Rất nhiều công ty/doanh nghiệp hiện nay chuyển sang lắp tổng đài điện thoại ip thay cho dịch vụ analog. Hệ thống này sẽ giúp bạn tiết kiệm gần 50% hóa đơn điện thoại mỗi tháng. Tuy nhiên, vẫn có một số sai lầm thường hay gặp phải khi sử dụng tổng đài này. Bài viết sau đây sẽ nêu ra 10 sai lầm đấy!
Không tính đến các kế hoạch dự phòng
Bạn lúc nào cũng nghĩ hệ thống tổng đài ảo VoIP mới lắp đặt sẽ phục vụ đắc lực cho công việc. Nhưng hãy thử tưởng tượng xem, nếu tổng đài này gặp bất kì một lỗi nào đó ví dụ như bị vi rút hoặc ổ cứng bị trục trặc thì phải làm thế nào?
Lời khuyên: Đừng bao giờ chủ quan trong việc lưu trữ và phục hồi dữ liệu từ các biện pháp dự phòng để cứu nguy trong những trường hợp khẩn cấp.
Tận dụng cách quản lý cũ vào hệ thống mới
Để tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo người quản lý, nhiều doanh nghiệp đã tận dụng các quản lý tổng đài Analog cũ để điều phối hệ thống tổng đài IP. Tuy nhiên, đây là một quan niệm sai lầm.
Không chú ý đến băng thông mạng network
Tổng đài Analog vận hành dựa trên tốc độ đường truyền của dây điện thoại. Điều này khác hoàn toàn với hệ thống tổng đài ảo hoạt động trên kết nối của hệ thống mạng network. Do đó, tín hiệu điện thoại bị ảnh hưởng không nhỏ bởi băng thông và tốc độ đường truyền của mạng internet. Tuy nhiên, vì không nắm rõ được quy luật này nên khi thấy tín hiệu không ổn định, các doanh nghiệp đã vội vàng đổ lỗi cho hệ thống máy chủ gặp vấn đề.
Lời khuyên: Khi mới chuyển từ hệ thống tổng đài Analog sang lắp tổng đài điện thoại ip, nếu thấy tốc độ đường truyền bị gián đoạn, hãy nghĩ ngay đến tốc độ đường truyền internet. Bởi khi số máy nhánh gia tăng thì nhu cầu sử dụng internet cũng tăng gấp đôi, gấp ba lần thông thường. Nếu băng thông không đủ thì tốc độ đường truyền bị phân tán dẫn đến tín hiệu kém.
Không tìm hiểu những cái nhân nhân viên mình cần ở tổng đài ảo
Bạn có thể là người đưa ra quyết định mua hệ thống, nhưng không phải là người duy nhất sẽ sử dụng nó. Hãy tìm hiểu và lắng nghe những nhân viên trực tiếp sử dụng hệ thống tổng đài đang cần và muốn gì. Lắp tổng đài điện thoại thông minh chỉ thật sự tăng năng suất chỉ khi bạn hiểu rõ công nghệ và nhân viên của bạn sử dụng nó 1 cách hiệu quả.
Quên kiểm tra mạng network
Hãy đảm bảo rằng mạng network của bạn đảm bảo cho lưu lượng hệ thống Voip. Cơ sở hạ tầng nên được nâng cấp bảo trì thường xuyên để chắc chắn rằng mạng network của bạn xử lý tốt lưu lượng voip hiện tại.
Mua cái đầu tiên nhìn thấy
Có thể việc chọn đi chọn lại nhiều hệ thống tổng đài ảo thông minh trên thị trường làm tốn khá nhiều thời gian của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không có gì đảm bảo được rằng hệ thống bạn nhìn thấy đầu tiên chính là thứ tốt nhất. Vậy nên bạn phải cân nhắc trước một vài lựa chọn và xem xét chúng cẩn thận. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn đang chọn đúng hệ thống phù hợp với thành tiết kiệm.
Bạn không tính toán lưu lượng băng thông cần thiết cho tổng đài Voip
Bạn có lẽ đang hài lòng vì có được nhiêu lợi nhuận khi chuyển sang voip. Điều đó là hợp lí, tuy nhiên vì hệ thống voip sử dụng Internet để truyền tải các cuộc gọi, nên nhu cầu băng thông kết nối Internet của bạn sẽ lớn hơn, thường sẽ tăng gấp đôi hoặc gấp ba lần. Nếu không có lượng băng thông đầy đủ, bạn cũng như khách hàng của bạn sẽ không hài lòng với chất lượng các cuộc gọi này.
Đưa một người không phải chuyên môn phụ trách hệ thống VoIP của bạn
Hệ thống voip không dễ dàng như bạn thấy, bạn không thể tùy tiện để bất cứ ai vào phụ trách. Để bảo trì và hỗ trợ được tổng đài này cần có kiến thức thực tiễn và kinh nghiệm, vì vậy việc đưa nó cho bất cứ ai là một thảm họa. Nhiều nhà cung cấp đang có các chương trình bảo trì giá rẻ và đào tạo miễn phí cho nhân viên, vì vậy đừng tiết kiệm trong vấn đề này, bởi khi có vấn đề gì đó xảy ra hoặc cần sửa chữa vài thứ gì đó, bạn sẽ muốn nó hoạt động tốt trở lại.
Thực tế thì quản lý hệ thống tổng đài VOIP không dễ dàng như các doanh nghiệp vẫn tưởng. Để vận hành tốt các chức năng của tổng đài này, rất cần những người quản lý có chuyên môn sâu và có nhiều kiến thức thực tiễn để kịp thời kiểm soát các dữ liệu và xử lý nhanh các sự cố xảy ra. Vậy nên việc đưa một người không có chuyên môn về VOIP vào quản lý thực sự là một thảm họa.
Lời khuyên: Hãy tận dụng chương trình đào tạo miễn phí của các đơn vị cung ứng để nâng cao năng lực quản lý và giúp hệ thống VOIP của bạn vận hành một cách trơn tru hơn!
Bạn không bao giờ hỏi về các license
Bạn có thể nghĩ rằng các license đắt tiền là một thứ gì đó của quá khứ, nhưng không phải vậy. Nhiều nhà cung cấp hệ thống điện thoại Voip vẫn sử dụng license các mẫu để khóa bạn lại với giải pháp của họ. Nhiều người đã rất “sáng tạo” đóng gói các license vào sản phẩm của họ và chúng thường không minh bạch.
Không lên kế hoạch trước khi triển khai tổng đài
Dù bạn đang triển khai hội nghị cho 3 hay 300 người, thì hãy chắc rằng bạn cũng đã có kế hoạch tương ứng cho Hệ thống Voip. Điều đó có nghĩa bạn phải điều phối băng thông phù hợp với nhu cầu, sử dụng những dịch vụ Voip nào, cần mua hệ thống điện thoại Voip nào và tiến hành cài đặt các thiết lập cho hệ thống.
Lắp tổng đài điện thoại ip – một hệ thống hiện đại và tiện ích được nhiều doanh nghiệp lựa chọn cho bộ phận chăm sóc khách hàng của mình. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn mắc sai lầm khi sử dụng vì chưa tìm hiểu rõ về tổng đài này. Bài viết trên đây giúp bạn phần nào nhận ra được sự cố cũng như cách khắc phục hiệu quả nhất. Liên hệ với chúng tôi nếu bạn đang cần một tổng đài chất lượng, giá rẻ với số hotline đẹp:
OMICALL – GIẢI PHÁP TỔNG ĐÀI ẢO CHUYÊN NGHIỆP
TP.HCM: 06 Đường Số 16, P.Hiệp Bình Chánh, Q.Thủ Đức, HCM
Hà Nội: Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Hotline: 0287 1010 898 – 0903 786 808
