Để quản lý tổng đài ảo thông minh, ngoài những kỹ năng cần thiết của nhân viên trực tổng đài thì cách vận hành cũng không kém phần quan trọng. Dưới đây là một vài tuyệt chiêu giúp cho bạn sử dụng thành công hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp này.
Xử lý các trường hợp ngoại lệ một cách tốt nhất
Thông thường, khách hàng của bạn sẽ ghi nhớ những trải nghiệm làm họ không hài lòng thay vì những trải nghiệm tốt. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động đào tạo nguồn nhân lực thật chuyên nghiệp đảm bảo họ có thể giải quyết những tình huống xấu một cách tốt nhất.
Những điều phàn nàn của khách hàng sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp. Khi đó, tỉ lệ rời bỏ của khách hàng ngày càng tăng cao sẽ kéo theo nhiều yêu cầu hủy giao dịch, kết thúc hợp đồng. Vì vậy, hãy đầu tư vào nguồn nhân lực để họ giải quyết khó khăn một cách khéo léo và hiệu quả. Đây chính là một trong những “chiêu” quản lý tổng đài ảo thông minh khéo léo mà bạn không thể bỏ qua.
Chủ động phát triển các kênh tự phục vụ
Có rất nhiều kênh tự phục vụ như chatbot, web self-service, IVR self-service tương tác thoại tự động,….có thể kết nối trực tiếp với người dùng. Chúng được hệ thống bằng các dữ liệu có sẵn và tự động trả lời khách hàng một cách nhanh chóng. Sở hữu những kênh tự phục vụ này, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức để giải quyết những cuộc gọi khó trên tổng đài ảo thông minh CSKH.
Tối ưu màn hình làm việc của nhân viên
Các nhân viên tư vấn thường dùng nhiều phần mềm trên máy tính cùng lúc và đồng thời nghe – gọi điện thoại cho khách hàng. Điều này chắc chắn sẽ làm giảm hiệu quả công việc, gây áp lực và sự nhầm lẫn giữa các dữ liệu là điều không thể tránh khỏi.
Vì vậy mà tất cả những phần mềm hay ứng dụng đều nên được sử dụng trên một màn hình duy nhất đảm bảo thuận tiện trong thao tác làm việc.
Hệ thống tương tác thoại tự động (IVR)
Tổng đài ảo thông minh có thể sử dụng hệ thống IVR để xác định người gọi đến và phân nhánh họ. Khi có cuộc gọi đến, tổng đài sẽ phát đoạn ghi âm xác định được nhu cầu của khách hàng. Từ việc chọn phím bấm thích hợp, hệ thống tổng đài ảo sẽ tự kết nối với tổng đài viên đúng chuyên môn khiến khách hàng cảm thấy thỏa mãn hơn.
Hiển thị lịch sử tương tác trong mọi thời điểm
Khi có khách hàng gọi đến, nhân viên tư vấn cần nắm được tất cả các thông tin cần thiết bao gồm thông tin cá nhân, hành vi khách hàng trước đó, nhu cầu,… để chăm sóc họ được tốt hơn. Từ đó sẽ mang đến những giải pháp hiệu quả nếu có vấn đề phát sinh xuất hiện.
Để quản lý tổng đài ảo thông minh một cách chuyên nghiệp nhất, bạn nên tham khảo một số bí quyết mà chúng tôi giới thiệu trên đây. Tổng đài Omicall chính là một giải pháp hữu hiệu giúp bạn giải quyết được mọi vấn đề trong khâu CSKH. Đăng ký dùng thử miễn phí trong 1 tháng theo địa chỉ dưới đây:
OMICALL – GIẢI PHÁP TỔNG ĐÀI ẢO CHUYÊN NGHIỆP
TP.HCM: 06 Đường Số 16, P.Hiệp Bình Chánh, Q.Thủ Đức, HCM
Hà Nội: Tòa nhà Phương Nga, Số 15, ngõ 2, Thọ Tháp, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Website: https://omicall.com/
Hotline: 0976 009 346
