Sự bùng nổ khoa học công nghệ như hiện nay, đã thay đổi cách chúng ta làm việc, giao tiếp và tiếp cận thông tin. Việc áp dụng các giải pháp số hóa trong doanh nghiệp không chỉ mang lại những lợi ích vượt trội về hiệu quả và nâng cao năng suất, mà còn mở ra cơ hội mới và thúc đẩy sự sáng tạo. Cùng tìm hiểu số hóa doanh nghiệp là gì? Lợi ích việc số hóa mang lại cho doanh nghiệp thông qua bài viết nhé.
Số hóa doanh nghiệp là gì?
Số hóa doanh nghiệp là quá trình chuyển đổi các định dạng khác nhau. Bao gồm hoạt động điều hành, quản lý doanh nghiệp, hồ sơ, giấy tờ, công việc, bản in giấy, hình ảnh, âm thanh và các tài liệu khác. Chuyển từ hình thức truyền thống sang dạng dữ liệu trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ hiện đại.
Bật mí 05 lợi ích của khi số hóa doanh nghiệp
Tiết kiệm chi phí
Với cách làm việc và quản lý theo kiểu truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra khoản chi phí lớn cho việc in ấn giấy tờ, chi phí thiết bị, tiền điện, chi phí thuê nhân sự,…..khi cần đến số lượng lớn giấy tờ, sổ sách cần thiết. Tuy nhiên, nhờ việc ứng dụng số hóa, doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu trong máy tính. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí khổng lồ và tập trung tài chính vào vấn đề khác hoặc đầu tư kinh doanh đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhận Ebook: “Làm Chủ Dòng Tiền DN – Với 11 Mẹo Cắt Giảm Chi Phí”
Xử lý thông tin nhanh chóng
Việc tìm kiếm dữ liệu, tra cứu thông tin trở nên dễ dàng, nhanh chóng và đạt được hiệu quả tốt hơn. Khi mọi dữ liệu và thông tin được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số, công ty có thể xây dựng một hệ thống tài liệu đồng bộ, cho phép các phòng ban và quy trình trong công ty truy cập và chia sẻ thông tin một cách thuận tiện.
Với việc kết nối thông qua Internet, những người có quyền truy cập có thể đăng nhập vào hệ thống từ bất kỳ đâu, ngay cả khi họ không có mặt tại công ty. Điều này mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho việc làm việc từ xa, cho phép nhân viên truy cập vào tài liệu và thông tin quan trọng mọi lúc, mọi nơi.
Tham khảo: 06 chiến thuật nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng chất lượng
Gia tăng hiệu suất làm việc
Với quy trình làm việc truyền thống, nhân viên sẽ phải mất nhiều thời gian và công sức tìm kiếm tài liệu cần thiết, phục vụ cho công việc. Hiện này, nhờ ứng dụng số hóa doanh nghiệp đã giải quyết được vấn đề này. Nhân viên chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản và chỉ mất ít phút đã có thể tìm kiếm tài liệu cần thiết một cách chính xác và đầy đủ nhất. Ngoài ra, nhân viên có thể trau dồi học hỏi thêm nhiều kỹ năng để ứng dụng vào công việc khác, giúp tăng năng suất làm việc.
Tính bảo mật thông tin cao
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những thông tin về chiến lược kinh doanh, tiếp thị, kế hoạch phát triển và nhiều hơn nữa. Những dữ liệu này có thể quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Vì vậy, đảm bảo an toàn dữ liệu trở thành một yếu tố cần thiết và quan trọng.
Chuyển đổi sang kỹ thuật số mang lại cho các doanh nghiệp cơ hội để cải thiện tính bảo mật của hệ thống dữ liệu của họ. Chủ doanh nghiệp, người quản lý và nhân viên có thể giới hạn quyền truy cập, chỉnh sửa và xem các văn bản và tài liệu quan trọng trong trường hợp cần thiết. Đồng thời, có thể thiết lập các quy trình công việc tương ứng và triển khai các nhóm quyền (như quyền chỉnh sửa, truy cập, nhận xét) dựa vào cá nhân hoặc bộ phận cụ thể. Từ đó nâng cao tính bảo mật của dữ liệu.
Tham khảo: Ghi âm cuộc gọi là gì? 05 lợi ích tính năng này mang lại cho doanh nghiệp
Khả năng lưu trữ thông tin
Việc lưu trữ giấy tờ, tài liệu theo cách truyền thống sẽ có khả năng cao đối mặt với việc hư hỏng, mất mát hoặc bị mối mọt ăn nếu không lưu trữ đúng cách. Vì vậy, việc số hóa giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ, không bị hạn chế về dung lượng và hạn chế tối đa việc mất dữ liệu.
Điểm giống và khác nhau của số hóa doanh nghiệp và chuyển đổi số
Giống nhau
- Cả số hóa và chuyển đổi số đều liên quan đến việc áp dụng công nghệ và quy trình kỹ thuật số vào hoạt động của doanh nghiệp.
- Cả hai đều nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và cải thiện hiệu quả của doanh nghiệp.
- Cả hai đều mang lại lợi ích về quản lý thời gian, tối ưu hóa quy trình quản lý dự án và đưa ra quyết định tối ưu.
Khác nhau
Số hoá
Tập trung vào việc chuyển đổi các dữ liệu từ vật lý sang kỹ thuật số mà không thay đổi bản chất của chúng. Điều này có thể bao gồm việc quét tài liệu giấy thành tài liệu điện tử, lưu trữ thông tin trên máy tính hoặc điện toán đám mây, hoặc chuyển đổi các quy trình thủ công sang các quy trình tự động hóa.
Chuyển đổi số
Biến đổi tổng thể của doanh nghiệp thông qua ứng dụng công nghệ thông tin kỹ thuật số. Điều này có thể bao gồm việc áp dụng trí tuệ nhân tạo và các công nghệ khác để tạo ra các quy trình và mô hình kinh doanh mới. Từ đó cải thiện tương tác với KH và tối ưu hóa hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Chuyển đổi số được xem là cấp cao hơn của số hóa.
Tham khảo: Bí mật khung giờ vàng telesale tăng tỷ lệ chốt đơn thành công
Qua những chia sẻ trong bài viết, doanh nghiệp có thể hiểu số hóa doanh nghiệp là gì. Số hóa doanh nghiệp còn mang lại cơ hội để tạo ra những dịch vụ và sản phẩm mới, mở rộng thị trường và tăng cường sự cạnh tranh.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
