Ghi âm cuộc gọi không chỉ là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng dịch vụ mà còn hỗ trợ mạnh mẽ trong việc đào tạo, quản lý và phát triển chiến lược kinh doanh. Bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về lợi ích của việc sử dụng tính năng lấy ghi âm cuộc gọi từ tổng đài và cách tận dụng tối đa công cụ này.
>>> Xem thêm: Tổng đài ghi âm cuộc gọi – hỗ trợ nghe lại ghi âm dễ dàng
Vì sao doanh nghiệp cần lấy ghi âm cuộc gọi từ tổng đài?
Ghi âm cuộc gọi từ tổng đài không chỉ là giải pháp công nghệ mà còn là một chiến lược kinh doanh quan trọng. Với ghi âm từ tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể:
- Đảm bảo tính minh bạch trong giao tiếp: Mọi tương tác giữa nhân viên và khách hàng đều được lưu trữ lại, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Điều này đặc biệt quan trọng khi xử lý khiếu nại hoặc tranh chấp.
- Tối ưu hóa quy trình đào tạo: Các cuộc gọi ghi âm cung cấp dữ liệu thực tế, giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp cho đội ngũ nhân viên, từ đó cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng.
- Phân tích hành vi khách hàng: Ghi âm cuộc gọi không chỉ cung cấp dữ liệu về phản hồi của khách hàng mà còn giúp nhận diện các xu hướng tiêu dùng, hỗ trợ doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời.
- Giải quyết tranh chấp cần thiết: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc khiếu nại, việc có ghi âm cuộc gọi giúp doanh nghiệp cung cấp bằng chứng cụ thể, giải quyết vấn đề một cách công bằng và khách quan. Giảm thiểu các xung đột không đáng có.
Cách hoạt động của hệ thống ghi âm cuộc gọi trên tổng đài
Tự động ghi âm tất cả cuộc gọi
Hệ thống ghi âm sẽ tự động lưu lại tất cả các cuộc gọi đến, cuộc gọi đi, và cả các cuộc gọi nội bộ giữa các máy nhánh trên tổng đài mà không cần thao tác thủ công từ người dùng.
Thời gian lưu trữ mặc định là 30 ngày
Các file ghi âm sẽ được lưu lại trong hệ thống trong vòng 30 ngày gần nhất. Sau khoảng thời gian này, hệ thống sẽ tự động xóa các file cũ để giải phóng dung lượng cho các ghi âm mới.
Tùy chỉnh thời gian lưu trữ dài hơn
Nếu doanh nghiệp cần lưu trữ ghi âm trong thời gian dài hơn, có thể yêu cầu dịch vụ và thỏa thuận về các khoản phí bổ sung nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ mở rộng.
Tùy chọn loại trừ ghi âm cho các máy nhánh đặc biệt
Hệ thống có khả năng loại trừ ghi âm cho một số máy nhánh nhất định, chẳng hạn như các máy nhánh của quản lý hoặc lãnh đạo, nơi có thể yêu cầu tính bảo mật cao và không cần lưu lại cuộc gọi.
Không giới hạn số lượng cuộc gọi
Tổng đài không đặt ra giới hạn về số lượng cuộc gọi có thể ghi âm mỗi ngày, đảm bảo toàn bộ các cuộc gọi đều được lưu trữ mà không lo về dung lượng cuộc gọi được ghi lại.
Không giới hạn thời lượng của mỗi cuộc gọi
Bất kể cuộc gọi ngắn hay dài, hệ thống đều ghi âm đầy đủ toàn bộ thời lượng cuộc gọi mà không bị gián đoạn hay ngắt quãng.
>>> Xem thêm: Lưu trữ thông tin với phần mềm ghi âm cuộc gọi
Lấy ghi âm cuộc gọi để nâng cao chất lượng dịch vụ KH
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc ghi âm cuộc gọi từ tổng đài là khả năng cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Đây là cách các doanh nghiệp có thể tận dụng công cụ này:
- Giám sát chất lượng cuộc gọi: Ghi âm giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá sự tương tác của nhân viên với khách hàng. Điều này giúp phát hiện các sai sót trong quá trình giao tiếp và điều chỉnh kịp thời.
- Phân tích nhu cầu khách hàng: Từ các cuộc gọi ghi âm, doanh nghiệp có thể nắm bắt chính xác nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó cung cấp các giải pháp phù hợp, nâng cao trải nghiệm của họ.
- Tạo quy chuẩn chăm sóc khách hàng: Ghi âm các cuộc gọi mẫu có thể dùng để thiết lập tiêu chuẩn tương tác, giúp đồng nhất phong cách làm việc và cải thiện dịch vụ đồng bộ.
Lấy ghi âm cuộc gọi từ tổng đài để tối ưu quản lý nội bộ
Không chỉ hỗ trợ trong việc chăm sóc khách hàng, ghi âm cuộc gọi còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát hoạt động nội bộ của doanh nghiệp:
- Đánh giá hiệu suất công việc: Quản lý có thể sử dụng ghi âm để theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên một cách khách quan, từ đó đưa ra những đánh giá chính xác và các biện pháp cải thiện.
- Xác định điểm yếu trong quy trình: Từ việc phân tích các cuộc gọi, doanh nghiệp có thể nhận ra những khía cạnh cần cải tiến trong quy trình nội bộ nhằm tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót.
- Giám sát từ xa: Đối với các doanh nghiệp có chi nhánh hoặc đội ngũ làm việc từ xa, ghi âm cuộc gọi là công cụ giám sát hiệu quả, đảm bảo mọi nhân viên đều tuân thủ quy trình chung.
Lợi ích lâu dài khi lưu trữ ghi âm cuộc gọi trên nền tảng đám mây
Lưu trữ ghi âm trên nền tảng đám mây đang trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp vì những lợi ích vượt trội:
- Khả năng truy cập linh hoạt: Với công nghệ đám mây, doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu ghi âm từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Điều này giúp tăng tính linh động trong quản lý và xử lý thông tin.
- Tiết kiệm chi phí: So với việc lưu trữ trên các thiết bị vật lý, lưu trữ đám mây không chỉ tiết kiệm chi phí đầu tư mà còn giảm thiểu nguy cơ mất mát dữ liệu do lỗi phần cứng.
- Bảo mật cao: Hầu hết các nền tảng đám mây cung cấp cơ chế bảo mật tiên tiến với mã hóa dữ liệu, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp.
Công nghệ ghi âm cuộc gọi hiện đại: AI phân tích giọng nói và dữ liệu
Sự phát triển của công nghệ đã đưa AI phân tích giọng nói vào các hệ thống ghi âm cuộc gọi, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình phân tích và đánh giá:
- Phân tích cảm xúc khách hàng: AI có khả năng nhận diện giọng điệu và cảm xúc của khách hàng trong cuộc gọi, giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hài lòng và xử lý kịp thời những tình huống không mong muốn.
- Phân loại và lưu trữ tự động: Công nghệ AI giúp tự động phân loại nội dung các cuộc gọi theo từng nhóm vấn đề cụ thể như bán hàng, chăm sóc khách hàng, khiếu nại…, từ đó tạo điều kiện cho doanh nghiệp quản lý dữ liệu một cách khoa học và hiệu quả.
- Tối ưu quy trình đánh giá: Thay vì nghe thủ công từng cuộc gọi, AI có thể đưa ra các chỉ số đánh giá chất lượng dịch vụ dựa trên ngữ cảnh và nội dung của cuộc gọi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả quản lý.
>>> Xem thêm: Trả Lời Tự Động IVR: Giải Pháp Tối Ưu Dịch Vụ Khách Hàng Mọi Lúc, Mọi Nơi
Ghi âm cuộc gọi với CRM để tăng hiệu quả kinh doanh
Một bước tiến quan trọng trong việc tích hợp ghi âm cuộc gọi với hệ thống CRM là khả năng tối ưu hóa toàn bộ quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng:
- Quản lý thông tin khách hàng tập trung: Khi tích hợp ghi âm với CRM, toàn bộ lịch sử cuộc gọi sẽ được lưu trữ và liên kết trực tiếp với hồ sơ khách hàng, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và cập nhật thông tin.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ: Từ việc phân tích dữ liệu cuộc gọi, doanh nghiệp có thể nắm rõ mong muốn của khách hàng và từ đó đưa ra các biện pháp chăm sóc, hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn.
- Tăng cường khả năng phản hồi: Ghi âm cuộc gọi giúp cải thiện tốc độ phản hồi của doanh nghiệp, đảm bảo các vấn đề của khách hàng được giải quyết nhanh chóng và kịp thời.
Doanh nghiệp nên chọn hệ thống tổng đài nào để đảm bảo ghi âm hiệu quả?
Khi lựa chọn hệ thống tổng đài có tính năng ghi âm, doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố sau để đảm bảo hiệu quả tối đa:
- Khả năng mở rộng: Đảm bảo hệ thống có thể mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển và tăng nhu cầu về lưu trữ ghi âm.
- Tính năng bảo mật tiên tiến: Hệ thống phải có các cơ chế bảo mật như mã hóa và quản lý quyền truy cập để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
- Đa tính năng và dễ sử dụng: Ví dụ với tổng đài OMICall, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo file ghi âm cuộc gọi tự động với tính năng Speech To Text bằng việc nhập nội dung muốn ghi âm và chọn các tuỳ chọn có sẵn như: giọng đọc, tốc độ đọc,…Với một giao diện thân thiện, dễ sử dụng giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và khai thác tối đa tính năng của hệ thống.
Kết luận
Tóm lại, việc lấy ghi âm cuộc gọi từ tổng đài không chỉ là công cụ quản lý hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Đây là giải pháp thiết yếu cho các doanh nghiệp hiện đại trong thời đại số hóa.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng).
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
