Công nghệ ngày càng phát triển và cho ra đời nhiều sản phẩm đáp ứng nhu cầu đời sống, công việc của con người. Trong số đó, không thể không nhắc đến Call center ảo – Công cụ đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng phổ biến hiện nay. Vậy nó đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Call center ảo là gì?
Call center ảo, hay tổng đài ảo là hệ thống tự động sử dụng trí tuệ nhân tạo thực hiện cuộc gọi theo kịch bản có sẵn. Không cần sự can thiệp của các nhân viên tổng đài. Giải pháp này được phát triển thông qua sử dụng công nghệ chuyển đổi văn bản thành giọng nói (Text to Speech).
>>> Xem thêm: Cách phân loại chatbot – Ứng dụng chatbot phổ biến trong kinh doanh
Những cải tiến của tổng đài ảo so với tổng đài truyền thống
Thiết lập
Khi triển khai tổng đài truyền thống, nhiều doanh nghiệp mất khá nhiều thời gian để thiết lập. Vì bắt buộc phải mua phần cứng, xin giấy phép, thiết lập cơ sở hạ tầng. Ngoài ra còn phải tìm được phần mềm tương thích. Ngược lại, tổng đài ảo lắp đặt rất dễ dàng. Chỉ vài phút thiết lập là có thể sử dụng trên nền tảng online.
Giá cả
Chi phí cho tổng đài truyền thống là khá lớn. Vì phải chi trả cho nhiều bộ phận lắp đặt. Khoảng từ 5-10 năm phải nâng cấp và bảo hành các bộ phận. Còn tổng đài ảo không cần đến chi phí phần cứng hay cơ sở hạ tầng lớn. Miễn là doanh nghiệp có kết nối internet và băng thông lớn. Chi phí duy nhất liên tục phải trả là chi phí thuê bao hàng tháng.
Tính năng, đặc điểm
Hệ thống tổng đài thiết kế truyền thống có các tính năng cơ bản: Chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi, nhạc chờ, nói chuyện với điện thoại viên và ghi nhật ký cuộc gọi. Các tính năng trên đều tích hợp đầy đủ trên tổng đài ảo. Ngoài ra Call center ảo cũng cập nhật thêm một số tính năng tiên tiến như: tính năng giám sát cuộc gọi trực tiếp, IVR thông minh, …
Tích hợp
Để tích hợp hệ thống tổng đài truyền thống với các dịch vụ khác cần lắp đặt phức tạp. Mỗi doanh nghiệp đều cần một đội ngũ CNTT chất lượng, nhiều kinh nghiệm. Để có thể triển khai hệ thống và tích hợp chúng. Đây là vấn đề khá thách thức với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa. Tổng đài ảo lại đơn giản hơn khi có thể tích hợp với CRM/ERP dễ dàng chỉ trong vài giờ lắp đặt.
Độ ổn định
Tùy thuộc vào công nghệ và bộ phận phần cứng, chất lượng, độ ổn định cuộc gọi của tổng đài truyền thống ảnh hưởng khá nhiều. Trong khi Call center ảo chỉ cần có kết nối internet mạnh mẽ, ổn định. Chất lượng cuộc gọi sẽ được cải thiện tốt hơn.
>>> Xem thêm: Tổng đài AI là gì? Giải pháp nâng cao dịch vụ CSKH cho doanh nghiệp hiện nay
Case study về sử dụng tổng đài ảo OMICall
Vạn Phúc Group
Vạn Phúc Group, một tập đoàn Bất động sản thành lập vào năm 1995. Khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu trong việc chăm sóc và phục vụ của Van Phuc Group. Doanh nghiệp đã lựa chọn gói OMI Start với những tính năng đáng chú ý. Tính năng phân line cuộc gọi tối ưu cho phép tổng đài lưu trữ số điện thoại của khách hàng khi họ gọi đến. Khi khách hàng quay lại gọi, tổng đài sẽ tự động truy vấn dữ liệu và chuyển cuộc gọi tới nhân viên phụ trách. Giúp tiết kiệm thời gian và khách hàng cảm thấy được quan tâm. Hơn nữa, tính năng chuyển tiếp cuộc gọi vào số di động đảm bảo rằng không có cuộc gọi nào bị bỏ lỡ.
Tính năng gắn tag/note sau cuộc gọi giúp Van Phuc Group lưu trữ thông tin về khách hàng một cách dễ dàng. Đồng thời, khách hàng có thể được phân loại theo nhu cầu mua hàng, vị trí địa lý, … Giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.
Thêm vào đó, tính năng gọi tự động của Call center ảo cho phép thiết lập số lượng cuộc gọi, khoảng cách giữa các lần gọi, và khung thời gian gọi. Nếu không có người nghe máy, hệ thống còn tự động gọi lại. Điều này giúp đội ngũ nhân viên của Van Phuc Group thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm khách hàng mới.
Tính năng SMS Brandname cho phép gửi tin nhắn tự động đến khách hàng trong những dịp đặc biệt như sinh nhật, lễ Tết với tên thương hiệu (Brandname). Điều này giúp Van Phuc Group nhanh chóng tạo được sự thiện cảm từ phía khách hàng. Ngoài ra, tính năng này còn giúp doanh nghiệp nhắc nhở khách hàng về hạn thanh toán.
>>> Xem thêm: Có nên lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp start-up?
City Auto
Công ty Cổ Phần City Auto (CTF) ra đời vào năm 2009. Chuyên hoạt động trong lĩnh vực phân phối xe ô tô. Với sự tin tưởng vào OMICall, CTF đã quyết định ký hợp đồng sử dụng gói OMI Business cho 10 nhân viên, sử dụng đầu số 1900 trên thiết bị IP phone.
OMICall đã giúp CTF kết nối số IP phone với các dịch vụ hiện có tại Việt Nam và xây dựng một hệ thống tổng đài ảo. Với tính năng thiết lập kịch bản tổng đài tự động, doanh nghiệp này đã tự tạo một kịch bản hoàn chỉnh với lời chào, hướng dẫn nhấn phím, phân công nhân viên tiếp nhận cuộc gọi, thông báo bận, và chuyển hướng cuộc gọi… Điều này hỗ trợ nhanh chóng cho khách hàng trong trường hợp gặp sự cố khẩn cấp.
Pet Mart
Pet Mart, một chuỗi siêu thị thú cưng có nhiều chi nhánh trên toàn quốc. Thường gặp phải tình trạng nhân viên quá bận rộn trong giờ cao điểm. Dẫn đến việc nhiều cuộc gọi để đặt lịch và yêu cầu tư vấn từ khách hàng bị bỏ lỡ.
Tuy nhiên, nhờ sử dụng gói cước OMI Enterprise cho 70 nhân viên, Pet Mart đã trở nên linh hoạt hơn trong việc tương tác và chăm sóc khách hàng.
Đặc biệt, tính năng Mini-CRM hiển thị đầy đủ thông tin về số lượt tương tác, ghi chú và thông tin khách hàng. Nhờ đó, nhân viên không còn bị nhầm lẫn giữa các khách hàng với nhau. Tạo điều kiện tốt nhất để phục vụ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
>>> Xem thêm: Tổng Đài Nội Bộ Là Gì? Vì Sao Giải Pháp Này Lại Quan Trọng?
Tạm kết
Call center ảo vẫn luôn là giải pháp tiếp cận và CSKH ưu tiên được sử dụng tại các doanh nghiệp bởi những lợi thế vượt trội. Hi vọng với những thông tin được chia sẻ trong bài viết, sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm đơn vị cung cấp Call center ảo uy tín.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
