Ngày nay, xây dựng tổng đài ảo là một giải pháp thiết yếu trong việc liên lạc của nhà xe. Đặc biệt, trong ngành vận chuyển hành khách và hàng hoá đang hoạt động ngày càng nhiều. Tuy nhiên, để xây dựng tổng đài ảo thì không phải nhà xe nào cũng có kinh nghiệm. Vì vậy, bài viết này sẽ hỗ trợ nhà xe cách làm điều này.
-
Nhà xe có cần xây dựng tổng đài ảo không?
Có rất nhiều nhà xe đang sử dụng điện thoại di động cho các hoạt động như bán vé, ký gửi hàng hoá, chuyển hàng hay đơn giản là giao nhận bưu kiện,… Chính vì vậy mà nhà xe nên xây dựng tổng đài ảo cho mình.
Phương thức điện thoại truyền thống của các nhà xe có rất nhiều hạn chế như một số điện thoại chỉ dùng cho một điện thoại. Không thể nhận hay thực hiện nhiều cuộc gọi cùng một lúc. Khó nhận diện được thương hiệu, giảm tính cạnh tranh so với các đối thủ khác.
Còn với phương thức xây dựng tổng đài ảo, nhà xe có thể quản lý tập trung các cuộc gọi đến và đi rất đơn giản. Việc mở rộng văn phòng chi nhánh cũng không còn là điều lo lắng. Và khi nhà xe sử dụng phần mềm quản lý, tổng đài cũng có thể tích hợp vào hệ thống giúp dịch vụ của nhà xe sẽ được tăng đáng kể. Chẳng hạn như khi khách hàng gọi điện đến nhà xe, trước đó khách đã đi xe của nhà xe cả trăm lần nhưng tới khi khách hàng gọi đến, nhân viên tổng đài vẫn phải hỏi tên và số điện thoại. Điều này là cho khách hàng không mấy hài lòng.
-
Các yếu tố nhà xe cần chuẩn bị để xây dựng tổng đài ảo?
Đầu số
Là một yếu tố đầu tiên chắc chắn nhà xe nào cũng phải có. Đầu số có 2 trường hợp:
1 là nhà xe đã có số điện thoại để làm tổng đài, 2 là nhà xe muốn thay hẳn số dịch vụ mới.
Nhà xe đã có số điện thoại trước khi xây dựng tổng đài ảo
Đối với những nhà xe hoạt động lâu đời thì khách hàng cũng đã quen thuộc với đầu số của nhà xe.
Việc xây dựng hệ thống tổng đài sẽ phải bỏ những đầu số cũ do không tương thích với hệ thống. Còn nếu nhà xe vẫn muốn giữ đầu số thì chi phí xây dựng các thiết bị chuyển đổi sẽ khá cao.
Tuy nhiên, ngày nay các nhà mạng đã cho phép tích hợp những đầu di động, đầu số điện thoại bàn cũ vào hệ thống tổng đài trực tiếp mà không cần có bộ chuyển đổi. Điều này sẽ giúp nhà xe giữ lại được đầu số cũ và nâng cao được dịch vụ chăm sóc khách hàng của mình.
Nhà xe chưa có hay chưa muốn đổi số điện thoại
Với những nhà xe mới, việc mở rộng văn phòng hoặc một số chính sách thay đổi thì thường sẽ đăng ký thêm đầu số. Việc này khá đơn giản so với việc giữ số.
Tuy nhiên, nếu nhà xe muốn đổi đầu số điện thoại thì việc cần làm là nên sử dụng song song cả số cũ và số mới. Thay thế dần bằng cách in ấn, dán, danh thiếp,….
Khi khách hàng gọi vào đầu số cũ cũng nên thông báo về đầu số mới của nhà xe. Chỉ nên bỏ hẳn khi thấy cuộc gọi đổ vào số cũ thưa dần và không còn nữa.
Hệ thống tổng đài ảo
Tổng đài chính là trung tâm cho toàn bộ hệ thống. Xây dựng tổng đài ảo dành cho nhà xe không cần quá phức tạp. Nhà xe chỉ nên lưu ý những điểm sau:
Tính năng chung của một tổng đài
Các tính năng như: đáp ứng nhiều cuộc gọi đồng thời, ghi âm cuộc gọi, chuyển hướng cuộc gọi khi bận, nhà xe còn có thể thiết lập lời chào, giờ làm việc, báo cáo cuộc gọi. Bên cạnh đó, nhà xe cũng cần quan tâm đến đấu nối tích hợp với phần mềm bên thứ 3. Đặc biệt là các phần mềm như quản lý bán vé, hàng hoá.
Việc tích hợp tổng đài vào các phần mềm quản lý sẽ giúp cho nhà xe quản lý được thông tin khách hàng một cách tốt hơn.
Hệ thống chạy ổn định
Vào các dịp lễ tết, nhu cầu đi lại của khách hàng càng tăng cao. Do đó các cuộc gọi ra vào của nhà xe tương đối lớn.
Vì vậy, nhà xe cần có một hệ thống tổng đài ổn định cao nhất thì mới có thể giúp nhà xe có những chiến lược, phương án tốt nhất để phục vụ khách hàng.
Hỗ trợ 24/7
Các nhà xe thường không có bộ phận công nghệ thông tin riêng, hoặc nếu có cũng chỉ xoay quanh nghiệp vụ cơ bản nội bộ của nhà xe. Do đó, nhà xe nên xem xét lựa chọn nhà cung cấp để hỗ trợ xây dựng tổng đài ảo phù hợp. Từ việc đặt kịch bản nghe gọi, mở rộng hệ thống.
Bên cạnh đó, hệ thống tổng đài không thể đảm bảo hoạt động ổn định 100% nên nhà xe cần chọn đơn vị có thể hỗ trợ xử lý sự cố hệ thống 24/7.
Thiết bị đầu cuối
Là một công cụ để gọi và tiếp nhận các cuộc gọi của khách hàng. Có 2 dạng là:
Sử dụng thiết bị phần cứng (IP Phone, tai nghe chuyên dụng)
Sử dụng softphone (phần mềm điện thoại) cài trên máy tính hoặc điện thoại di động.
Dạng softphone sẽ mang đến sự tiện lợi, tuy nhiên tính ổn định lại không cao. Nên trong quá trình xây dựng tổng đài ảo, nhà xe nên trang bị cho bộ phận trực tổng đài thiết bị phần cứng như:
IP Phone hoặc tai nghe chuyên dụng để đảm bảo chất lượng cuộc gọi.
Đường truyền internet
Nhà xe muốn hoạt động ổn định thì cần có một đường truyền internet tốt. Một vài nhà xe thường gộp chung internet để sử dụng. Cách này đáp ứng được khi lượng khách hàng gọi đến không nhiều.
Tuy nhiên nếu khách hàng gọi tới dồn dập sẽ làm cho tốc độ mạng bị chậm lại. Từ đó, dẫn đến đường truyền cuộc gọi sẽ trở nên kém ổn định hơn.
Vì vậy, nhà xe nên trang bị riêng một đường truyền internet dành cho hệ thống tổng đài. Nhằm giúp cho hệ thống hoạt động liên tục và ổn định hơn kể cả trong giờ cao điểm.
Hãy liên hệ ngay cho tổng đài ảo OMICall để được hỗ trợ tư vấn giải đáp mọi thắc mắc MIỄN PHÍ.
Đăng ký ngay dịch vụ để được nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn theo từng đợt chương trình khuyến mãi khác nhau.
Hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68
Website: https://omicall.com/
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
Chi Nhánh Hà Nội: Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Chi Nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
