngoài
Việc sử dụng loa ngoài có thể khiến người nghe cảm thấy bạn không thực sự tập trung vào cuộc gọi. Thậm chí, tiếng vọng lại từ loa ngoài sẽ khiến họ cảm giác cuộc trò chuyện không an toàn. Tai nghe chuyên dụng chính là giải pháp tốt nhất dành cho tổng đài viên trong trường hợp này. Doanh nghiệp có thể xem xét việc sử dụng tai nghe IP Phone hoặc đăng ký lắp tổng đài ảo. Bởi thông qua tổng đài ảo, nhân viên tư vấn dễ dàng thực hiện cuộc gọi trực tiếp thông qua PC, Laptop hay Smartphone. Tổng đài thông minh linh động và phù hợp với nhiều thiết bị sử dụng.
Tránh để khách hàng chờ máy
Không nên để khách hàng chờ đợi. Vì mỗi giây trôi qua có thể làm bạn đánh mất cơ hội bán hàng. Việc chuyển máy đến nhân viên, bộ phận phù hợp cần được thực hiện nhanh chóng. Cập nhật tình trạng thường xuyên để thể hiện rằng bạn biết ơn vì sự kiên nhẫn và khách hàng sẽ được phản hồi thông tin sớm nhất có thể.
Luôn luôn tiếp nhận cuộc gọi khách hàng
Tin rằng, mỗi cuộc gọi đến đều có nhu cầu và vấn đề rất cần thiết. Do đó, việc tổng đài viên tiếp nhận cuộc gọi dù ngoài giờ hay bất cứ nơi đâu là hợp lý cũng góp phần làm khách hàng hài lòng với trải nghiệm chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.
Với công cụ tổng đài ảo việc có thể hỗ trợ trực mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị như: PC, Laptop, Smartphone hay IP Phone là vô cùng cần thiết. Hỗ trợ chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại cá nhân của tổng đài viên nhanh chóng khi không có người bắt máy trong ca trực,…
Hy vọng bài viết từ OMICall có thể giúp cho tổng đài viên dễ dàng tạo ấn tượng với khách hàng với 7 mẹo trả lời điện thoại trên. Nếu bạn có nhu cầu đăng ký sử dụng dịch vụ tổng đài ảo bạn có thể tới trực tiếp trụ sở trên toàn quốc để được tư vấn, hỗ trợ.
Hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68
Website: omicall.com
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
- Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
- Chi Nhánh Hà Nội: Toà nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy
- Chi Nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
