Ngày nay, tổng đài ảo đang dần thay thế các hệ thống tổng đài truyền thống. Các tính năng và công nghệ vượt trội về độ linh hoạt cao, đáp ứng được hầu hết mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Vì vậy mà một câu hỏi đã được đặt ra: Liệu doanh nghiệp có nên tự xây dựng hay thuê dịch vụ từ bên thứ 3 hay không?

Nếu doanh nghiệp cũng đang có sự phân vân tương tự, hãy xem ngay bài viết sau đây để có thể có một sự lựa chọn đúng đắn nhất dành cho doanh nghiệp của bạn.

Vậy tổng đài là gì? Và tại sao Doanh nghiệp lại cần sử dụng tổng đài?

Tổng đài được hiểu là một hệ thống giúp các thiết bị đầu cuối liên lạc với nhau. Thông qua các số máy nhánh nội bộ và gọi ra bên qua thuê bao của nhà mạng cung cấp. Trong các doanh nghiệp thường có hai dạng tổng đài sau:

• Tổng đài Analog (hay còn gọi là tổng đài truyền thống: đây là mạng điện thoại chuyển mạch truyền thống. Khi khách hàng tiến hành đăng ký đầu số. Nhà mạng sẽ kéo trực tiếp line trung kế đến khách hàng (line bưu điện). Từ đó khách hàng sẽ đấu nối với tổng đài Analog (tại chính văn phòng công ty). Để cấu hình và chia máy nhánh trực tiếp trên đó.
• Tổng đài ảo (Tổng đài IP): là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Được lưu trữ trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trang web và được cung cấp qua internet. Tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng hơn hệ thống điện thoại truyền thống, đồng thời cho phép quản trị viên phi kỹ thuật dễ dàng thiết lập.

• 

Đối với một doanh nghiệp, tổng đài là một phần quan trọng không thể thiếu. Vì nếu không sử dụng thì mỗi nhân viên phải sử dụng số điện thoại riêng, điều này dẫn đến sự phức tạp khi nhận cuộc gọi nội bộ cũng như các cuộc gọi từ khách hàng. Bên cạnh đó cũng rất khó để đồng bộ và quản lý tập trung các thông tin.

Hiện nay, tổng đài ảo đang dần thay thế các hệ thống cũ. Nhằm đáp ứng nhu cầu và sự thay đổi liên tục của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có nên tự xây dựng hay thuê dịch vụ tổng đài ảo?

Với những lợi ích mà tổng đài ảo mang đến. Cũng như tầm quan trọng của nó thì việc sở hữu hệ thống tổng đài là việc cần thiết. Vậy doanh nghiệp có nên tự xây dựng tổng đài IP hay thuê để sử dụng và tính tiền theo tháng?

Phương án doanh nghiệp tự xây dựng tổng đài IP:

Với phương án này doanh nghiệp sẽ được chủ động trong tất cả mọi việc trong khâu quản trị. Doanh nghiệp chỉ phải chi trả cho lần đầu tư trang thiết bị và được sử dụng hệ thống lâu dài. Nhưng không mất tiền thuê bao hàng tháng phải trả.

Hệ thống sẽ được đảm bảo tính bảo mật do không có sự can thiệp từ bên thứ 3. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư gần như toàn bộ mọi trang thiết bị từ tổng đài IP, điện thoại IP, hệ thống kết nối,…Đây là chi phí khá lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Bên cạnh đó, doanh nghiệp buộc phải bổ sung thêm nguồn lực và ngân sách cho đội ngũ nhân viên. Nhằm đảm bảo hệ thống được cập nhật mới thì sẽ phải phụ thuộc vào trình độ chuyên môn IT tại doanh nghiệp.

Phương án thuê tổng đài IP

Phương án này đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

• Việc triển khai sẽ diễn ra nhanh chóng, dễ dàng. Các chi phí đầu tư ban đầu thấp, không mất quá nhiều tiền cho việc đầu tư thiết bị.
• Quản trị hệ thống sẽ nằm ở bên thứ 3, doanh nghiệp sẽ không cần phải tốn thêm chi phí nhân sự để có thể vận hành được hệ thống.
• Không lo về việc bảo trì, bảo dưỡng và khấu hao thiết bị.
• Khi triển khai các phương án thuê tổng đài, doanh nghiệp sẽ phải chi trả phí thuê bao hàng tháng. Tuy nhiên mức chi phí này khá thấp và hoàn toàn có thể dựa vào nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.
• Vì là thuê dịch vụ hệ thống nên việc đảm bảo bảo mật đều nằm ở bên thứ 3. Doanh nghiệp khi triển khai thì nên lưu ý đến các điều khoản bảo mật khi khi hợp tác nhằm đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ.

Với những điểm yếu và điểm mạnh của từng phương án, OMICALL hy vọng bạn có thể đưa ra được những lựa chọn đúng đắn phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn.

Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ tổng đài thông minh, vui lòng truy cập ngay: https://omicall.com/

Hoặc hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68 để được sử dụng dịch vụ tiện ích này.

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)

Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM

Chi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh

Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICallhttps://omicall.com