Trong quá trình sử dụng tổng đài khách hàng đôi lúc sẽ gặp phải những vấn đề không mong muốn. Dưới đây là một số lỗi và cách xử lý lỗi thường gặp trên OMICall.
Đăng nhập không thành công
Sai đường dẫn đăng nhập
Quý Khách vui lòng truy cập đường link chính xác để đăng nhập vào hệ thống OMICall: https://sso.omicrm.io.
Thông tin đăng nhập không chính xác
Nếu thông tin đăng nhập của Quý Khách không chính xác, có thể do nhập sai mật khẩu hoặc địa chỉ email không đúng. Trong trường hợp Quý Khách quên mật khẩu, vui lòng truy cập vào đường dẫn sau để lấy lại mật khẩu: https://sso.omicrm.io/password/retrieval?lng=vi.
Doanh nghiệp ngừng hoạt động
Nếu doanh nghiệp của Quý Khách đã hết hạn gói dịch vụ, vui lòng liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng để được hỗ trợ khôi phục hoạt động. Quý Khách có thể gọi vào số Hotline: 0287 1010 898 để được giải đáp và hỗ trợ kịp thời.
>>> Xem thêm: Cách Tạo Biểu Mẫu Siêu Đơn Giản Cùng OMICall
Chất lượng cuộc gọi không tốt
Tình trạng thường gặp
- Cuộc gọi chỉ nghe được một chiều.
- Cuộc gọi không liền mạch, bị ngắt quãng.
- Kết thúc cuộc gọi nhưng thời gian vẫn tiếp tục đếm.
- Cuộc gọi bị trễ (delay) cao.
- Cuộc gọi bị ngắt giữa chừng.
Nguyên nhân
Tổng đài VOIP hoạt động dựa trên kết nối mạng Internet. Do đó, băng thông và tốc độ đường truyền Internet đóng vai trò quyết định đến chất lượng tín hiệu cuộc gọi. Một số nguyên nhân cụ thể gồm:
- Băng thông không đủ: Khi số lượng thiết bị kết nối mạng gia tăng, nhu cầu sử dụng Internet cũng tăng lên đáng kể. Nếu băng thông không đủ, tín hiệu sẽ bị phân tán, dẫn đến chất lượng cuộc gọi kém.
- Sử dụng mạng không ổn định: Sử dụng kết nối Wi-Fi có thể không ổn định như sử dụng mạng dây (Ethernet). Đường truyền không ổn định sẽ làm giảm chất lượng cuộc gọi.
- Tải CPU cao: Việc sử dụng máy tính cho nhiều tác vụ cùng lúc có thể làm giảm hiệu suất của máy, dẫn đến chất lượng cuộc gọi giảm sút hoặc không thể thực hiện cuộc gọi.
Cách khắc phục
- Sử dụng mạng dây (Ethernet) cho PC/Laptop: Để nâng cao chất lượng cuộc gọi và giảm độ trễ, sử dụng mạng dây Ethernet sẽ giúp tín hiệu ổn định hơn so với kết nối Wi-Fi.
- Đảm bảo hiệu suất máy tính: Kiểm tra và đảm bảo máy tính không bị quá tải bởi các ứng dụng khác. Đóng các chương trình không cần thiết để cải thiện hiệu suất.
- Quản lý băng thông: Hạn chế sử dụng Internet cho các hoạt động tiêu tốn băng thông lớn như tải tệp tin, phát nhạc, xem phim, hoặc chơi game trong khi đang thực hiện cuộc gọi VoIP. Điều này sẽ giúp dành đủ băng thông cho cuộc gọi, đảm bảo chất lượng tốt hơn.
Tài khoản không nghe được file ghi âm
Nguyên nhân
- Hết dung lượng lưu trữ đối với gói V1: Khi dung lượng lưu trữ đã đầy, hệ thống sẽ không cho phép tải lên thêm các tệp tin mới, bao gồm phiếu ghi, thông tin khách hàng và file ghi âm. Điều này dẫn đến việc không thể truy cập các file ghi âm mới.
- Cơ chế ghi đè của gói V2: Hệ thống sẽ ghi đè lên các file ghi âm cũ bằng các file ghi âm cuộc gọi mới. Do đó, các cuộc gọi trước đó thuộc file ghi âm cũ sẽ không còn có thể nghe được nữa.
Cách xử lý
Cách xử lý lỗi thường gặp này nhanh nhất là liên hệ với nhân viên kinh doanh phụ trách để mua thêm dung lượng lưu trữ. Nếu cần hỗ trợ thêm, vui lòng liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng qua số Hotline: 0287 1010 898.
>>> Xem thêm: Cách Sử Dụng Tính Năng Phiếu Ghi Để Tăng 200% Hiệu Quả Công Việc
Thực hiện cuộc gọi đi/đến không thành công trên web OMICall
“Không thể thực hiện cuộc gọi đến thuê bao này”
Gọi đến các khách hàng trong trạng thái không khả dụng:
- Bận
- Từ chối nhận cuộc gọi từ tổng đài
- Thuê bao không khả dụng
- Ngoài vùng phủ sóng
- Chặn quảng cáo
Tình trạng này chỉ xảy ra khi gọi đến một vài khách hàng (không phải toàn bộ). Trường hợp này không phải lỗi từ tổng đài. Vui lòng thử gọi đến thuê bao khác. Kiểm tra thuê bao chặn quảng cáo tại: https://khongquangcao.ais.gov.vn/.
Lỗi đầu số
Nếu gặp tình trạng này khi gọi đến tất cả các thuê bao, có thể đầu số đang gặp lỗi. Nếu đầu số thuộc nhà cung cấp khác (không phải VIHAT – OMICall), vui lòng liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ kiểm tra.
Nếu đầu số được cung cấp bởi VIHAT – OMICall thì cách xử lý lỗi thường gặp này là liên hệ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật để được kiểm tra.
Kiểm tra đối tượng tắt máy
Đi đến Tổng Đài > Lịch sử cuộc gọi > Trong chi tiết cuộc gọi để kiểm tra.
Nếu đối tượng tắt máy là “Khách hàng” hoặc “Khách hàng từ chối”, nguyên nhân có thể là:
- Khách hàng từ chối cuộc gọi.
- Khách hàng thuộc danh sách đăng ký chặn cuộc gọi quảng cáo (DNC).
- Khách hàng đang trong cuộc gọi khác.
- Số điện thoại báo thuê bao.
- Số điện thoại không tồn tại.
- Số điện thoại ngoài vùng phủ sóng.
Nếu đối tượng tắt máy là “Nhân viên”, nguyên nhân có thể là:
- Nhân viên từ chối/ngắt cuộc gọi.
- Nhân viên bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng.
- Nhân viên chưa kết nối tai nghe và mic, không thể thực hiện hoặc nhận cuộc gọi.
Nếu đối tượng tắt máy là “Tổng đài”, nguyên nhân có thể là:
- Tín hiệu kết thúc từ đầu số nhà mạng.
- Nhân viên chưa có đầu số để gọi ra.
- Đường truyền Internet phía nhân viên không ổn định, dẫn đến cuộc gọi bị ngắt.
>>> Xem thêm: Chấm Điểm Cuộc Gọi Bằng AI Để Đánh Giá Hiệu Suất Nhân Viên
Thực hiện cuộc gọi đi thì hệ thống tự ngắt, không có thông báo lỗi
Kiểm tra
Đảm bảo micro đang hoạt động. Bạn có thể thử ghi âm trực tuyến hoặc gọi bằng các nền tảng khác như Zalo, Messenger để kiểm tra.
Xử lý
Đảm bảo trình duyệt của bạn có quyền truy cập vào micro và các thiết bị cần thiết. Nếu chưa, hãy làm theo hướng dẫn cấp quyền truy cập cho trình duyệt.
“Không có đầu số khả dụng”
Nguyên nhân
- Đầu số của doanh nghiệp không hoạt động hoặc tắt hướng gọi đi: Đầu số có thể bị tắt hoặc không hoạt động do nhiều nguyên nhân khác nhau.
- Phân quyền đầu số: Nhân viên không có quyền sử dụng đầu số để thực hiện cuộc gọi.
- Đầu số hết hạn: Khi đầu số hết hạn, nó sẽ bị tắt trên tài khoản của doanh nghiệp.
Xử lý:
- Mở hướng gọi đi cho đầu số: Hướng dẫn cách mở lại hướng gọi đi cho đầu số bị tắt.
- Phân quyền đầu số: Hướng dẫn cách phân quyền cho nhân viên sử dụng đầu số để thực hiện cuộc gọi.
- Đầu số hết hạn: Khi đầu số hết hạn, mặc định sẽ bị tắt trên tài khoản của doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ với nhân viên phụ trách để được hỗ trợ và tạo yêu cầu hỗ trợ nếu cần thiết.
Điện thoại bàn IP PHONE
“Network Unavailable”, “No Service”
Nguyên nhân: Điện thoại bàn IP PHONE mất kết nối Internet.
Cách xử lý:
- Trên điện thoại IP PHONE, bấm Menu > Status > IPv4.
- Nếu chưa nhận Internet, IPv4 sẽ hiển thị: 0.0.0.0.
- Đảm bảo cáp mạng đã có kết nối Internet, sau đó thử cắm lại jack cắm và đảm bảo cắm đúng cổng INTERNET (hoặc cổng có biểu tượng mạng LAN).
Đã nhận IPv4 nhưng hiển thị “No Service”
Nguyên nhân: Điện thoại bàn IP PHONE mất cấu hình.
Cách xử lý: Tiến hành cấu hình lại điện thoại IP PHONE.
Không reo chuông khi có cuộc gọi đến, chỉ hiển thị cuộc gọi nhỡ trên màn hình
Nguyên nhân: Điện thoại bàn IP PHONE đang ở chế độ DND (Do Not Disturb) – (số 1).
Cách xử lý: Bấm nút DND để bật/tắt chế độ DND – (số 2).
>>> Xem thêm: Những Xu Hướng Công Nghệ 2024 Nổi Trội Nhất
Tình trạng cuộc gọi ảo
Đôi khi, người dùng sẽ nhận được các cuộc gọi lạ từ bên ngoài không phải từ máy chủ SIP đã đăng ký. Điều này cho thấy hacker đã quét được các cổng của tổng đài VoIP và sử dụng các ID để thực hiện các cuộc gọi gây phiền toái. Các cuộc gọi này còn được gọi là cuộc gọi ma, gây nhầm lẫn và phiền toái cho người dùng.
Đối với điện thoại GRANDSTREAM:
- Nhấn nút NextScr để hiện IP của điện thoại.
- Truy cập trình duyệt Web, nhập IP hiển thị trên điện thoại để vào giao diện quản lý.
- Nhập user/pass để đăng nhập (mặc định là admin/admin).
- Chọn Accounts -> SIP Settings -> Security Settings.
- Tùy chọn Check SIP User ID for Incoming INVITE: Chọn Yes.
- Tùy chọn Accept Incoming SIP from Proxy Only: Chọn Yes.
- Nhấn Save and Apply để lưu thay đổi.
Đối với điện thoại YEALINK:
- Nhấn nút OK trên điện thoại và ghi lại địa chỉ IPv4.
- Truy cập trình duyệt Web, nhập IPv4 hiển thị trên điện thoại để vào giao diện quản lý.
- Nhập user/pass để đăng nhập (mặc định là admin/admin).
- Chọn Features -> General Information.
- Tùy chọn Allow IP Call: Chọn Disabled.
- Tùy chọn Accept SIP Trust Server Only: Chọn Enabled.
- Nhấn Confirm để lưu thay đổi.
Tạm kết
Hy vọng với những cách xử lý lỗi thường gặp trên thì doanh nghiệp và khách hàng sẽ giải quyết được các vấn đề cần thiết. Mang đến trải nghiệm tốt cũng như sự hài lòng tối đa đối với OMICall.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng).
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
