Mẹo hay và kinh nghiệm

7 mẹo trả lời điện thoại giúp tổng đài viên tạo ấn tượng cho khách hàng

7 mẹo trả lời điện thoại tạo ấn tượng cho khách hàng

Làm sao để trả lời điện thoại khách hàng sao cho ấn tượng? Làm sao để mang lại sự hài lòng về chất lượng CSKH và sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp?. Bài viết nhằm chia sẻ một số “mẹo” khi trả lời điện thoại mà tổng đài viên nên biết. 

Tổng đài viên cần giọng nói dịu dàng và thân thiện 

Đối với tổng đài viên sở hữu một giọng nói nhẹ nhàng và thân thiện sẽ tạo thiện cảm cho người đối thoại rất nhiều. Tuy nhiên, việc này bạn cũng có thể tập luyện để có giọng nói hay và truyền đạt tốt hơn. Hãy sử dụng tông giọng ấm áp, vừa phải để vừa tạo sự thân thiện. Để người nghe tiếp nhận thông tin dễ dàng hơn.  Vì ngay cả bạn cũng sẽ chẳng muốn nói chuyện hay mua hàng với một người thô lỗ ngay cả khi nói chuyện điện thoại.

Định danh bản thân với khách hàng 

Ngoài việc sử dụng giọng nói dịu dàng và truyền đạt thông tin ngắn gọn, dễ hiểu. Hãy chào hỏi khách hàng để mở đầu câu chuyện tự nhiên hơn. Và đừng quên luôn nhắc đến tên bản thân và thương hiệu của bạn khi tiếp nhận cuộc gọi. Để hình ảnh doanh nghiệp luôn được gợi nhắc trong tâm trí của khách hàng. 

Tổng đài viên dử dụng ngôn ngữ chuẩn mực

Tổng đài viên nên sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực 

Hạn chế việc sử dụng tiếng lóng khi trả lời điện thoại với khách hàng. Chính điều này sẽ làm mất đi hình ảnh chuyên nghiệp thương hiệu của bạn. Hoặc có thể hãy hạn chế sử dụng tiếng vùng miền, địa phương khi nói chuyện với khách. Việc này để tránh gây khó hiểu cho người nghe. Không nên dùng các từ như “à, ừm, thì bạn biết đấy, ok” trống không khi trả lời. 

Lắng nghe khách hàng 

Bạn có cảm thấy khó chịu và không được tôn trọng khi đối thoại với một người vừa nói chuyện vừa làm việc khác không?. Nếu có, thì đừng nên làm như thế với khách hàng của mình.  Khi trả lời điện thoại, hãy tập trung 100% lắng nghe câu chuyện. Đồng thời, ghi chú cẩn thận những thông tin từ người gọi. Góp phần vào việc gây ấn tượng và tạo hài lòng cho khách hàng khi đến với công ty.

Hạn chế sử dụng loa ngoài

Việc sử dụng loa ngoài có thể khiến người nghe cảm thấy bạn không thực sự tập trung vào cuộc gọi. Thậm chí, tiếng vọng lại từ loa ngoài sẽ khiến họ cảm giác cuộc trò chuyện không an toàn. Do đó, tai nghe chuyên dụng chính là giải pháp tốt nhất dành cho tổng đài viên trong trường hợp này.

Tổng đài viên hạn chế sử dụng loa ngoài

Tránh để khách hàng chờ máy 

Không nên để khách hàng chờ đợi vì mỗi giây trôi qua có thể làm bạn đánh mất cơ hội bán hàng. Việc chuyển máy đến nhân viên, bộ phận phù hợp cần được thực hiện nhanh chóng.  Nên cập nhật tình trạng mỗi 30 giây để thể hiện rằng bạn biết ơn vì sự kiên nhẫn và khách hàng sẽ được phản hồi thông tin sớm nhất có thể. 

Luôn luôn tiếp nhận cuộc gọi khách hàng 

Tin rằng, mỗi cuộc gọi đến đều có nhu cầu và vấn đề rất cần thiết. Do đó, việc tổng đài viên tiếp nhận cuộc gọi dù ngoài giờ hay bất cứ nơi đâu cũng góp phần làm khách hàng hài lòng với trải nghiệm CSKH của doanh nghiệp. 

Với công cụ tổng đài ảo việc có thể hỗ trợ trực mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị như: PC, Laptop, Smartphone hay IP Phone là vô cùng cần thiết. Hỗ trợ chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại cá nhân của tổng đài viên nhanh chóng khi không có người bắt máy trong ca trực,… 

Hy vọng bài viết từ OMICall có thể giúp cho tổng đài viên dễ dàng tạo ấn tượng với khách hàng với 7 mẹo trả lời điện thoại trên. Nếu bạn có nhu cầu đăng ký sử dụng dịch vụ tổng đài ảo bạn có thể tới trực tiếp trụ sở trên toàn quốc để được tư vấn, hỗ trợ.

Hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)

  • Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
  • Chi Nhánh Hà Nội: Toà nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy
  • Chi Nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh

Leave a comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Contact Us

OMICall – “Giãn cách bao lâu – Tặng bấy nhiêu tháng”
Áp dụng từ ngày 01/10 đến hết 31/10/21
Click - đăng ký nhận ưu đãi ngay!