Trong quá trình làm việc và sử dụng dịch vụ, thỉnh thoảng doanh nghiệp sẽ gặp phải một vài sự cố bất ngờ như bị mất điện hoặc đường dây mạng có vấn đề. Dẫn đến việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo bị ngắt đoạn. Ảnh hưởng đến chất lượng công việc và hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Vậy khi gặp phải những sự cố ấy thì doanh nghiệp cần phải làm gì?. Hãy cùng OMICall tham khảo bài viết dưới đây nhé.
Chuyển các cuộc gọi đến một địa điểm kinh doanh khác
Cách khắc phục này thường được gặp ở các tổng đài Call Center khi doanh nghiệp gặp phải sự cố. Và cần chuyển tất cả các cuộc gọi đến một nhóm bên ngoài khác, khi doanh nghiệp đó có nhiều địa điểm. Và phải đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ điện thoại của bạn có các tính năng cần thiết để thực hiện phương án này.
Chọn một nhà cung cấp đáng tin cậy
Đôi khi hệ thống tổng đài ảo bị gián đoạn do từ phía nhà cung cấp. Chính vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn một nhà cung cấp hoạt động ổn định. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp thiết kế xây dựng hệ thống đảm bảo tính hoạt động liên tục luôn đặt ở mức cao nhất.
Có thể nói hệ thống tổng đài ảo đáng tin cậy hơn so với hệ thống điện thoại cố định truyền thống. Tuy nhiên, nó vẫn có nguy cơ bị dừng hoạt động vì toàn bộ mạng đều nằm trên internet.
Mất kết nối Internet hay mất điện cũng sẽ làm tổng đài ảo dừng hoạt động.
Khi hệ thống điện thoại nội bộ của Doanh nghiệp bị gián đoạn do nguyên nhân mất điện thì doanh nghiệp cần có một hệ thống nguồn điện dự phòng chẳng hạn như máy phát điện, UPS,..
Để có thể khôi phục được hệ thống hoạt động một cách bình thường. Bạn cần cung cấp điện cho cả một đường truyền internet của mình như:
- Modem
- Bộ định tuyến
- Bộ chuyển mạch
- Điện thoại VoIP,…
Bên cạnh đó bạn cần xác định được nhà cung cấp internet cho doanh nghiệp của bạn. Để không bị ảnh hưởng bởi sự cố mất điện. Khi sự cố xuất phát từ nhà cung cấp internet thì bạn cần liên hệ ngay với nhà cung cấp để hệ thống có thể hoạt động bình thường.
Có nhà cung cấp dịch vụ Internet dự phòng
2 yếu tố chính để hệ thống tổng đài ảo có thể hoạt động được là điện và Internet. Do đó, để hệ thống không bị gián đoạn thì ngoài việc trang bị nguồn điện dự phòng, doanh nghiệp nên có thêm 1 nhà cung cấp dịch vụ Internet dự phòng.
Các cuộc gọi thoại thông qua IP chỉ cần có kết nối Internet có độ trễ thấp. Vì vậy bất kỳ loại kết nối băng thông rộng nào cũng có thể hoạt động.
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhà cung cấp mạng di động làm ISP dự phòng cho công ty. Tất cả những gì doanh nghiệp cần là modem LTE và có thể bật modem này trong thời gian ngừng hoạt động để có thể khôi phục được kết nối Internet.
Chuyển sang ứng dụng cài đặt trên Smartphone
Một trong những lợi ích tuyệt vời của hệ thống tổng đài ảo là doanh nghiệp có thể nhận được cuộc gọi ở bất cứ đâu, chỉ cần điện thoại có kết nối internet.
Khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp nên nhờ sự hỗ trợ từ nhà cung cấp trong việc cài đặt ứng dụng trên smartphone. Việc này giúp hệ thống hoạt động liên tục ngay cả trong trường hợp mất điện.
Chuyển tiếp cuộc gọi ra số điện thoại ngoài hệ thống
Hệ thống tổng đài ảo có chức năng chuyển tiếp các cuộc gọi đến của khách hàng tới 1 số điện thoại ngoài hệ thống. Dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp như: trường hợp ngoài giờ làm việc hay mất điện….
Lúc này doanh nghiệp chỉ cần đăng ký một đầu số gọi ra trên hệ thống, các số nhận cuộc gọi chuyển tiếp. Và doanh nghiệp cần báo với nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cấu hình theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Chuyển các cuộc gọi sang thư thoại
Trường hợp doanh nghiệp bị mất điện hoặc internet, người gọi đến vẫn có thể để lại tin nhắn trong thư thoại của doanh nghiệp. Thư thoại được xử lý hoàn toàn bởi nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo. Bên cạnh đó, nếu như doanh nghiệp thiết lập thư thoại đến email thì doanh nghiệp sẽ nhận được thư thoại trong email.
Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ tổng đài ảo, vui lòng truy cập ngay: https://omicall.com/
Hoặc hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68 để được sử dụng dịch vụ tiện ích này.
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
Chi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
