[FAQ] Những câu hỏi thường gặp về Tổng đài ảo 

Thuật ngữ tổng đài ảo đã không còn quá xa lạ với những ai hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, chăm sóc khách hàng,…  Tổng đài ảo được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây, hoạt động thông qua kết nối internet Wifi, 3G, 4G. Bài viết nhằm tổng hợp một số thắc mắc liên quan đến tổng đài ảo mà bạn thường gặp. 

Chức năng nổi bật của tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo không chỉ sở hữu những tính năng nghe gọi như tổng đài thông thường mà còn thêm nhiều ưu điểm nổi bật như: gọi tự động (Auto Voice), trả lời tự động (IVR), hiển thị tên người gọi thông tin người gọi đến, lựu trữ và cập nhật thông tin khách hàng bằng CRM,  ghi âm cuộc gọi, quản lý chất lượng công việc của nhân viên sales/telesales, hay trích xuất báo cáo chi tiết về các cuộc gọi bằng Excel nhanh chóng,…

Tôi muốn tích hợp đầu số 1900 – 1800 có được không?

Dĩ nhiên là được nhé, tổng đài ảo cho phép tích hợp các đầu số 1900 – 1800. Bên cạnh đó, còn có thể dễ dàng tích hợp các đầu số cố định, đầu số di động 

Khi chuyển sang tổng đài ảo tôi có giữ lại số hotline cũ không ?

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng số hotline hiện tại của doanh nghiệp mình cho tổng đài ảo. Trong trường hợp, chưa có số hotline thì bạn sẽ được hỗ trợ mua đầu số mới.

Những doanh nghiệp nào thích hợp sử dụng tổng đài ảo?

Tổng đài ảo được ứng dụng cho với các công ty, tổ chức, tập đoàn, SMEs, Startup,.. .Ở đa dạng các ngành nghề như: giáo dục, du lịch, hàng không, thương mại điện tử… . Đang có nhu cầu về tư vấn, nâng cao chất lượng chăm sóc và quản lý khách hàng 

Hoặc muốn sở hữu hệ thống tổng đài chuyên nghiệp mà không cần đầu từ quá nhiều chi phí hạ tầng kỹ thuật, bảo dưỡng, nhân sự vận hành,.. 

Nếu như khách hàng gọi ngoài giờ làm việc, thì có chuyển tiếp cuộc gọi tự động đến máy cá nhân không ?

Câu trả lời là được nhé. Bạn có thể cài đặt chế độ này trên hệ thống tổng đài, để chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại cá nhân của nhân viên. Khi không thể online, mạng bị yếu, hay không có người bắt máy trong ca trực. 

Có ghi âm cuộc gọi của khách hàng được không? 

Tổng đài ảo có tính năng ghi âm mọi cuộc gọi của khách hàng. Bạn có thể nghe lại file ghi âm trong phần lịch sử cuộc gọi. Việc này giúp bạn dễ dàng phát hiện và khắc phục lỗi khi tư vấn. Đồng thời, để cấp quản lý kiểm tra chất lượng làm việc của tổng đài viên tốt hơn. 

Trong trường hợp tôi muốn đổi văn phòng làm việc thì cần gì ?

Bạn hoàn toàn có thể di chuyển hệ thống tổng đài bất cứ đâu dễ dàng. Do nó chỉ cần kết nối với internet, 3G, 4G là có thể hoạt động được trên nhiều thiết bị như: PC, Laptop, Smartphone, IP Phone. 

Tổng đài ảo có lời chào tự động khi khách hàng gọi đến không?

Với tính năng IVR tự động hướng dẫn chi tiết cho người gọi đến. Bạn có thể tạo sẵn bất kỳ kịch bản nào phù hợp với nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp. 

Ví dụ khách hàng gọi đến sẽ nghe lời chào: “Chào mừng quý khách đã gọi đến công ty chúng tôi. Hãy nhấn phím 1 để gặp bộ phận kỹ thuật, phím 2 để gặp bộ phận kinh doanh,…”

Tôi có thể cập nhật thông tin khách hàng trên hệ thống hay không?

Hoàn toàn được nhé. Tính năng CRM mini được tích hợp giúp việc lưu trữ và cập nhật thông tin khách hàng tiện lợi ngay trên hệ thống. Bạn có thể dễ dàng truy xuất thông tin khách gọi đến. Hiển thị pop-up cuộc gọi và số lần tương tác với khách. 

Trên đây là một số thắc mắc thường gặp trong quá trình tìm hiểu và đăng ký sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu bạn có thêm bất kỳ thắc mắc nào nhanh tay liên hệ đến OMICall để được giải đáp nhanh nhất nhé. 

Thông tin liên hệ: 

Gọi đến Hotline: 0287 1010 898 

Hoặc truy cập Website: omicall.com

 CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)

• Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
• Chi Nhánh Hà Nội Toà nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy
• Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh