Auto Telesale – Chăm Sóc Khách Hàng 24/7 Không Cần Nhân Sự

Telesale truyền thống đang đối mặt với nhiều thách thức như chi phí cao, hiệu suất thấp và khó mở rộng quy mô. Auto Telesale ra đời như một giải pháp đột phá, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình gọi điện, tối ưu hóa nguồn lực và tăng khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng mà không cần mở rộng đội ngũ nhân sự.

>>> Xem thêm: Giảm Chi Phí CSKH Bằng Tự Động Hóa – Tiết Kiệm Hàng Tỷ Đồng Mỗi Năm

1. Auto Telesale là gì?

Auto Telesale có thể hiểu là hệ thống gọi điện tự động sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), xử lý giọng nói để thay thế hoặc hỗ trợ nhân viên telesale trong quá trình tiếp cận khách hàng. Hệ thống này có thể thực hiện các cuộc gọi theo kịch bản có sẵn, tương tác với khách hàng bằng giọng nói tự nhiên và thu thập thông tin phản hồi một cách tự động.

Nói cách khác, Auto Telesale hoạt động như một “nhân viên telesale ảo”, có thể thực hiện hàng nghìn cuộc gọi mỗi ngày mà không cần sự can thiệp trực tiếp của con người.

1.1 Ví dụ về Auto Telesale trong thực tế

Bán hàng tự động: Một công ty tài chính sử dụng Auto Telesale để gọi cho khách hàng tiềm năng về sản phẩm vay tín dụng. Hệ thống giới thiệu gói vay, đặt câu hỏi để xác định nhu cầu và nếu khách hàng quan tâm, cuộc gọi sẽ được chuyển ngay cho nhân viên tư vấn để hoàn tất thủ tục.

Nhắc lịch thanh toán: Một công ty bảo hiểm dùng Auto Telesale để nhắc khách hàng về hạn đóng phí bảo hiểm. Hệ thống gọi và thông báo số tiền cần thanh toán, hạn cuối và hướng dẫn cách thanh toán. Nếu khách hàng có câu hỏi, hệ thống có thể chuyển đến tổng đài viên.

Chăm sóc khách hàng sau mua: Một doanh nghiệp thương mại điện tử sử dụng Auto Telesale để gọi khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng sau khi mua sản phẩm. Hệ thống hỏi khách hàng có gặp vấn đề gì không và ghi nhận phản hồi để doanh nghiệp cải thiện dịch vụ.

>>> Xem thêm: Omni Channel AI – Đồng Bộ Dữ Liệu Khách Hàng Từ Mọi Kênh

1.2 Auto Telesale hoạt động như thế nào?

Auto Telesale ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa quy trình để thực hiện các cuộc gọi mà không cần nhân sự trực tiếp thao tác. Hệ thống có khả năng quay số tự động, tương tác với khách hàng theo kịch bản định sẵn và ghi nhận phản hồi, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất bán hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Quy trình hoạt động của Auto Telesale:

Hệ thống Auto Telesale vận hành theo 4 bước chính, đảm bảo cá nhân hóa nội dung và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi:

1. Nhập danh sách khách hàng

Doanh nghiệp cung cấp danh sách số điện thoại từ các nguồn như hệ thống CRM, phần mềm quản lý khách hàng, hoặc tệp dữ liệu có sẵn. Hệ thống sẽ lọc và phân loại khách hàng dựa trên nhiều yếu tố như: Ngành nghề (bất động sản, tài chính, giáo dục…), hành vi mua hàng (đã từng tương tác với quảng cáo, đã đăng ký tư vấn…), lịch sử giao dịch (đã mua hàng, đang quan tâm, chưa từng sử dụng dịch vụ…)

Việc phân loại này giúp tối ưu nội dung cuộc gọi cho từng nhóm khách hàng, tránh lãng phí tài nguyên.

2. Thiết lập kịch bản cuộc gọi

Doanh nghiệp tiến hànhxây dựng nội dung cuộc gọi theo từng mục tiêu cụ thể:

• Bán hàng: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, chốt đơn.
• Chăm sóc khách hàng: Hỏi thăm trải nghiệm, hỗ trợ sau mua.
• Nhắc lịch thanh toán/hẹn gặp: Thông báo hạn đóng phí, xác nhận lịch hẹn.
• Khảo sát ý kiến: Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng.

AI sẽ điều chỉnh giọng điệu và cách diễn đạt phù hợp với từng nhóm khách hàng. Với khách hàng mới, giọng điệu có thể thân thiện, tập trung vào giới thiệu sản phẩm. Với khách hàng cũ, nội dung thường mang tính cá nhân hóa hơn, nhấn mạnh lợi ích và ưu đãi dành riêng cho họ.

Hệ thống tiếp tục xây dựng kịch bản phản hồi linh hoạt, giúp cuộc gọi tự nhiên hơn thay vì chỉ phát đoạn ghi âm có sẵn. Ví dụ: Nếu khách hàng quan tâm, AI có thể đề xuất thêm thông tin chi tiết. Nếu khách hàng từ chối, hệ thống có thể chuyển sang kịch bản xử lý phản đối.

3. Thực hiện cuộc gọi tự động

Hệ thống quay số tự động theo lịch trình, đảm bảo cuộc gọi diễn ra vào thời điểm thích hợp, tránh gọi vào giờ nghỉ trưa hoặc quá sớm/ quá muộn. AI lắng nghe và phân tích phản hồi của khách hàng theo thời gian thực, sau đó đưa ra câu trả lời phù hợp hoặc tiếp tục theo kịch bản. Nếu AI nhận diện khách hàng có nhu cầu thực sự hoặc tình huống cần xử lý sâu hơn, cuộc gọi sẽ được chuyển ngay đến nhân viên telesale. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian làm việc của nhân viên, tập trung vào khách hàng tiềm năng nhất. Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi, vì khách hàng quan tâm sẽ được hỗ trợ ngay lập tức.

4. Thu thập dữ liệu và báo cáo kết quả

Hệ thống ghi nhận nội dung cuộc gọi, phản hồi khách hàng, tỷ lệ thành công và tổng hợp thành báo cáo. Doanh nghiệp có thể theo dõi các chỉ số quan trọng như: Tỷ lệ nghe máy (bao nhiêu khách hàng bắt máy trên tổng số cuộc gọi), tỷ lệ phản hồi tích cực (khách hàng có quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ không), tỷ lệ chuyển đổi (số khách hàng đồng ý mua hàng hoặc để lại thông tin).

Dựa trên dữ liệu này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kịch bản cuộc gọi, tối ưu thời gian liên hệ và cải thiện chiến lược telesale.

>>> Xem thêm: Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Là Gì?

1.3 So sánh Auto Telesale với Telesale truyền thống

Có thể nói, Auto Telesale phù hợp với doanh nghiệp muốn tự động hóa quy trình, tối ưu chi phí và mở rộng quy mô nhanh chóng. Telesale truyền thống vẫn có lợi thế trong những tình huống cần xử lý linh hoạt hoặc tư vấn chuyên sâu.

Giải pháp tối ưu cho nhiều doanh nghiệp là kết hợp cả hai, sử dụng Auto Telesale để lọc khách hàng tiềm năng, sau đó nhân viên telesale tiếp nhận các khách hàng có nhu cầu cao để tư vấn chi tiết.

2. Vai trò của Auto Telesale trong quy trình bán hàng

Chăm sóc khách hàng tự động không chỉ đơn thuần thay thế nhân viên telesale trong các cuộc gọi mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình bán hàng, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu chi phí.

Tăng năng suất đội ngũ telesale

• Auto Telesale loại bỏ các công việc thủ công, như quay số, lặp lại nội dung giới thiệu hay xác nhận thông tin khách hàng.
• Nhân viên telesale có thể tập trung vào tư vấn chuyên sâu và chốt đơn thay vì xử lý các cuộc gọi không có giá trị cao.
• Hệ thống có thể thực hiện hàng nghìn cuộc gọi mỗi ngày, vượt xa khả năng của một đội telesale truyền thống.

Ví dụ: Một công ty bảo hiểm sử dụng Auto Telesale để gọi đến 10.000 khách hàng tiềm năng mỗi ngày, giúp nhân viên tập trung xử lý những khách hàng có nhu cầu thực sự, thay vì mất thời gian gọi từng người một.

Tiết kiệm chi phí nhân sự

• Doanh nghiệp không cần thuê quá nhiều telesale, nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả tiếp cận khách hàng.
• Giảm chi phí đào tạo, lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên telesale.
• Hệ thống có thể hoạt động 24/7, không phụ thuộc vào thời gian làm việc của con người.

Ví dụ: Một công ty tài chính triển khai Auto Telesale để nhắc lịch thanh toán thay vì thuê 50 nhân viên gọi điện thủ công. Kết quả là doanh nghiệp tiết kiệm 40% chi phí nhân sự mỗi tháng.

Tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi

• Auto Telesale cá nhân hóa nội dung cuộc gọi, giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm hơn.
• Hệ thống có thể bám đuổi khách hàng tự động, gửi nhắc nhở hoặc follow-up theo lịch trình thông minh.
• Dựa trên dữ liệu thu thập, hệ thống có thể điều chỉnh kịch bản cuộc gọi để tăng khả năng chốt đơn.

Ví dụ: Một nền tảng giáo dục trực tuyến sử dụng Auto Telesale để nhắc nhở học viên tiềm năng về chương trình ưu đãi. Nhờ đó, tỷ lệ đăng ký khóa học tăng 30% so với telesale truyền thống.

>>> Xem thêm: Phần Mềm Chăm Sóc Khách Hàng Đa Kênh Là Gì?

Quản lý và đo lường hiệu quả dễ dàng

• Auto Telesale tích hợp với hệ thống CRM, giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử cuộc gọi và phản hồi khách hàng.
• Hệ thống tự động tạo báo cáo chi tiết, hiển thị tỷ lệ nghe máy, tỷ lệ phản hồi tích cực và tỷ lệ chuyển đổi.
• Dữ liệu thu thập được giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược telesale để tối ưu hiệu suất.

Ví dụ: Một công ty bất động sản triển khai Auto Telesale và phát hiện rằng khách hàng có xu hướng nghe máy vào buổi chiều. Nhờ dữ liệu này, họ điều chỉnh thời gian gọi và tăng 25% tỷ lệ phản hồi tích cực.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Hệ thống có thể gọi đúng thời điểm khách hàng mong muốn, tránh làm phiền vào giờ không phù hợp.
• Nhờ AI, Auto Telesale có thể xử lý phản hồi một cách linh hoạt, giúp cuộc gọi tự nhiên hơn.
• Với các cuộc gọi chăm sóc khách hàng, hệ thống có thể tự động gửi thông tin hỗ trợ hoặc chuyển tiếp đến tổng đài viên khi cần thiết.

Ví dụ: Một ngân hàng sử dụng Auto Telesale để chào mời thẻ tín dụng. Hệ thống chỉ gọi đến khách hàng có lịch sử tín dụng tốt, giúp tăng mức độ hài lòng và giảm tình trạng từ chối.

Ứng dụng thực tế của Auto Telesale trong doanh nghiệp

Bán hàng và chốt đơn tự động

• Tự động gọi điện giới thiệu sản phẩm/dịch vụ đến khách hàng tiềm năng.
• Hỗ trợ tư vấn cơ bản về giá, tính năng, chương trình ưu đãi.
• Nếu khách hàng quan tâm, hệ thống chuyển cuộc gọi đến nhân viên tư vấn để chốt đơn.
• Gửi tin nhắn hoặc email xác nhận đơn hàng sau cuộc gọi.

Chăm sóc khách hàng và thu thập phản hồi

• Tự động gọi hỏi thăm trải nghiệm khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ.
• Thu thập đánh giá của khách hàng bằng câu hỏi trắc nghiệm hoặc yêu cầu họ để lại nhận xét.
• Nếu khách hàng có phàn nàn, hệ thống tự động chuyển cuộc gọi đến bộ phận hỗ trợ.
• Tổng hợp dữ liệu phản hồi vào báo cáo để cải thiện dịch vụ.

Nhắc hẹn, nhắc lịch thanh toán, gia hạn hợp đồng

• Gọi điện nhắc khách hàng về lịch hẹn với nhân viên tư vấn, kỹ thuật viên hoặc lịch khám bệnh.
• Nhắc nhở khách hàng về các khoản thanh toán đến hạn, cung cấp hướng dẫn thanh toán.
• Gợi ý gia hạn hợp đồng trước khi hết hạn, cung cấp các ưu đãi gia hạn sớm.

Ứng dụng trong các ngành tài chính, bảo hiểm, giáo dục, bất động sản…

• Ngành tài chính: Tư vấn khoản vay, nhắc lịch thanh toán nợ, xác nhận thông tin giao dịch. Giới thiệu thẻ tín dụng hoặc các chương trình ưu đãi cho khách hàng tiềm năng.
• Ngành bảo hiểm: Nhắc lịch tái tục hợp đồng, hướng dẫn yêu cầu bồi thường bảo hiểm. Gọi điện giới thiệu các gói bảo hiểm sức khỏe, nhân thọ, xe cộ.
• Ngành giáo dục: Nhắc lịch khai giảng, hỗ trợ đăng ký khóa học mới. Thu thập ý kiến học viên về chất lượng giảng dạy.
• Ngành bất động sản: Mời khách hàng tham dự sự kiện mở bán, giới thiệu dự án mới. Cập nhật tiến độ xây dựng cho khách hàng đã đặt mua căn hộ.

3. Hướng dẫn doanh nghiệp ứng dụng Auto Telesale hiệu quả

Auto Telesale là một giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình gọi điện, tối ưu hóa telesale và nâng cao hiệu quả bán hàng. Tuy nhiên, để triển khai thành công, doanh nghiệp cần có một kế hoạch rõ ràng, lựa chọn công nghệ phù hợp và đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.

Xác định mục tiêu triển khai

Trước khi ứng dụng Auto Telesale, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cụ thể mà hệ thống sẽ phục vụ. Điều này giúp xây dựng kịch bản phù hợp, tối ưu nguồn lực và đạt được kết quả mong muốn. Các mục tiêu phổ biến bao gồm:

• Tăng cường tiếp cận khách hàng tiềm năng: Auto Telesale có thể thực hiện hàng nghìn cuộc gọi mỗi ngày để tìm kiếm khách hàng có nhu cầu thực sự, giúp tối ưu hóa đội ngũ bán hàng.
• Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng: Hệ thống có thể hỗ trợ các hoạt động như nhắc hẹn, xác nhận đơn hàng, khảo sát mức độ hài lòng sau khi sử dụng dịch vụ.
• Hỗ trợ telesale trong quy trình bán hàng: Auto Telesale giúp thực hiện các bước gọi giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, lọc khách hàng quan tâm trước khi chuyển sang nhân viên telesale tư vấn chi tiết.

>>> Xem thêm: Công Cụ Automation Marketing Đa Kênh: Tiếp Cận Khách Hàng Ở Mọi Điểm Chạm

Việc xác định đúng mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, tránh đầu tư dàn trải và đạt được hiệu quả cao nhất.

Chuẩn bị dữ liệu khách hàng

Dữ liệu khách hàng đóng vai trò cốt lõi trong hiệu quả của Auto Telesale. Hệ thống chỉ có thể hoạt động tốt khi có dữ liệu đầu vào chính xác và đầy đủ. Các bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị dữ liệu bao gồm:

• Thu thập dữ liệu từ các nguồn hợp pháp: Doanh nghiệp có thể sử dụng danh sách khách hàng từ CRM, hệ thống quản lý khách hàng, hoặc từ các chiến dịch marketing đã chạy trước đó.
• Phân loại khách hàng: Việc nhóm khách hàng theo các tiêu chí như lịch sử mua hàng, mức độ quan tâm, ngành nghề… giúp hệ thống tối ưu kịch bản cuộc gọi và tăng tỷ lệ phản hồi.
• Làm sạch dữ liệu: Loại bỏ các số điện thoại sai, trùng lặp hoặc khách hàng không còn nhu cầu để tránh lãng phí nguồn lực.

Việc chuẩn bị dữ liệu kỹ lưỡng giúp Auto Telesale hoạt động chính xác, tiếp cận đúng đối tượng và tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi.

Xây dựng kịch bản cuộc gọi

Một kịch bản tốt giúp cuộc gọi trở nên tự nhiên, hiệu quả và có khả năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh. Khi xây dựng kịch bản Auto Telesale, doanh nghiệp cần chú trọng các yếu tố sau:

• Lời chào mở đầu ngắn gọn, rõ ràng: Khách hàng chỉ dành vài giây đầu tiên để quyết định có tiếp tục lắng nghe hay không, vì vậy lời chào cần tạo thiện cảm và nêu rõ mục đích cuộc gọi.
• Cá nhân hóa nội dung: Dựa trên dữ liệu khách hàng, hệ thống có thể tùy chỉnh nội dung để phù hợp với từng nhóm đối tượng, giúp tăng tỷ lệ tương tác.
• Xây dựng kịch bản phản hồi linh hoạt: Không phải khách hàng nào cũng có phản ứng giống nhau. Doanh nghiệp cần dự đoán trước các tình huống có thể xảy ra (quan tâm, từ chối, cần thêm thông tin…) để AI có thể xử lý linh hoạt.
• Giọng điệu và tốc độ phù hợp: Tránh cảm giác máy móc, tạo sự tự nhiên khi trò chuyện với khách hàng.

Một kịch bản được xây dựng tốt sẽ giúp Auto Telesale hoạt động hiệu quả, giảm tỷ lệ từ chối và tăng cơ hội chuyển đổi khách hàng.

Triển khai thử nghiệm và tối ưu hóa

Trước khi triển khai trên diện rộng, doanh nghiệp nên thực hiện một giai đoạn thử nghiệm (pilot) với nhóm khách hàng nhỏ để đánh giá hiệu quả. Giai đoạn này giúp doanh nghiệp kiểm tra tỷ lệ bắt máy, tỷ lệ phản hồi tích cực và tỷ lệ chuyển đổi. Điều chỉnh kịch bản cuộc gọi nếu cần thiết để phù hợp hơn với khách hàng. Xác định khung giờ gọi tối ưu nhằm tăng tỷ lệ tiếp cận.

Dựa trên kết quả thử nghiệm, doanh nghiệp có thể tinh chỉnh hệ thống trước khi triển khai chính thức để đạt hiệu quả cao nhất.

Tích hợp hệ thống CRM và đo lường hiệu suất

Tích hợp Auto Telesale với CRM hoặc hệ thống tổng đài ảo giúp doanh nghiệp theo dõi dữ liệu khách hàng và quản lý chiến dịch telesale hiệu quả hơn. Các chỉ số quan trọng cần theo dõi bao gồm: Tỷ lệ cuộc gọi thành công: Bao nhiêu cuộc gọi đã được kết nối với khách hàng? Tỷ lệ phản hồi tích cực: Bao nhiêu khách hàng bày tỏ sự quan tâm hoặc phản hồi tích cực? Tỷ lệ chuyển đổi: Bao nhiêu khách hàng đồng ý mua hàng hoặc tiếp tục bước tiếp theo?

Việc liên tục theo dõi và phân tích dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược gọi điện, tối ưu hiệu suất Auto Telesale và nâng cao hiệu quả bán hàng.

4. Ứng dụng tổng đài ảo OMICall trong Auto Telesale

Để chăm sóc khách hàng tự động hiệu quả, doanh nghiệp cần một hệ thống tổng đài ảo thông minh, có khả năng tích hợp AI và tự động hóa quy trình gọi điện. Tổng đài ảo OMICall ứng dụng AI là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp triển khai Auto Telesale chuyên nghiệp, hiệu quả và dễ dàng quản lý.

Một số lợi ích nổi trội khi tích hợp OMICall vào Auto Telesale

• Tự động quay số và xử lý cuộc gọi thông minh: OMICall hỗ trợ AI Voicebot, giúp thực hiện hàng nghìn cuộc gọi mỗi ngày mà không cần nhân sự trực tiếp thao tác.
• Tích hợp trực tiếp với CRM: Dữ liệu khách hàng được đồng bộ tự động, giúp tối ưu quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.
• Báo cáo chi tiết theo thời gian thực: Hệ thống cung cấp bảng thống kê chi tiết về hiệu suất telesale, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và tối ưu chiến lược.
• Chuyển tiếp cuộc gọi linh hoạt: Khi AI nhận diện khách hàng có nhu cầu thực sự, cuộc gọi có thể chuyển trực tiếp đến nhân viên telesale để tư vấn chuyên sâu, tăng tỷ lệ chốt đơn.
• Giọng nói tự nhiên, không bị “robot hóa”: OMICall sử dụng công nghệ AI Text-to-Speech hiện đại, giúp giọng nói giống con người, tạo cảm giác thân thiện khi tương tác với khách hàng.

Với khả năng tích hợp linh hoạt, tự động hóa toàn bộ quy trình telesale và cung cấp báo cáo chi tiết, OMICall là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp triển khai Auto Telesale hiệu quả, giảm chi phí vận hành, tăng năng suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam

• Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
• Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT

• VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
• VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng).
• VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.