Cloud Phone System là gì ? Cách vận hành và các lợi ích mang lại cho doanh nghiệp

Công nghệ điện toán đám mây đang tạo tác động rất lớn đối với các doanh nghiệp bằng cách cung cấp những giải pháp hiệu quả hơn với chi phí tối ưu hơn. Truyền thông, Marketing, CSKH là những lĩnh vực áp dụng mạnh mẽ công nghệ này. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp mọi thắc mắc của bạn về Cloud Phone System.

Cloud phone system là gì và vận hành như thế nào?

Cloud phone system (tổng đài ảo) là hệ thống điện thoại doanh nghiệp hoạt động thông qua nền tảng VoIP trên môi trường Internet. Nhờ công nghệ điện toán đám mây, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông. Việc quản lý hệ thống hoàn toàn bằng phần mềm, dễ tiếp cận không cần bộ phận chuyên kỹ thuật để phụ trách. Bạn có thể thuê dịch vụ Cloud phone từ các nhà cung cấp và thanh toán theo hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên.

Sơ đồ dưới đây là một quy trình đơn giản về cách hoạt động của tổng đài cloud:

Hiểu một cách đơn giản, bạn có thể nhận và thực hiện cuộc gọi bằng các thiết bị như IP phone, smart phone, softphone… miễn là có kết nối Internet. Mọi dữ liệu sẽ được truy xuất từ máy chủ ảo của nhà cung cấp dịch vụ đám mây.

Những lợi ích của Cloud Phone System đối với doanh nghiệp 

Có nhiều lý do để doanh nghiệp chuyển đổi sang hệ thống tổng đài ảo:

Tiết kiệm chi phí

Mọi doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ luôn muốn cắt giảm chi phí hoạt động càng nhiều càng tốt. Cloud phone system là một lựa chọn tối ưu cho ngân sách vì nó giúp cắt giảm đáng kể chi phí đầu tư vào các thiết bị và việc bảo trì hệ thống. Trong hầu hết các trường hợp, việc đầu tư duy nhất cho hệ thống tổng đài ảo đó là mua điện thoại IP. Điều mà công ty nào cũng có sẵn. Ngoài ra, bạn cũng dễ dàng kiểm soát ngân sách hằng tháng, chi phí chỉ tăng lên khi bạn nâng cấp các gói dịch vụ.

Khả năng mở rộng cao

Một lợi thế nữa của việc sử dụng tổng đài thông minh đó là khả năng mở rộng quy mô hiệu quả. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển yêu cầu về hệ thống điện thoại cũng phát triển theo. Bạn phải mở rộng mạng điện thoại của mình để phù hợp với quy mô của công ty, Cloud phone có thể giúp bạn điều đó. Đối với tổng đài truyền thống bạn cần phải đầu tư thêm phần cứng bổ sung nếu muốn mở rộng quy mô. Nhưng với tổng ảo việc thêm người dùng mới đơn giản là mở rộng gói dịch vụ, mọi thứ còn lại nhà cung cấp sẽ lo. Chính nhờ lợi thế này, Cloud phone system đã trở thành dịch vụ điện thoại tốt nhất cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng nhanh.

Không cần đội ngũ kỹ thuật để vận hành

Bạn có thể tự thay đổi cài đặt thông qua giao diện quản trị bất kỳ lúc nào, bất kỳ ở đâu chỉ với một vài cú nhấp chuột. Việc quản trị hệ thống tổng đài cloud được đơn giản hóa miễn là bạn có kết nối Internet.  Điều này rất hữu ích cho các công ty có văn phòng ở các địa điểm khác nhau.

Tính di động và linh hoạt cao về địa lý

Với tổng đài ảo toàn bộ mạng lưới điện thoại của bạn sẽ được đồng bộ thống nhất với nhau. Dù cho công ty bạn có nhiều chi nhánh, hay nhân viên phải làm việc từ xa, đều có thể sử dụng được tất cả các tính năng của tổng đài cloud một cách liên tục. Bên cạnh đó, cloud phone system còn có thể đưa ra báo cáo dữ liệu theo thời gian thực. Bạn có thể kiểm soát mọi thông tin về nhân viên và khách hàng của mình bất cứ khi nào, bất cứ đâu.

Đồng bộ trên nhiều thiết bị 

Ví dụ: khi bạn đang gọi điện bằng softphone trên nền web hoặc máy tính để bàn và phải rời đi một lúc, thay vì phải cúp máy, bạn có thể chuyển tiếp cuộc gọi đến điện thoại di động của mình và tiếp tục cuộc trò chuyện. Đó là ví dụ điển hình cho tính tiện lợi của cloud phone. Ngoài ra một số nhà cung cấp dịch vụ như OMICall còn tích hợp các phần mềm CSKH/CRM vào hệ thống tổng đài. Tạo sự đồng bộ, tiện lợi nhất cho nhân viên khi sử dụng dịch vụ.

Các tính năng nổi bật của Cloud Phone System

Ngoài việc nghe, gọi, các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài thông minh còn tích hợp nhiều tính năng hữu ích vào hệ thống của mình. Dưới đây là các tính năng phổ biến được tích hợp vào tổng đài ảo:

Chuyển hướng cuộc gọi

Là một tính năng cơ bản của hệ thống điện thoại, chuyển tiếp cuộc gọi cho phép điều hướng cuộc gọi đến bộ phận được chỉ định trong các điều kiện khác nhau như “Khi bận”, “Không trả lời” và “Luôn luôn”. Ví dụ: bạn có thể chọn không trả lời cuộc gọi và chuyển tiếp cuộc gọi đó đến đồng nghiệp hoặc vào thư thoại. Xem thêm video.

Ghi âm cuộc gọi

Mọi cuộc gọi đi hoặc nghe của toàn bộ nhân viên được ghi âm lại và báo cáo giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao khả năng thấu hiểu khách hàng và chất lượng chăm sóc của nhân viên.

SIP Trunking

SIP trunking đề cập đến quá trình “phân nhánh” một lệnh gọi tới nhiều điểm cuối SIP. Với SIP trunking, nhiều thiết bị cuối SIP có thể được đăng ký cho cùng một số điện thoại, để cuộc gọi đến có thể đổ chuông trên nhiều thiết bị cùng một lúc và bạn có thể nhận cuộc gọi từ bất kỳ thiết bị nào. Không cuộc gọi nào của khách hàng bị bỏ lỡ.

IVR (Phản hồi giọng nói qua tương tác)

Phản hồi bằng giọng nói qua tương tác (IVR) là một hệ thống tự động tương tác với người gọi đến bằng cách sử dụng kịch bản được ghi âm trước. Bằng các phím cảm ứng hoặc lệnh thoại, người dùng sẽ được chuyển đến các phòng ban hoặc người nhận có liên quan. IVR đảm bảo trải nghiệm mượt mà cho khách hàng và tiết kiệm thời gian cho nhân viên của bạn.

Music on Hold (Nhạc chờ doanh nghiệp)

Phát đoạn nhạc chờ đã được ghi âm sẵn để khách hàng có thể nghe quảng cáo các chương trình khuyến mãi thay cho những tiếng “Tút Tút Tút” nhàm chán.

Đảo số cuộc gọi ra

Doanh nghiệp có nhiều đầu số tổng đài khác nhau của nhiều nhà mạng, hệ thống sẽ tự động đổi số đầu số gọi ra để cùng nhà mạng với số thuê bao mà doanh nghiệp muốn gọi. Từ đó mọi cuộc gọi đều là nội mạng, tiết kiệm rất nhiều chi phí cước thoại.

Cloud phone system phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi sang tổng đài ảo. Một số đang cân nhắc việc triển khai. Cũng còn những doanh nghiệp chọn gắn bó với tổng đài PBX tại chỗ.Vậy lựa chọn nào là tối ưu nhất? Xem xét quy mô kinh doanh, nhu cầu và ngân sách, mỗi doanh nghiệp đều có những yêu cầu riêng, vì vậy hãy chọn một yêu cầu phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Dưới đây là danh sách các doanh nghiệp nên triển khai cloud phone system:

• Doanh nghiệp không có bộ phận kỹ thuật mạnh muốn tránh bảo trì thiết bị PBX.
• Các doanh nghiệp theo mùa với nhu cầu liên lạc thường xuyên thay đổi.
• Các công ty hoạt động tại nhiều địa điểm.
• Các công ty khởi nghiệp đang phát triển nhanh chóng với nhu cầu nhân lực không thể đoán trước trong tương lai.
• Doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa.
• Các công ty thiếu không gian văn phòng truyền thống.
• Xem thêm: 19 tính năng tổng đài ảo

Hệ Thống Cloud Phone System OMICall

Hệ thống tổng đài thông minh OMICall cung cấp các tính năng cao cấp cho doanh nghiệp cùng với khả năng nâng cấp, mở rộng cao, mang đến một giải pháp liên lạc kinh doanh vững chắc, đáng tin cậy với giá cả phải chăng. Xem video dưới đây để hiểu chúng tôi hơn:

Chúng tôi cung cấp gói dịch vụ dùng thử miễn phí 30 ngày để bạn trải nghiệm. Hãy đăng ký và trải nghiệm ngay các tính năng của tổng đài thông minh. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào cần giải đáp, xin vui lòng liên hệ OMICall :