Thời gian đọc: 10 phútNhân viên kinh doanh mỗi ngày gọi 80 cuộc bằng điện thoại cá nhân, tay cầm máy, tay gõ ghi chú vào Excel. Quản lý không biết ai gọi bao nhiêu, nói gì, khách phản ứng ra sao. Khi nhân viên nghỉ việc, số khách đi theo. Đó là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang phần mềm gọi điện trên máy tính: nhấc máy bằng một cú click, hồ sơ khách hiện ngay khi đổ chuông, mọi cuộc gọi được ghi âm và thống kê. Bài viết giải thích phần mềm gọi điện trên máy tính là gì, có những nhóm nào, hoạt động ra sao, khác gì điện thoại bàn và di động, tính năng nào bắt buộc, cách chọn và triển khai cho đội sales, chăm sóc khách hàng.
Phần mềm gọi điện trên máy tính là gì? Phần mềm gọi điện trên máy tính (softphone) là ứng dụng cài trên máy tính hoặc chạy trên trình duyệt, cho phép thực hiện và nhận cuộc gọi qua internet bằng tai nghe có micro thay cho điện thoại bàn. Với doanh nghiệp, phần mềm này thường là một phần của tổng đài ảo: gọi ra bằng số hotline công ty, nhận cuộc gọi vào theo máy lẻ, ghi âm, hiện hồ sơ khách từ CRM và thống kê cuộc gọi theo từng nhân viên. Đội sales, chăm sóc khách hàng dùng phần mềm gọi điện trên máy tính để gọi nhanh hơn, có dữ liệu và không phụ thuộc điện thoại cá nhân.
Tóm tắt nhanh
- Phần mềm gọi điện trên máy tính là gì: ứng dụng gọi qua internet trên máy tính, dùng số công ty, gắn với tổng đài ảo và CRM.
- 3 nhóm: ứng dụng gọi cá nhân miễn phí, softphone SIP cấu hình tay, phần mềm tổng đài ảo cho doanh nghiệp.
- Phù hợp với: đội telesales, chăm sóc khách hàng, tuyển dụng, thu hồi nợ, lễ tân. Doanh nghiệp làm việc nhiều văn phòng hoặc từ xa.
- Lợi ích chính: gọi bằng một click từ CRM, ghi âm mọi cuộc, hồ sơ khách hiện khi đổ chuông, thống kê theo nhân viên, giữ số khách cho công ty.
- Cần gì: máy tính, tai nghe có micro, internet ổn định, tài khoản tổng đài ảo có số hotline.
- Lưu ý: chất lượng cuộc gọi phụ thuộc mạng. Cần kết nối mạng dây hoặc Wi-Fi ổn định và tai nghe tốt.
Mục lục
- Phần mềm gọi điện trên máy tính là gì?
- Vì sao doanh nghiệp chuyển sang gọi điện trên máy tính?
- Phần mềm gọi điện trên máy tính hoạt động như thế nào? 4 bước
- 3 nhóm phần mềm gọi điện trên máy tính
- So sánh với điện thoại bàn và điện thoại di động
- 8 tính năng cần có với doanh nghiệp
- 7 tiêu chí chọn phần mềm gọi điện trên máy tính
- Quy trình triển khai 5 bước
- 5 sai lầm thường gặp
- Câu hỏi thường gặp
- Kết luận
1. Phần mềm gọi điện trên máy tính là gì?
Hãy hình dung chiếc điện thoại bàn được chuyển thành một cửa sổ trên màn hình. Bàn phím số nằm trên màn hình, ống nghe là tai nghe cắm vào máy tính, đường dây điện thoại là internet. Mọi thứ điện thoại bàn làm được, phần mềm làm được. Nhưng vì chạy trên máy tính, nó làm thêm được rất nhiều: bấm số ngay trong CRM, ghi âm, hiện tên khách, chuyển máy bằng kéo thả.
Cần phân biệt với ứng dụng gọi video như Zalo, Zoom, Google Meet. Các ứng dụng đó gọi giữa hai tài khoản trong cùng ứng dụng. Phần mềm gọi điện trên máy tính gọi ra số điện thoại thật của khách qua mạng viễn thông, hiện số hotline công ty trên máy khách, và khách gọi lại vào số đó vẫn đến được nhân viên.
| Tiêu chí |
Giải thích |
| Bản chất |
Ứng dụng gọi điện qua internet trên máy tính, thay điện thoại bàn |
| Công nghệ |
VoIP, giao thức SIP hoặc WebRTC trên trình duyệt |
| Số gọi ra |
Số hotline, đầu số 1900/1800 hoặc số cố định của công ty |
| Thiết bị |
Máy tính, tai nghe có micro, internet |
| Đi kèm |
Tổng đài ảo, CRM, ghi âm, báo cáo, ứng dụng di động |
>>> Xem thêm: WebRTC Là Gì? Công Nghệ Đằng Sau Cuộc Gọi Trên Trình Duyệt
2. Vì sao doanh nghiệp chuyển sang gọi điện trên máy tính?
- Gọi nhanh hơn, nhiều hơn: bấm số từ danh sách khách thay vì gõ tay. Một nhân viên telesales tiết kiệm được hàng chục phút mỗi ngày chỉ ở thao tác quay số.
- Dữ liệu ở lại với công ty: mọi cuộc gọi, ghi âm, ghi chú gắn với hồ sơ khách trên hệ thống. Nhân viên nghỉ, khách vẫn còn.
- Quản lý nhìn thấy đội đang làm gì: số cuộc gọi, thời lượng, tỷ lệ nghe máy theo từng người, theo giờ. Không cần hỏi, không cần báo cáo tay.
- Huấn luyện bằng cuộc gọi thật: nghe lại ghi âm để chỉnh kịch bản, đào tạo người mới nhanh hơn.
- Làm việc ở đâu cũng được: nhân viên ở nhà, ở chi nhánh khác vẫn dùng chung số hotline và tổng đài. Không tốn dây điện thoại, không tốn thiết bị.
- Chuyên nghiệp hơn với khách: khách thấy số công ty thay vì số cá nhân lạ, gọi lại là vào đúng bộ phận.
>>> Xem thêm: Tổng Đài Ảo Là Gì? Toàn Tập Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp 2026
3. Phần mềm gọi điện trên máy tính hoạt động như thế nào? 4 bước
Từ cú click trên máy tính đến chuông đổ ở máy khách: bốn bước diễn ra trong vài giây
Bước 1: Đăng nhập máy lẻ
Nhân viên đăng nhập phần mềm bằng tài khoản máy lẻ do tổng đài cấp. Từ lúc này, máy tính trở thành một “máy nhánh” của tổng đài công ty.
Bước 2: Bấm gọi
Bấm số trên bàn phím ảo hoặc click vào số điện thoại trong CRM. Phần mềm mã hoá giọng nói và gửi qua internet đến tổng đài.
Bước 3: Tổng đài kết nối ra mạng viễn thông
Tổng đài ảo nhận yêu cầu, gắn số hotline làm số hiển thị, chuyển cuộc gọi qua nhà mạng đến máy khách. Khách thấy số công ty gọi đến.
Bước 4: Ghi nhận và lưu trữ
Cuộc gọi được ghi âm, tính thời lượng, lưu vào hồ sơ khách kèm ghi chú của nhân viên. Chiều cuộc gọi vào diễn ra ngược lại: khách gọi hotline, tổng đài phân phối đến máy lẻ phù hợp, phần mềm đổ chuông và hiện hồ sơ khách.
| Bước |
Hoạt động |
Kết quả |
| 1 |
Đăng nhập máy lẻ |
Máy tính thành máy nhánh tổng đài |
| 2 |
Bấm gọi từ bàn phím ảo hoặc CRM |
Giọng nói mã hoá gửi qua internet |
| 3 |
Tổng đài chuyển ra nhà mạng |
Khách thấy số hotline công ty |
| 4 |
Ghi âm, lưu hồ sơ, thống kê |
Dữ liệu cuộc gọi ở lại với công ty |
>>> Xem thêm: Tổng Đài Điện Thoại Bàn: Còn Nên Dùng Không Và Thay Bằng Gì?
4. 3 nhóm phần mềm gọi điện trên máy tính
Nhóm 1: Ứng dụng gọi cá nhân miễn phí
Zalo, Viber, Skype trên máy tính. Gọi được giữa hai tài khoản, một số ứng dụng gọi ra số điện thoại có tính phí. Không có số hotline công ty, không ghi âm tập trung, không thống kê. Phù hợp cá nhân, không phù hợp đội bán hàng.
Nhóm 2: Softphone SIP cấu hình tay
Các ứng dụng như Zoiper, MicroSIP, Linphone. Cài lên máy, nhập thông tin máy lẻ SIP của tổng đài để gọi. Rẻ hoặc miễn phí, nhưng cần người kỹ thuật cấu hình, không có CRM, không có báo cáo, mỗi máy một cách cài. Phù hợp doanh nghiệp có đội IT và tổng đài riêng.
Nhóm 3: Phần mềm tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Ứng dụng đi kèm tổng đài ảo, chạy trên trình duyệt hoặc cài đặt, đăng nhập là gọi được. Tích hợp sẵn CRM, ghi âm, phân phối cuộc gọi, báo cáo, ứng dụng di động cùng tài khoản. Đây là nhóm phù hợp với đa số doanh nghiệp vì không cần kỹ thuật và có đủ dữ liệu để quản lý.
| Nhóm |
Số công ty hiển thị |
Ghi âm, báo cáo |
CRM |
Phù hợp |
| Ứng dụng cá nhân |
Không |
Không |
Không |
Cá nhân |
| Softphone SIP |
Có, nếu có tổng đài |
Tuỳ tổng đài |
Không |
Có đội IT |
| Tổng đài ảo doanh nghiệp |
Có |
Có, tập trung |
Tích hợp sẵn |
Đội sales, CSKH mọi quy mô |
>>> Xem thêm: IP Và SIP Là Gì? Phân Biệt SIP, VoIP, IP PBX Chỉ Trong 5 Phút
5. So sánh với điện thoại bàn và điện thoại di động
| Tiêu chí |
Phần mềm trên máy tính |
Điện thoại bàn IP |
Di động cá nhân |
| Chi phí thiết bị |
Tai nghe vài trăm nghìn |
1–3 triệu mỗi máy |
Không |
| Bấm gọi từ CRM |
Có |
Hạn chế |
Không |
| Ghi âm, thống kê tập trung |
Có |
Có |
Không |
| Hiện số công ty |
Có |
Có |
Không |
| Làm việc từ xa |
Dễ |
Phải mang máy |
Dễ |
| Phụ thuộc |
Internet, máy tính bật |
Internet, ổ cắm mạng |
Sóng di động, pin |
Kết luận thực tế: đội ngồi văn phòng gọi nhiều nên dùng phần mềm trên máy tính, kết hợp ứng dụng di động cùng tài khoản cho lúc ra ngoài. Điện thoại bàn IP chỉ còn phù hợp lễ tân hoặc vị trí cần máy vật lý. Di động cá nhân không nên dùng cho bán hàng và chăm sóc vì mất dữ liệu.
>>> Xem thêm: Cloud Phone Là Gì? Bỏ SIM Rời, Số Doanh Nghiệp Trên App 2026
6. 8 tính năng cần có với doanh nghiệp
1. Gọi bằng một click từ CRM
Click vào số trong danh sách khách là gọi. Sau cuộc gọi, ghi chú lưu thẳng vào hồ sơ.
2. Hiện hồ sơ khách khi đổ chuông
Khách gọi vào, màn hình hiện tên, lịch sử mua, các lần liên hệ trước. Nhân viên không hỏi lại.
3. Ghi âm và tìm lại nhanh
Mọi cuộc gọi tự ghi âm, tìm theo khách, theo nhân viên, theo ngày.
4. Chuyển máy, giữ máy, gọi hội nghị
Chuyển cuộc gọi sang đồng nghiệp kèm thông tin, giữ máy có nhạc chờ, gọi ba bên.
5. Phân phối cuộc gọi vào
Đổ chuông theo nhóm, theo kỹ năng, theo ca. Ngoài giờ chuyển di động hoặc voicebot.
6. Báo cáo theo nhân viên
Số cuộc gọi, thời lượng, tỷ lệ nghe máy, cuộc gọi nhỡ theo thời gian thực.
7. Ứng dụng di động cùng tài khoản
Ra ngoài vẫn gọi bằng số công ty, dữ liệu đồng bộ.
8. AI hỗ trợ sau cuộc gọi
Chuyển giọng nói thành văn bản, tóm tắt cuộc gọi, gắn nhãn cảm xúc, tự điền CRM.
>>> Xem thêm: AI Calling Assistant – Trợ Lý Gọi Điện Thông Minh
7. 7 tiêu chí chọn phần mềm gọi điện trên máy tính
1. Chất lượng cuộc gọi
Dùng thử với chính mạng văn phòng, gọi đến cả ba nhà mạng, kiểm tra độ trễ và tiếng vọng.
2. Chạy trên trình duyệt hay phải cài đặt
Chạy trên trình duyệt (WebRTC) triển khai nhanh, không phụ thuộc hệ điều hành. Bản cài đặt ổn định hơn với máy cấu hình yếu.
3. Tích hợp CRM và phần mềm đang dùng
Có sẵn CRM hoặc API mở để nối với hệ thống nội bộ, Zalo OA, phần mềm bán hàng.
4. Đầu số và cước gọi
Nhà cung cấp hỗ trợ giữ số hotline cũ, cấp đầu số 1900/1800, cước gọi ra minh bạch.
5. Bảo mật và phân quyền
Mã hoá cuộc gọi, phân quyền nghe ghi âm, xuất dữ liệu có kiểm soát.
6. Quy mô mở rộng
Thêm máy lẻ trong vài phút, không giới hạn chi nhánh.
7. Hỗ trợ triển khai tiếng Việt
Đội đồng hành cấu hình, đào tạo, xử lý sự cố nhanh trong giờ làm việc.
8. Quy trình triển khai 5 bước
Năm bước từ chọn số hotline đến vận hành cả đội trên phần mềm
Bước 1: Xác định nhu cầu và số người dùng
Đội nào gọi ra, đội nào nhận vào, bao nhiêu người, có làm việc từ xa không. Ước lượng số phút gọi mỗi tháng để chọn gói.
Bước 2: Chọn số hotline
Giữ số cố định đang dùng, hoặc đăng ký đầu số 1900/1800 mới. Nhà cung cấp lo thủ tục với nhà mạng.
Bước 3: Tạo máy lẻ và nhóm
Mỗi nhân viên một máy lẻ, xếp vào nhóm bán hàng, chăm sóc, kỹ thuật. Đặt quy tắc đổ chuông và ngoài giờ.
Bước 4: Nối CRM và chuẩn bị thiết bị
Nhập danh sách khách, nối CRM hoặc dùng CRM tích hợp. Trang bị tai nghe có micro, kiểm tra mạng.
Bước 5: Đào tạo và chạy thử
Hướng dẫn thao tác gọi, chuyển máy, ghi chú. Chạy thử một tuần với một nhóm, đọc báo cáo rồi mở rộng.
>>> Xem thêm: Số Máy Lẻ (Extension) Là Gì? Cách Quy Hoạch Máy Lẻ Cho Tổng Đài Doanh Nghiệp
9. 5 sai lầm thường gặp
Sai lầm 1: Dùng loa và micro máy tính
Tiếng vọng, tạp âm, khách nghe không rõ. Tai nghe có micro chuyên dụng là khoản đầu tư bắt buộc.
Sai lầm 2: Mạng Wi-Fi yếu, dùng chung với tải file
Cuộc gọi rè, ngắt. Ưu tiên mạng dây hoặc Wi-Fi riêng cho đội gọi.
Sai lầm 3: Không nối CRM
Phần mềm chỉ để gọi, dữ liệu vẫn nằm trong Excel. Mất phần lớn giá trị.
Sai lầm 4: Không dùng báo cáo
Có số liệu nhưng không ai xem. Đặt lịch xem báo cáo cuộc gọi hằng ngày với trưởng nhóm.
Sai lầm 5: Cho phép gọi bằng di động cá nhân song song
Dữ liệu lại rò rỉ ra ngoài. Quy định mọi cuộc gọi khách phải qua hệ thống.
10. Câu hỏi thường gặp
Phần mềm gọi điện trên máy tính có cần SIM không?
Không. Cuộc gọi đi qua internet đến tổng đài ảo rồi ra nhà mạng bằng số hotline công ty. Nhân viên chỉ cần tài khoản máy lẻ.
Gọi trên máy tính có tốn cước không?
Có, tính theo phút gọi ra đến số di động hoặc cố định theo bảng giá nhà cung cấp. Gọi nội bộ giữa các máy lẻ miễn phí.
Máy tính cấu hình thấp có dùng được không?
Được. Phần mềm chạy trên trình duyệt yêu cầu rất thấp. Điều quan trọng hơn là mạng ổn định và tai nghe tốt.
Khách gọi lại số hotline có đến đúng nhân viên không?
Có, nếu cấu hình phân phối theo người phụ trách. Nếu người đó bận, cuộc gọi chuyển nhóm hoặc để lại tin nhắn.
Doanh nghiệp nhỏ 3 đến 5 người có nên dùng không?
Nên, vì chi phí tính theo máy lẻ, không cần thiết bị, và giữ được dữ liệu khách từ ngày đầu.
Triển khai mất bao lâu?
Có số hotline sẵn: trong ngày. Đăng ký đầu số mới: 1 đến 2 tuần chờ nhà mạng. Nối CRM và đào tạo: thêm vài ngày.
11. Kết luận
Phần mềm gọi điện trên máy tính không chỉ thay điện thoại bàn, mà biến mỗi cuộc gọi thành dữ liệu: ai gọi, gọi ai, nói gì, kết quả ra sao. Doanh nghiệp chọn đúng nhóm phần mềm tổng đài ảo, nối CRM, trang bị tai nghe và mạng tốt sẽ thấy đội bán hàng gọi nhiều hơn, quản lý nhìn rõ hơn và khách hàng ở lại với công ty thay vì đi theo nhân viên.
OMICall là tổng đài ảo có phần mềm gọi điện trên máy tính chạy ngay trên trình duyệt và ứng dụng di động cùng tài khoản: click để gọi từ CRM, hồ sơ khách hiện khi đổ chuông, ghi âm, báo cáo theo nhân viên và AI tóm tắt cuộc gọi. Đăng ký demo miễn phí để dùng thử với chính số hotline của bạn.
Nguồn tham khảo: Softphone – Wikipedia, WebRTC.org.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT
- VP trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 140-142 Đường số 2 – Khu nhà ở Vạn Phúc 1, Phường Hiệp Bình, TP. HCM.
- VP chi nhánh Hà Nội: Tầng 6, Tòa nhà An Hưng, số 85-87 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Hà Nội.
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
