Tổng đài ảo VoIP đang dần trở thành xu hướng trong thời đại công nghệ số bởi những lợi ích vượt trội mà nó mang lại. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn về khái niệm “tổng đài ảo” và cách lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để bạn hiểu rõ hơn về nó và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
>>> Xem thêm: Tổng Đài Điện Thoại Ảo – Kết Nối Thật Cùng Trải Nghiệm Thần Tốc
Tổng đài ảo VoIP là gì?
Tổng đài VoIP (Voice over Internet Protocol), hay còn gọi là tổng đài IP, là hệ thống gọi điện thoại hoạt động dựa trên nền tảng Internet và giao thức IP. Nhờ vậy, VoIP mang đến giải pháp liên lạc tiết kiệm, hiệu quả và linh hoạt cho doanh nghiệp, giúp kết nối không giới hạn với khách hàng ở mọi nơi.
Ứng dụng tổng đài ảo VoIP như thế nào?
Nhờ khả năng đáp ứng nhu cầu đa dạng, tổng đài ảo VoIP được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực tiêu biểu như:
Lĩnh vực bán hàng
Tổng đài hỗ trợ các doanh nghiệp, cửa hàng tự động hóa quy trình tiếp nhận và xử lý cuộc gọi từ khách hàng tiềm năng. Chăm sóc khách hàng sau xuyên suốt quá trình trước, trong, sau khi mua hàng. Thu thập và phân tích thông tin từ các cuộc gọi, khảo sát… để biết được nhu cầu của khách hàng, phát triển chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Lĩnh vực chăm sóc khách hàng
Tổng đài có thể tự động phân phối cuộc gọi đến bộ phận phù hợp, đảm bảo giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh chóng, kịp thời. Tính năng ghi âm cuộc gọi để theo dõi chất lượng dịch cuộc gọi. Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể tích hợp đa kênh để CSKH một cách xuyên suốt và thuận lợi.
Lĩnh vực hỗ trợ kỹ thuật
Khách hàng có thể được hỗ trợ từ xa qua tổng đài, tiết kiệm chi phí di chuyển, phí phát sinh. Được tư vấn, hỗ trợ các vấn đề sự cố kỹ thuật nhanh chóng, hiệu quả.
Lĩnh vực giáo dục
Tổng đài ảo phục vụ công tác thông báo, chuẩn bị các buổi học, hội thảo trực tuyến. Giao tiếp với phụ huynh. Quản lý lịch học, điểm danh học viên, thông báo sự kiện qua tin nhắn. Tư vấn và giải đáp các thắc mắc về học tập cho học sinh.
Lĩnh vực y tế
Hỗ trợ nhắc lịch, đặt lịch hẹn tư vấn, khám bệnh. Nhắc nhở bệnh nhân uống thuốc, tái khám theo lịch. Gửi tin nhắn SMS để tuyên truyền các chiến dịch vì sức khỏe cộng đồng. Kết nối nhanh chóng với các chuyên gia khắp mọi miền để phục vụ công việc hội chẩn, điều trị.
Những lĩnh vực khác
Tổng đài ảo hiện tại đã được áp dụng trong hầu hết tất cả các lĩnh vực, ngành nghề và mang lại tín hiệu tích cực:
- Bất động sản: tư vấn cho khách hàng những thông tin cần thiết về giá cả, giá trị đất đai..
- Du lịch: trao đổi cọc phòng, chốt tour, tư vấn địa điểm tham quan…
- Ngân hàng: tư vấn về các giao dịch tài chính, bảo mật tài khoản..
- Bảo hiểm: giải đáp các thắc mắc, vấn đề liên quan về các gói bảo hiểm
- Vận chuyển: thông báo về trạng thái đơn hàng, tình hình vận chuyển, thanh toán…
- Dịch vụ ăn uống: giới thiệu về món ăn mới, hình thức bán hàng, giao hàng…
>>> Xem thêm: Call Center Ảo – Biến Đổi Đột Phá Cuộc Gọi Với Khách Hàng
Ưu điểm của tổng đài ảo VoIP
Tổng đài VoIP mang lại những lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp trong hoạt động tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng lợi thế cạnh tranh.
Tiết kiệm chi phí
Giảm thiểu chi phí đầu tư: Doanh nghiệp không cần mua sắm, lắp đặt và bảo trì thiết bị tổng đài phức tạp, tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể.
Tiết kiệm chi phí nhân sự: Hệ thống tự động hóa giúp giảm tải công việc cho nhân viên, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Tiết kiệm chi phí cước phí: VoIP sử dụng internet để truyền tải cuộc gọi, giúp tiết kiệm chi phí cước gọi.
Nâng cao chất lượng dịch vụ
Đảm bảo độ ổn định và chất lượng cuộc gọi: Âm thanh rõ ràng, hạn chế nhiễu, gián đoạn, mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng.
Tăng tỷ lệ bắt máy của khách hàng: Hệ thống tự động tiếp nhận và phân phối cuộc gọi hiệu quả, giảm thiểu tình trạng khách hàng chờ đợi lâu.
Kết nối nhanh chóng: Giúp khách hàng kết nối với doanh nghiệp nhanh chóng, dễ dàng, mọi lúc mọi nơi.
Nâng cao hiệu quả CSKH: Cung cấp nhiều tính năng hữu ích như ghi âm cuộc gọi, đánh giá chất lượng CSKH, quản lý thông tin khách hàng. Hỗ trợ nhân viên giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Dễ dàng sử dụng và quản lý
Thiết lập nhanh chóng: Doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài VoIP ngay sau khi đăng ký dịch vụ mà không cần tốn nhiều thời gian và thủ tục phức tạp.
Giao diện quản lý trực quan: Dễ dàng thao tác và sử dụng các tính năng thông qua web hoặc ứng dụng di động.
Hỗ trợ đa dạng: Doanh nghiệp được hỗ trợ 24/7 bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo giải đáp mọi thắc mắc và vấn đề.
Mang lại lợi ích lâu dài
Tăng tính chuyên nghiệp: Thể hiện hình ảnh hiện đại, năng động và chú trọng vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ.
Tăng khả năng cạnh tranh: Nâng cao hiệu quả hoạt động, thu hút và giữ chân khách hàng, góp phần thúc đẩy doanh số bán hàng.
Mở rộng quy mô dễ dàng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng số lượng máy nhánh theo nhu cầu mà không cần đầu tư thêm thiết bị.
>>> Xem thêm: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo – Hỗ Trợ Khách Hàng 24/7 Không Giới Hạn
Những nhóm tính năng nổi bật của tổng đài ảo VoIP
Tổng đài VoIP chính là một kho tàng gồm những tính năng đa dạng, phục vụ nhiều nhu cầu trong quá trình nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số nhóm tính năng nổi bật:
Nhóm tính năng AI
- Speech To Text – Text To Speech: Chuyển đổi âm thanh thành văn bản và ngược lại, giúp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
- Chấm điểm cuộc gọi theo giọng nói: Đánh giá chất lượng cuộc gọi dựa trên giọng nói của khách hàng, giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp của nhân viên.
- Chấm điểm theo cảm xúc: Phân tích cảm xúc của khách hàng trong lúc trò chuyện, giúp doanh nghiệp thấu hiểu khách hàng tốt hơn và đưa ra giải pháp phù hợp.
- Thống kê từ khóa được nhắc nhiều: Xác định những vấn đề thường gặp, nhu cầu phổ biến của khách hàng để điều chỉnh chiến lược.
- Tự xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng: Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, nâng cao hiệu quả chăm sóc và thu hút khách hàng tiềm năng.
Nhóm tính năng quản lý
- Thống kê hiệu suất và chất lượng: Theo dõi hiệu quả hoạt động của tổng đài, đánh giá chất lượng cuộc gọi để tối ưu hóa quy trình.
- Ticket: Công cụ nhắc nhở công việc: Giao phó và theo dõi tiến độ công việc hiệu quả, đảm bảo không bỏ sót yêu cầu của khách hàng.
- Hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM): Lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, giúp chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và cá nhân hóa.
- Mini-CRM: Lưu trữ thông tin, lịch sử tương tác khách hàng một cách đơn giản, dễ dàng truy cập.
-
Những nhóm tính năng nổi bật
Nhóm tính năng đa kênh
- Tích hợp SMS Marketing sau khi thực hiện cuộc gọi: Gửi tin nhắn SMS quảng cáo, chăm sóc khách hàng ngay sau khi kết thúc cuộc gọi, tối ưu hóa hiệu quả marketing.
- Hỗ trợ đa dạng kênh liên lạc: Hotline, SMS, Zalo, Email… đáp ứng mọi nhu cầu giao tiếp của khách hàng.
Nhóm tính năng Call Center
- Gọi tự động (Auto Call): Tự động gọi điện thoại cho khách hàng tiềm năng hoặc thông báo lịch hẹn, giảm thiểu thời gian và nhân lực cho nhân viên.
- Tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc: Đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng.
- Ghi âm cuộc gọi: Lưu trữ cuộc gọi để đào tạo nhân viên, theo dõi chất lượng dịch vụ và giải quyết khiếu nại.
- Điều hướng cuộc gọi: Phân phối cuộc gọi đến bộ phận phù hợp, giúp khách hàng được hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả.
- Chuyển hướng cuộc gọi qua số di động: Đảm bảo nhân viên luôn tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng, dù đang ở bất kỳ đâu.
>>> Xem thêm: Tổng Đài Ghi Âm Cuộc Gọi – Không Bỏ Lỡ Dù Chỉ 1s Quan Trọng
OMICall – Tổng đài ảo VoIP hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp
OMICall tự hào là nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo VoIP hàng đầu. Mang đến giải pháp liên lạc tối ưu cho mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô hay ngành nghề. Dù bạn là doanh nhân mới hay chủ doanh nghiệp bận rộn, OMICall giúp bạn dễ dàng đăng ký và sử dụng tổng đài với mức giá vô cùng hợp lý. Hệ thống tự động hóa quy trình làm việc, lập kế hoạch hiệu quả, các tính năng hiện đại giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả công việc và đạt được mục tiêu đề ra.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng).
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
