Có một số điều cần xem xét trước khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại ảo. Bạn sẽ lắp đặt hệ thống trong một văn phòng vật lý hay bạn có một văn phòng ảo? Còn ngân sách của bạn thì sao? Bạn có thể chi trả các khoản phí bổ sung đi kèm với việc cài đặt tổng đài điện thoại doanh nghiệp không? Bạn sẽ nhận được một hợp đồng sửa chữa và bảo trì? Bạn có kế hoạch thuê thêm người không?… v.v
Khi bạn viết ra câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này, bạn sẽ có thể chọn nhà cung cấp một cách khôn ngoan. Và bắt đầu cài đặt hệ thống liên lạc của mình.
Nhưng trước khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại ảo, bạn cần hiểu rõ khái niệm, các lợi ích, tính năng của chúng. Đồng thời nắm các quy trình và dịch vụ lắp đặt hệ thống tổng đài ảo uy tín hiện nay. Để bạn yên tâm hơn khi mua tổng đài điện thoại. Dưới đây sẽ cung cấp cho bạn tất cả các thông tin trên, cùng tìm hiểu nhé!
Liên quan: Tổng đài điện thoại nội bộ giá rẻ, uy tín nhất hiện nay
Hệ thống tổng đài điện thoại ảo là gì?
Hệ thống tổng đài điện thoại ảo là một loại mạng điện thoại được sử dụng trong một công ty hoặc tổ chức. Người dùng hệ thống điện thoại tổng đài ảo có thể liên lạc với khách hàng, nội bộ công ty hoặc tổ chức của họ bằng cách sử dụng internet. Thông qua công nghệ thoại IP (VoIP) – tổng đài VoIP.
Tổng đài ảo cũng cho phép bạn kết nối nhiều thiết bị điện thoại hơn so với tổng đài truyền thống. Đồng thời cho phép thực hiện các cuộc gọi miễn phí giữa những người dùng. Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn cung cấp các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi thông minh, thư thoại, ghi âm cuộc gọi tự động. Menu thoại tương tác – IVR, Video Call miễn phí, quản lý CRM và hơn thế nữa.
Các hệ thống tổng đài điện thoại ảo doanh nghiệp thường linh hoạt hơn nhiều so với các hệ thống tổng đài điện thoại cố định. Bởi tổng đài ảo hiện đại sử dụng phần cứng tiêu chuẩn. Ít tốn kém hơn và có thể dễ dàng triển khai, thay thế và mở rộng máy nhánh hơn.
Liên quan: Phần mềm gọi điện chăm sóc khách hàng là gì? Cách sử dụng hiệu quả
Các lợi ích của hệ thống tổng đài điện thoại ảo mang lại cho doanh nghiệp
Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại ảo, sử dụng Internet để cung cấp các dịch vụ khách hàng. Doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích tuyệt vời như:
Ít phần cứng hơn
Vì một tổng đài ảo chạy trên cùng một mạng với truy cập Internet và dữ liệu. Nên không cần phần cứng hoặc cơ sở hạ tầng chuyên dụng.
Thiết lập dễ dàng hơn
Vì nó dựa trên đám mây, nên việc lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại ảo nhanh hơn nhiều so với một hệ thống yêu cầu cài đặt phần cứng.
Khả năng mở rộng
Với thiết lập nhanh chóng, không cần phần cứng, mở rộng máy nhánh dễ dàng, không giới hạn. Đặc biệt, tổng đài ảo rất phù hợp với các doanh nghiệp đang mong đợi sự phát triển hoặc cần kết nối ở nhiều địa điểm khác nhau.
Chi phí thấp hơn
Về lâu dài, một tổng đài ảo sẽ có giá thấp hơn tổng đài truyền thống. Hơn nữa đây là giải pháp hàng đầu công nghệ hiện nay. Tối ưu chi phí vận hành, quản lý đội ngũ, khách hàng… Tạo sự tương tác nhanh chóng, liền mạch trên các kênh khác nhau cùng một nền tảng.
Quản lý CNTT ít hơn
Nhà cung cấp dịch vụ hay lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại ảo của bạn sẽ đảm nhận việc khắc phục sự cố. Giám sát hiệu suất và cập nhật phần mềm thường xuyên cho hệ thống của bạn.
Chuyển tiếp linh hoạt
Vì tổng đài ảo sử dụng địa chỉ IP để định tuyến cuộc gọi. Việc chuyển tiếp có thể được quản lý dễ dàng hơn. Tất cả những gì cần thiết để nhận cuộc gọi chuyển tiếp là tai nghe điện thoại và kết nối Internet ổn định.
Giao diện quản lý trên web rõ ràng, dễ sử dụng
Đối với quản lý tài khoản và mạng, các nhà cung cấp dịch vụ thường bao gồm giao diện dựa trên web. Cung cấp các công cụ phân tích và tạo báo cáo chi tiết, rõ ràng.
Liên quan: Hé lộ giải pháp chăm sóc khách hàng đa kênh chuyên nghiệp, hiệu quả nhất
Hệ thống luôn được cập nhật
Hệ thống phần cứng có thể trở nên lỗi thời nếu không được nâng cấp liên tục. Một nhà cung cấp tổng đài ảo tốt sẽ luôn làm việc để kết hợp công nghệ mới nhất và cung cấp cập nhật sản phẩm.
Nghe, gọi linh hoạt trên nhiều thiết bị
Với hệ thống dựa trên IP, người dùng cuối có thể sử dụng điện thoại IP, điện thoại cố định hoặc điện thoại mềm, Laptop, Máy tính,… Có kết nối tai nghe và Internet ổn định để chất lượng cuộc gọi được đảm bảo.
Bên cạnh đó, còn có nhiều lợi ích tuyệt vời khi doanh nghiệp bạn lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại ảo như:
- Giảm chi phí định kỳ hàng tháng
- Loại bỏ chi phí bảo trì và nâng cấp
- Chi phí trả trước thấp
- Kết nối liền mạch nhiều nền tảng khác nhau trên mạng xã hội
- Cung cấp giải pháp CSKH đa kênh và mang đến trải nghiệm khách hàng đa kênh chuyên nghiệp
- Hợp lý hóa các cuộc gọi với IVR Menus
- Tích hợp nhiều công nghệ hiện đại, tính năng cao cấp
Xem thêm: Tổng đài ảo là gì? Lợi ích và 19 Tính năng cần phải biết
Hướng dẫn lắp đặt tổng đài điện thoại ảo nội bộ cho doanh nghiệp
- Bước 1: Định vị khu vực mà bạn và nhân viên của bạn có thể truy cập được đường dây điện thoại. Đây là nơi bạn sẽ cài đặt đơn vị dịch vụ chính (KSU) của mình. Nó là những gì làm cho tổng đài của bạn hoạt động. Nó phải được kết nối với các đường dây và thiết bị điện thoại của bạn.
- Bước 2: Gắn KSU vào tường. Bạn có thể cần một số dụng cụ điện để khoan lỗ và gắn thiết bị.
- Bước 3: Cắm các thẻ mạch vào KSU. Hầu hết các vị trí đã được dán nhãn. Chúng thường được tìm thấy ở bên cạnh KSU. Nhưng một số kiểu máy có thể yêu cầu bạn tháo vỏ để truy cập các khe.
- Bước 4: Sử dụng dây điện thoại để kết nối đường dây điện thoại trực tiếp với KSU.
- Bước 5: Chạy một đường từ KSU đến từng đơn vị điện thoại của bạn.
- Bước 6: Cắm KSU vào ổ cắm điện và đảm bảo rằng tất cả các đèn của hệ thống đều sáng.
- Bước 7: Bật tất cả các đường dây điện thoại và để ý ánh sáng thích hợp để báo hiệu kết nối thành công.
- Bước 8: Tìm hướng dẫn thiết lập và lập trình để viết mã đơn vị của bạn một cách chính xác. Những hướng dẫn này khác nhau giữa các mô hình vì vậy hãy đảm bảo làm theo chúng một cách cẩn thận.
- Bước 9: Kiểm tra điện thoại sau khi lập trình.
Khi có thắc mắc, đừng ngại gọi cho nhà cung cấp của bạn. Đối với hệ thống phức tạp hơn, tốt hơn là để các chuyên gia kỹ thuật chuyên lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại ảo làm việc đó.
Bạn đang xem: Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại ảo chuyên nghiệp – Triển khai nhanh chóng
Lưu ý khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại ảo
Khi có nhu cầu mua tổng đài điện thoại, bạn nên cân nhắc và lựa chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại ảo uy tín. Để mọi quy trình lắp đặt, thiết lập hệ thống tổng đài đều được nhà cung cấp triển khai cho bạn. Doanh nghiệp bạn không cần phải thuê nhân viên kỹ thuật, quản trị hệ thống. Tiết kiệm chi phí, thời gian, không gian và tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp của mình.
Dịch vụ lắp đặt hệ thống tổng đài ảo uy tín nhất hiện nay
Hiện nay, OMICall tự hào là nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo thông minh uy tín, chuyên nghiệp, triển khai nhanh chóng hàng đầu Việt Nam. Khi bạn chọn tổng đài OMICall, chúng tôi luôn đồng hành bên bạn trong suốt thời gian sử dụng. Hỗ trợ nhiệt tình và nhanh chóng nhất cho bạn mỗi khi có vấn đề hệ thống. Hoặc bất cứ vấn đề về kinh doanh, tư vấn, bán hàng, chăm sóc khách hàng.
Đồng thời, bạn được OMICall sửa chữa, bảo trì hệ thống định kỳ. Và nâng cấp các tính năng công nghệ hiện đại thường xuyên. Giúp doanh nghiệp tận dụng công nghệ cao cấp. Để tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Mang đến doanh thu vượt trội và sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, OMICall còn có nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn. Tặng các giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, gia tăng khách hàng.
Xem thêm: Omicall miễn phí dịch vụ tổng đài ảo thông minh cho doanh nghiệp
Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại ảo uy tín, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn với OMICall ngay hôm nay. Nếu bạn cần thời gian để trải nghiệm thêm về sản phẩm. OMICall tặng bạn 1 tháng sử dụng tổng đài ảo thông minh miễn phí!
Hotline: 0287 1010 898
Hoặc truy cập Website: omicall.com
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
- Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
- Chi Nhánh Hà Nội Toà nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy
- Chi Nhánh Campuchia Thida Rath # 154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
