Công nghệ số hiện nay ngày càng phát triển mạnh mẽ. Dưới sự tác động đó, tổng đài ảo đã nhanh chóng ra đời. Và trở thành một trong những lựa chọn tối ưu nhất của doanh nghiệp. Chính những điểm mạnh này đã tạo nên nhiều bước đột phá mới. Trở thành trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp trong những năm gần đây.
Mỗi ngày trung bình của một tổng đài viên truyền thống phải thực hiện khoảng 200 cuộc gọi. Nó bao gồm các cuộc gọi đến và đi. Tổng đài ảo ra đời đã chứng minh được nhiều tính năng vượt trội. Vậy tại sao lại nói, trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp là tổng đài ảo?
Hãy cùng nhau phân tích 2 hình thức dịch vụ chính của tổng đài trong bài viết sau:
Dịch vụ các cuộc gọi đến (Inbound service)
Là hình thức nhận các cuộc gọi đến của khách hàng. Nhằm mục đích như hỗ trợ, chăm sóc, cung cấp thông tin,… Mọi công ty làm trong các lĩnh vực dịch vụ đều cần có bộ phận chăm sóc khách hàng.
Hạn chế của tổng đài truyền thống
Với đội ngũ nhân viên hoạt động hết công suất. Nhưng vẫn không đáp ứng được sự kỳ vọng của khách hàng. Chẳng hạn như khách hàng phải chờ đợi lâu. Không kết nối được với tổng đài viên hay không được giải quyết các vấn đề của mình.
Bên cạnh đó tổng đài truyền thống có hệ thống tương tác. Chỉ dừng lại ở các tác vụ đơn giản. Thời lượng cuộc gọi chủ yếu dành cho việc dẫn dắt các vấn đề. Như chọn phím, máy ghi nhận thông tin hay người dùng tiếp tục đợi chờ.
Tổng đài ảo giải quyết vấn đề này như thế nào?
Áp dụng các công nghệ tiên tiến như nhận dạng giọng nói, tổng hợp giọng nói và xử lý ngôn ngữ tự nhiên. Tổng đài ảo có thể hiểu được những điều người dùng nói. Và sẽ dẫn dắt người dùng đi đúng hướng đi của họ. Tổng đài ảo sẽ nhận cuộc gọi từ người dùng ngay lập tức. Tiếp đó là sẽ tư vấn, giải quyết các vấn đề của người dùng ở mức độ sơ cấp theo một kịch bản có sẵn.
Không cần phải thực hiện nhiều thao tác chọn phím như tổng đài truyền thống, người dùng có thể nói yêu cầu của mình như đang giao tiếp với tổng đài viên thật. Tổng đài ảo sẽ hiểu và ghi nhận các thông tin từ người dùng, hay dẫn dắt người dùng gặp tổng đài viên khi các khách hàng có nhu cầu. Ngoài ra, tổng đài ảo còn rất hữu ích đối với khách hàng là người cao tuổi hay những người không còn nhanh nhạy khi sử dụng các thiết bị công nghệ mới.
Ở các lĩnh vực du lịch, vận tải, khách hàng có thể gọi điện đến tổng đài để tra cứu mã vé hoặc lịch trình bất cứ lúc nào.
Dịch vụ các cuộc gọi đi (Outbound service)
Là một hình thức sử dụng điện thoại để gọi ra ngoài cho việc tìm kiếm các đối tượng. Như khách hàng tiềm năng, chăm sóc khách hàng hoặc khảo sát thị trường.
Hạn chế của tổng đài truyền thống
Đa số doanh nghiệp sử dụng telesale để gọi đến cho từng đối tượng khách hàng với mục tiêu là chào bán các sản phẩm, dịch vụ theo một kịch bản đã định trước đó. Tuy nhiên đối với khách hàng, những người phải nhận những cuộc gọi dài dòng và nhàm chán, không phù hợp với nhu cầu của họ. Họ sẽ cảm thấy phiền phức và bực mình, thậm chí có những lời lẽ không hay với telesale. Còn các telesale sẽ cảm thấy stress và áp lực khi phải thực hiện hàng trăm cuộc gọi như nhau.
Tổng đài ảo đã giải quyết vấn đề này như thế nào?
Tổng đài ảo có thể thực hiện hàng nghìn cuộc gọi cùng một lúc, vô cùng nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hay không bị cảm xúc chi phối.
Các doanh nghiệp nên dùng tổng đài ảo để thực hiện các bước đầu tiên trong việc chắt lọc khách hàng. Sau đó khi có một danh sách khách hàng thực sự quan tâm đến sản phẩm hay dịch vụ, telesale sẽ đảm nhiệm việc chăm sóc khách hàng chuyên sâu hơn. Điều này sẽ mang lại sự hài lòng cho cả hai bên.
Hiện nay có nhiều doanh nghiệp, công ty truyền thông có thể sử dụng tổng đài ảo để khuếch trương và đưa các thông tin một cách nhanh chóng về sự kiện đến các đối tượng cụ thể chẳng hạn như chương trình khuyến mãi, giảm giá, giới thiệu sự kiện hay đặt chỗ, nhắc lịch hẹn.Các doanh nghiệp còn sử dụng tổng đài ảo để thực hiện các chiến dịch khảo sát thị trường hay thăm dò khách hàng một cách chủ động.
Tổng đài ảo đang dần thay thế tổng đài truyền thống, trở thành một cầu nối quan trọng giữa khách hàng và doanh nghiệp. Trong tương lai, tổng đài ảo sẽ dần hoàn thiện, tối ưu hoá quy trình chăm sóc khách hàng và mang lại nhiều giá trị bền vững cho doanh nghiệp.
Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ tổng đài thông minh, vui lòng truy cập ngay: https://omicall.com/
Hoặc hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68 để được sử dụng dịch vụ tiện ích này.
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
Chi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICallhttps://omicall.com
