Mô hình 5S là mô hình đang được áp dụng phổ biến ở nhiều lĩnh vực trong xã hội và trên thế giới hiện nay. Một số lĩnh vực có thể kể đến như trường học, bệnh viện và môi trường doanh nghiệp. Mô hình này chính là một trong những phương pháp hiệu quả. Nhằm giúp các nhà quản lý thúc đẩy và khai thác hiệu năng làm việc cho nhân sự, tạo nên môi trường làm việc lý tưởng để phát triển.
-
Mô hình 5S là gì?
Mô hình 5S là nguyên tắc được hình thành và phát triển từ thế kỉ 16, ban đầu mô hình này được bắt nguồn bởi những người thợ đóng tàu tại Venice, Ý. Cho mãi đến chiến tranh thế giới thứ 2, thì nguyên tắc 5S đã được ứng dụng dần dần phổ biến và rộng rãi hơn.
Nhưng để đưa mô hình 5S này được thế giới biết đến rộng nhiều hơn, chính là nhờ ngành công nghiệp sản xuất ô tô của Nhật Bản. Từ đó mô hình ngày càng được áp dụng ở nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam.
>> Xem thêm: 5 Bước cơ bản thiết lập mẫu KPI cho nhân viên sales hiệu quả
Đây được xem là phương pháp mang lại nhiều lợi ích nhằm tối ưu năng suất và không gian làm việc trong các doanh nghiệp. Bao gồm năm từ được bắt đầu bằng chữ “S” trong tiếng Nhật như:
-
Seiri – Sort (Sàng lọc)
- Định nghĩa: Seiri chính là cách thức nhằm để phân loại để giữ lại những gì cần thiết và ngược lại, loại bỏ đi những điều không cần thiết. Phương pháp này nhằm giúp xác định được số lượng đủ và đúng để có thể phục vụ tốt trong nhu cầu sử dụng.
- Đối với nguyên tắc đầu tiên trong mô hình 5S này sẽ giúp giảm thiểu tối đa các vật dụng, máy móc, công cụ không cần thiết để mở rộng không gian làm việc. Giảm đi diện tích lưu trữ như các vật dụng tủ tài liệu, tủ đựng hồ sơ tính để tối ưu không gian làm việc.
-
Tổng đài ảo đa kênh ứng dụng AI hàng đầu Việt Nam
-
Seiton – Set in order (Sắp xếp)
- Định nghĩa: Seiton chính là việc sắp xếp không gian làm việc và cách bài trí những vật dụng, không gian lưu trữ. Một cách khoa học, ngăn nắp để mang lại sự tiện lợi trong quá trình làm việc khi sử dụng chúng.
- Đối với nguyên tắc thứ 2 trong mô hình 5S này, sẽ mang lại ưu điểm cho việc tối ưu và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc. Nguyên tắc này giúp chúng ta có thể quản lý đồ dùng một cách thông minh để hạn chế tình trạng mất mát tài sản. Hơn hết, chính là giảm thời gian cho những thứ làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và tạo nên một môi trường làm việc khoa học, chuyên nghiệp hơn.
-
Seiso – Shine (Sạch sẽ)
- Định nghĩa: Seiso với ý nghĩa là sạch sẽ, việc giữ cho các vật dụng và không gian làm việc trở nên sạch sẽ. Sẽ giúp cho chúng ta có một tinh thần thoải, không vướng bận điều gì để mang lại cảm giác sảng khoái hơn tại nơi làm việc.
- Nguyên tắc số 3 trong mô hình 5S sẽ tạo nên một không gian làm việc chuyên nghiệp, sạch sẽ. Tạo được tinh thần thoải mái cho nhân viên, cũng như mang đến hình ảnh chỉnh chu, thoáng đãng, vệ sinh trong mắt các khách hàng, ứng viên và đối tác khi họ đến công ty.
-
Seiketsu – Standardize (Săn sóc)
- Định nghĩa: Seiketsu mang ý nghĩa là săn sóc, việc làm này cần diễn ra với một tần suất thường xuyên và duy trì nó. Đây chính là nguyên tắc để thực hiện và bảo vệ 3S phía trên. Đưa việc thực hiện 3S ở trên thành một thói quen để chúng ta tiến đến 5S toàn diện.
- Đây chính là nguyên tắc đưa tất cả hoạt động vừa thực hiện ở 3 nguyên tắc đầu tiên trong mô hình 5S vào khuôn khổ. Để có thể nâng cao hiệu suất và phát triển môi trường làm việc theo hướng 5S thành công, ăn sau vào thói quen của mỗi cá nhân tỏng công ty.
-
Sitsuke – Sustain (Sẵn sàng)
- Định nghĩa: Sitsuke có nghĩa là sẵn sàng, do đó trong việc đổi mới môi trường doanh nghiệp bằng mô hình 5S. Việc làm đầu tiên đó chính là các nhân viên, các cấp quản lý phải luôn trong trạng thái sẵn sàng tuân thủ và thực hiện đúng quy định. Mục đích của nguyên tắc này là đề cao tinh thần sẵn sàng thay đổi và chấp hành nội quy chung để đảm bảo việc thực hiện các nguyên tắc trong mô hình 5S đạt hiệu quả.
- Đây là nguyên tắc cuối cùng trong mô hình 5S, nguyên tắc giúp chúng ta có thói quen làm việc tự giác, thân thiện và chuyên nghiệp. Với mục tiêu cuối cùng là tạo nên môi trường làm việc đổi mới, sạch sẽ, phát huy hết hiệu suất trong công việc của một tập thể để doanh nghiệp phát triển hơn.
-
Mô hình 5S là giải pháp mang lại nhiều lợi ích để tối ưu không gian làm việc và hiệu suất làm việc
8 lý do nên áp dụng mô hình 5S
-
Tăng hiệu quả làm việc
Mô hình này giúp tăng hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp bao gồm các yếu tố như: Giảm lãng phí, tăng năng suất và chất lượng, không gian làm việc an toàn, nâng cao tinh thần cho nhân sự, tăng tính trách nhiệm và sự tự quản lý, tiết kiệm và tối ưu thời gian. Tạo nền móng cơ sở dữ liệu cho việc quản lý và vận hành, để có thể đánh giá và cải tiến ngày càng tốt hơn.
-
Tăng khả năng cạnh tranh
Áp dụng thành công 5S sẽ giúp nhân sự của doanh nghiệp có hiệu suất làm việc hiệu quả, gia tăng các giá trị cho công ty để nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ qua các đặc điểm như: Nâng cao chất lượng dịch vụ/sản phẩm, tiết kiệm tài nguyên, tạo ra đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao.
-
Cải thiện chất lượng
Việc tuân thủ và thực hiện theo các nguyên tắc trong mô hình sẽ giúp doanh nghiệp có một lịch trình vận hành tốt, kèm theo đó là không gian thoải mái. Nâng cao được hiệu năng làm việc của các cá nhân, phòng ban. Qua đó có thể cải thiện chất lượng trong công việc đạt được những kết quả tốt hơn.
>> Xem thêm: Mô hình Canvas là gì? Cách ứng dụng hiệu quả nhất 2023
-
Nâng cao sự tự tổ chức và sắp xếp
Khi mỗi cá nhân đều tự giác thực hiện theo các nguyên tắc được đề ra, sẽ hình thành nên thói quen cho mỗi người về sự tổ chức và sắp xếp một cách đồng loạt. Thể hiện tinh thần trách nhiệm của mỗi người góp phần vào mục tiêu lớn để phát triển tốt hơn.
-
Tạo nền tảng quản lý chất lượng
Đây sẽ là nền tảng để chúng ta có thể dựa vào đánh giá về chất lượng từ công việc đến môi trường làm việc. Giúp các nhà quản lý có thể tối ưu và khai thác tuyệt đối nguồn lực để chất lượng ngày càng được gia tăng.
-
Tiết kiệm tài nguyên và thời gian
Khi mọi thứ đã được áp dụng và thực hiện đúng những quy định đặt ra theo mô hình 5S. Mọi công việc sẽ được thực hiện hoàn thành nhanh chóng. Mà không vướng phải những thứ cản trở gây mất thời gian trong quá trình hoàn thành công việc.
-
Xây dựng môi trường làm việc tích cực
Tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc trong 5S, sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tích cực. Tạo ra không gian làm việc ngăn nắp mang đến tinh thần sảng khoái, thúc đẩy khai và thác khả năng sáng tạo, năng lực của đội ngũ nhân sự đạt được kết quả tốt hơn trong công việc.
-
Định hình hình ảnh tổ chức
Tổ chức hoạt động theo một khuôn khổ chuẩn theo những quy tắc của mô hình 5S. Sẽ tạo ra một hình ảnh với không gian công sở và nhân sự chuyên nghiệp trong mắt các khách hàng, ứng viên và đối tác. Nhằm hướng tổ chức, doanh nghiệp có cách hoạt động làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
4 yếu tố tạo nên mô hình 5S hiệu quả
-
Người lãnh đạo
Đối với những người lãnh đạo trong một tổ chức, doanh nghiệp họ đóng vai trò rất quan trọng để điều hành đội ngũ nhân sự của mình. Một doanh nghiệp được xem là một con thuyền ở giữa biển. Những người thuyền trưởng ấy đại diện cho những người lãnh đạo đang chèo lái con thuyền. Cho nên ngay từ việc áp dụng các quy tắc 5S vào doanh nghiệp những người này sẽ đóng vai trò chủ chốt trong việc làm gương và luôn tuân thủ nguyên tắc đã được đặt ra để củng cố tinh thần cho nhân viên.
-
Thực hiện đúng chủ trương
Khi áp dụng mô hình 5S vào doanh nghiệp, mỗi cá nhân trong doanh nghiệp phải luôn tuân thủ theo những quy định đã đặt ra, bất cứ ai cũng không phải ngoại lệ khi muốn đạt được mục tiêu cuối cùng khi áp dụng 5 nguyên tắc này.
-
Môi trường cởi mở
Việc mỗi nhân viên phải làm việc trong môi trường không mang lại sự thoải mái về tinh thần hoặc không gian làm việc trở nên tù túng. Sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả làm việc khi họ cảm thấy chán nản. Do đó việc triển khai mô hình 5S sẽ hỗ trợ tối ưu hiệu suất và dẹp bỏ đi những gì đang gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc, khả năng và hiệu suất của nhân viên.
-
Không ngừng phấn đấu
Một môi trường làm việc tích cực sẽ giúp cho mỗi cá nhân phát triển chính bản thân của mình. Tạo ra nhiều giá trị cho công ty bằng việc cạnh tranh công bằng, lành mạnh để mỗi người trong tổ chức đó cùng nhau ngày càng phát triển hơn.
Cách triển khai mô hình 5S trong doanh nghiệp
Bất cứ quy định nào cũng cần có thời gian để áp dụng thử và tối ưu dần cho đến khi nó đã trở thành một thói quen. Để hoạt động đúng như doanh nghiệp mong muốn. Vì vậy hãy thử ứng dụng triển khai mô hình 5S theo quy trình sau:
Bước 1: Nhìn nhận tổng quát, đánh giá thực trạng và tìm hiểu xem công ty của bạn đã có thể thực hiện được những “S” nào và chưa thực hiện được “S” nào trong 5S.
Bước 2: Tiếp đến hãy phổ biến về những nguyên tắc trong mô hình này, kèm theo lời giải thích cận kẻ những lợi ích và những mặt tích cực của việc tuân thủ các nguyên tắc này. Để tạo ra một bầu không khí hòa nhã giữa nhân viên và các cấp quản lý. Hãy cho họ hiểu rằng việc áp dụng những nguyên tắc này. Chính là để mỗi người cùng nhau phát triển chứ không riêng về việc chỉ tạo ra giá trị và kết quả tốt cho công ty.
Bước 3: Hãy thiết kế những ấn phẩm Infographic độc đáo đặt tại các góc làm việc trong công ty. Nơi mà dễ thu hút sự chú ý của mọi người. Nhằm khuyến khích họ luôn tuân thủ những nguyên tắc trong môi trường 5S.
Bước 4: Không cần phải quá dồn dập khi thực hiện các nguyên tắc này, mà hãy hoàn thành từ từ từng “S”. Bắt đầu chậm rãi từ S1 đến S5 để dần hình thành nên thói quen của từng cá nhân.
Bước 5: Quan sát, giám sát và phân tích các thực trạng đang xảy ra để có những biện pháp xử lý phù hợp. Luôn động viên mỗi cá nhân để tạo thêm động lực thực hiện mô hình này một cách triệt để, thành công.
Bước 6: Luôn duy trì theo dõi và phát triển theo những định hướng đã đề ra. Nhằm có những đánh giá chính xác về điều đã làm được và chưa được để tối ưu và điều chỉnh.
Hy vọng rằng qua bài viết ngày hôm nay, chúng tôi đã có thể cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết về mô hình 5S. Kèm theo đó, cũng có thể giúp bạn hiểu hơn về những lợi ích và các triển khai áp dụng mô hình này hiệu quả.
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: https://omicall.com/
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: Tòa nhà An Hưng Building 85 – 87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội.
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
